Client Onboarding
Compliance Check
Client Onboarding
Weniger Stress und mehr Zeitersparnis im Sekretariat bei Mandantenanfragen durch strukturierte, automatisierte Kommunikationsprozesse
Ein strukturiertes und automatisiertes Onboarding bedeutet weniger Stress, mehr Zeitersparnis und damit Effizienz im Sekretariat. Digitale Fragebögen, die per E-Mail oder auf der Website verfügbar sind, ermöglichen einen reibungslosen Onboarding-Prozess und bieten Mandanten ein modernes Erlebnis. Potenzielle Mandanten können den Fragebogen über ein Portal auf der Webseite oder durch Links erhalten, die AnNoText generiert.
- Digitale Fragebögen zum Versand per E-Mail oder 24/7 für Mandanten auf Ihrer Website verfügbar
- Abfrage und Erfassung von fall- und personenbezogenen Daten, teilweiseautomatisiert auf Basis führender Informationsdienstleister
- Integriertes zentrales Dashboard für den vollständigen Überblick über alle Anfragen
- Erspart repetitive Arbeit durch automatisierte Anlage der Akten
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Fragebögen für den Einsatz im Notariatsbereich
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Fragebögen für den Einsatz im Advokaturbereich
Entdecken Sie die digitalen Fragebögen für Geschäftsfälle in Notariaten
Die Fragebögen werden wir sukzessive erweitern.
Fragebögen auf der Demo-Website entdecken
Erfahren Sie auf einer Demo-Website eines Notariats, wie die digitalen Fragebögen in Ihre Website eingebunden werden können.
Entdecken Sie die digitalen Fragebögen für Anliegen von Kanzleien
Die Fragebögen werden wir sukzessive erweitern.
Fragebögen auf der Demo-Website entdecken
Erfahren Sie auf einer Demo-Website einer Kanzlei, wie die digitalen Fragebögen in Ihre Website eingebunden werden können.
Praxisbeispiele Client Onboarding
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Kündigung vor Wochenende
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Immobilienkauf
Maria erhält ihre Kündigung des Arbeitsverhältnisses unerwartet an einem Freitagnachmittag. Nachdem sich der Schock gelegt hat, sucht sie über das Wochenende juristische Beratung. Dabei kommt sie über die Internetrecherche auf Ihre Kanzleiwebsite und kann bereits alle Informationen übermitteln - mit dem guten Gefühl, alles in die guten Hände eines Experten gegeben zu haben. In Ihrer Kanzlei prüfen Sie am Montagmorgen die Mandatsanfrage. Weil alle Informationen detailliert in einem System vorliegen, können Sie das Mandat umfassend bewerten und die emotional aufgeladene Mandantin schnell kontaktieren und umfassend beraten. Maria fühlt sich gut betreut. AnNoText legt neue Akte mit allen Details automatisch an, so dass Sie unmittelbar mit Mandatsbearbeitung starten können. Für den ersten inhaltlichen Überblick setzen Sie den AI Assistant ein, um eine Zusammenfassung des Sachverhalts zu erzeugen und im Folgenden schneller den Entwurf der Kündigungsschutzklage zu erstellen.
Die Erfassung von Stammdaten bei einem Immobilienkauf ist sehr aufwändig. Über die integrierten Online-Formulare auf Ihrer Website kann der Käufer nach seiner Zeitplanung alle Details an Sie übersenden. Alternativ können Sie den Link zu einem digitalen Fragebogen auch per E-Mail an den Klienten senden. Alle notwendigen Daten liegen vollumfänglich vor und fließen automatisch in die Stammdaten des Vorgangs. Urkundsentwürfe lassen sich schneller und ohne hohen manuellen Aufwand generieren.
Compliance Check: Mehr Sicherheit bei GwG-Prüfungen!
Alle Informationen durch intelligente Formulare zentral erfassen und automatisch anreichern lassen, statt langwieriger Einzelabfragen
Erleben Sie mehr Sicherheit bei GwG-Prüfungen. Im KYC-Prozess rufen wir automatisch Adressdaten, Handelsregisterauszüge und Gesellschafterlisten ab. Die Risikoanalyse umfasst PeP-, Sanktionslisten- und Adverse Media-Prüfungen. Vollständige Dokumentation und Workflow-Integration sorgen für effiziente, transparente Abläufe und optimierte Compliance-Prozesse.
- KYC-Prozesse vollständig automatisieren und alle Beteiligten bestmöglich entlasten
- GwG-Prüfungen strukturiert durchlaufen mit vollumfänglicher Dokumentation
- Automatische Abfrage aktuellster Daten, Dokumente, Sanktionslisten und wirtschaftlicher Beziehungen auf Basis führender Informationsdienstleister
- Übernahme ins Aktenmanagement garantiert dank vollständiger Workflow-Integration
Praxisbeispiele Compliance Check
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Firmenkauf
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Quickcheck
Bei Unternehmenskäufen stehen Sie gelegentlich vor einem undurchsichtigen Geflecht an Beteiligungen und Verbindungen. Mit dem ausführlichen Compliance-Check erhalten Sie alle notwendigen Tools, um Ihre Verpflichtungen zu erfüllen und Gesellschaftsstrukturen umfassend zu durchblicken. Schnittstellen zu verschiedenen Registern und Informationsdienstleistern liefern verlässlich die benötigten Informationen, ohne zum Teil wochenlange Eigenrecherche.
Für den Fall, dass Sie Rechtsgeschäfte mit von Person Bekannten oder einfache Rechtsgeschäfte ohne hohe Komplexität umsetzen, erleichtert Ihnen der Quick-Check die Abwicklung. Viele Daten werden bereits vorab automatisch ausgefüllt und der Berufsträger muss lediglich das Ergebnis prüfen. Somit können Sie Ihre Compliance-Verpflichtungen deutlich schneller und verlässlich dokumentiert, erfüllen.
Pakete für die Onboarding- und Compliance-Tools
Entdecken Sie zudem den AI Assistant
AI Assistant
Entdecken Sie auch den AI Assistant für den wir einen kostenfreien Test anbieten.
Sie haben Fragen? Wir haben Antworten.
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Sind die neuen AI- und Workflow Lösungen wirklich sicher?Unsere Lösungen sind sowohl berufs-, straf- und datenschutzkonform nach § 203 StGB bzw. § 43e BRAO. Der AI Assistant bietet optional die Anonymisierung der genutzten Daten.
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Kann ich auch einen einzelnen Fragebogen auf der Website integrieren?Ja, selbstverständlich können Sie auch einzelne Fragebögen auf Ihrer Webseite integrieren. Dies bietet sich besonders an, wenn Sie thematisch spezialisierte Seiten wie zum Beispiel zum Verkehrsrecht haben und dort gezielt einen Fragebogen zu diesem Thema anbieten möchten. So können Besucher direkt relevante Informationen erhalten und ihr Wissen zu einem bestimmten Bereich vertiefen.
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Wie erhalten meine potenziellen Mandanten den Onboarding-Fragebogen?Es stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, um Ihrem Mandanten einen Fragebogen zukommen zu lassen. Eine Option ist die Integration eines Fragebogenportals auf Ihrer Webseite, welches wir als Teil unserer Lösung bereitstellen und das Sie individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Alternativ können Sie innerhalb von AnNoText und TriNotar Fragebogen-Links generieren, die Sie entweder direkt über ein E-Mail-Template versenden oder per Link kopieren und Ihrem Mandanten zukommen lassen können.
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Wie können die Fragebögen automatisiert befüllt werden?Im KYC-Prozess nutzen wir eine Vielzahl von Schnittstellen, um automatisch Adressinformationen, Handelsregisterauszüge, Gesellschafterlisten und vieles mehr abzurufen. Für die Risikoanalyse prüfen wir u.a. auf politisch exponierte Personen (PeP) sowie auf Sanktionslisten und führen Adverse Media Screenings durch. Dadurch sparen Sie wertvolle Zeit, da Sie nicht mehr an verschiedenen Orten nach Informationen suchen und diese dann mühsam abtippen müssen.
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Wie wird das Fragen-Portal auf meiner Website eingebunden?Das Portal wird über einen einfachen Link als IFRAME in Ihre Website integriert. Wir empfehlen den kurzen Austausch mit Ihrer Marketingagentur zu suchen.
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Kann ich die Fragebogenauswahl anpassen?Ja, Sie können aus der im Lieferumfang enthaltenen Auswahl an Fragebögen, die für Sie relevanten digitalen Fragebögen im Administrationsprogramm definieren. Wenn Sie z.B. eine auf Verkehrsrecht spezialisierte Kanzlei sind, blenden Sie nicht passende Fragebögen aus.
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Sind die Fragebögen inhaltlich anpassbar?Die Fragebögen sind aktuell nicht anpassbar. Wir arbeiten jedoch daran, dies in Zukunft möglich zu machen.
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Können die Fragebögen designtechnisch angepasst werden?Ja, die Fragebögen können im Design an Ihr Erscheinungsbild angepasst werden. Nutzen Sie Ihre üblichen Kanzleifarben und Schriftarten.
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Kann man auch ohne Website damit arbeiten?Ja, Sie können das Tool auch ohne eigene Website nutzen, indem Sie die generierten Links in AnNoText und TriNotar per E-Mail direkt aus der Software an Ihre Mandanten bzw. Klienten senden.
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Wird es weitere Fragebögen geben?Ja, wir arbeiten kontinuierlich an der Bereitstellung weiterer Formulare.
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Können andere Formularanbieter mit AnNoText oder TriNotar verknüpft werden?Nur die Formulare dieser Lösung landen in den AnNoText- und TriNotar Posteingängen. Andere Anbieter sind damit nicht verknüpfbar.
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Erfordert die Nutzung der Lösungen zusätzliche Nutzerkonten bei Drittanbietern?Nein, alle Lösungen sind vollständig in unsere Softwarelösungen AnNoText und TriNotar integriert und in bestehende und bekannte Workflows eingegliedert – ohne Medienbruch.
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Welche konkreten Dokumente werden während der GwG-Prüfung automatisch zur Verfügung gestellt?Während der gesamten GwG-Prüfung (KYC & Risikoanalyse) werden Ihnen die folgenden Dokumente automatisiert zur Verfügung gestellt, soweit vorhanden: Handelsregisterauszug, Gesellschafterliste, Zusammenfassung der KYC-Prüfung, Prüfdokumente der Checks auf PEP-, Sanktions- und Negativlisten, Zusammenfassung der Risikoanalyse. Aktuell arbeiten wir daran auch den Transparenzregisterauszug automatisiert zur Verfügung zu stellen.
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Entstehen mir im Client Onboarding und Compliance-Check weitere Kosten durch die automatisierte Abfrage von Informationsdienstleistern?Nein. Alle Kosten sind durch die monatliche Lizenzgebühr für die jeweilige Funktionserweiterung abgegolten.
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Gibt es eine Demo-Website, wo man sich die Fragen anschauen kann?Ja, wir haben die Demo-Webseiten hier auf der Seite auch verlinkt. Klicken Sie sich gerne durch!
