Aber ist OTP nicht eigentlich ein Problem des Steuerteams und nicht des Finanzteams?
Aber ist OTP nicht eigentlich ein Problem des Steuerteams und nicht des Finanzteams BEPS Pillar Two oder Bildung von Steuerrückstellungen, ist auch das Operational Transfer Pricing (OTP) ein bereichsübergreifender Prozess, dessen Umsetzung stark vom Finanzteam abhängt.
Während die Steuerteams die Preisregeln festlegen, einschließlich der Aufschlagprozentsätze und Zielmargen, liegt die Verantwortung für die Umsetzung dieser Regeln beim Finanzteam.
Das Finanzteam muss sich um Folgendes kümmern:
- ERP-Eingaben: Sicherstellung, dass die richtigen Verrechnungspreise angewendet werden
- Monatsabschluss: Erfassung und Korrektur konzerninterner Umsätze
- Konsolidierung: Durchführung konzerninterner Eliminierungen zur Buchangleichung
- Planung: Implementierung von Verrechnungspreisen in Budgets und Prognosen sowie Überprüfung der tatsächlichen Ergebnisse
- Fehlerbehebung: Bearbeitung von Falschdarstellungen, verspäteten Anpassungen, Inkonsistenzen bei konzerninternen Buchungen und Audit-Problemen
PwC zufolge, bewerten 45 % der Unternehmen ihre Automatisierung der Verrechnungspreise als nicht optimal. Wir sind der Auffassung, dass dies auf einen eindeutigen Bedarf hinweist, die Finanzabteilung stärker einzubinden.
Woher kommt das OTP-Risiko? Und warum wächst dieses Risiko?
Wie bei den meisten Finanzprozessen entstehen OTP-Risiken auf der Datenebene. Wenn OTP manuell, Zelle für Zelle in Kalkulationstabellen durchgeführt wird, sind Fehler unvermeidlich.
Wie PwC feststellt, „basieren viele Verrechnungspreiskalkulationen auf fragmentierten Systemen und manuellen Workarounds, was zu wiederholten Datenabrufen, doppelten Belastungen und manuellen Anpassungen führt. Diese Ineffizienzen können den Finanzabschluss verlangsamen, das Fehlerrisiko erhöhen und es Ihnen erschweren, konzerninterne Transaktionen über verschiedene Rechtsgebiete hinweg konsistent zu behandeln.“
Was genau sind die Risiken? Hier sind einige der wichtigsten:
Eingabefehler
Kalkulationstabellen sind anfällig für Fehler bei der Dateneingabe sowie für Probleme bei der Versionskontrolle und lassen sich nur schwer validieren, was sie für Audits weniger geeignet macht. Selbst ein winziger Schreibfehler kann Auswirkungen auf Finanzberichte, Gewinn- und Verlustrechnungen, Prognosen, Pläne und strategische Entscheidungen haben.
Verzerrte Gewinn- und Verlustrechnung und Margen
Wenn Verrechnungspreise nicht zu marktüblichen Konditionen berechnet werden, können die Steuerbehörden sie anfechten. Sie können das Unternehmen mit Anpassungen und Strafen belegen, die in extremen Fällen bis zu 40 % betragen können. Wenn falsche Verrechnungspreise nicht frühzeitig erkannt werden, können sie die Gewinn- und Verlustrechnung sowie die Margen auf geografischer und Produktebene verzerren.
Verzögerter Abschluss
OTP erfordert nicht nur am Jahresende Anpassungen, sondern das ganze Jahr über. Falsch angewandte Anpassungen führen zu Abstimmungsproblemen, die sich erheblich auf Konsolidierungs- und buchungskreisübergreifende Prozesse auswirken, insbesondere wenn sie manuell vorgenommen werden. Finanzteams berichten von Fällen, in denen eine einzige konzerninterne Abstimmung mehr als vier Stunden pro Tag in Anspruch genommen hat.
Ungeplante Anpassungen
Wenn OTP nicht überprüft wird oder Fehler unentdeckt bleiben, sind zum Jahresende umfangreiche True-up-Anpassungen erforderlich. Diese sind für die ohnehin schon überlasteten Finanzteams äußerst zeitaufwändig und können zu Änderungen in den Steuererklärungen, nicht budgetierten Wechselkurseffekten, verzerrten Prognosen und ungenauen Gewinnzahlen führen.
Schwierigkeiten bei Prognosen und Budgetierung
Das Steuerteam gibt Richtlinien zu den Verrechnungspreisen vor, während die Finanzplanung und -analyse Prognosen auf der Grundlage der angewendeten Preise erstellt. Nicht abgestimmte oder inkorrekte Verrechnungspreise führen zu Verzerrungen von Budgets, Prognosen und Finanzsignalen, auf die sich die Unternehmensführung verlässt. Wie wir alle wissen, sind mangelhafte Daten die Ursache für suboptimale Entscheidungen.
Gewinnverluste
Falsche Preisgestaltung führt zu verzerrten Margen, Strafen und Prognoseproblemen, die sich auf das Geschäftsergebnis auswirken. Wenn die tatsächlichen Verrechnungszahlungen nicht den Richtlinien entsprechen, kann dies zu einer falschen Rentabilität auf Geschäftseinheitsebene, zu Anpassungen, die erwartete Gewinne zunichte machen, sowie zu Strafen, Zinsen oder Doppelbesteuerung führen.
Probleme bei der Rechnungsprüfung
Inkonsistente Verrechnungspreise stellen für Steuer- und Finanzprüfer ein Warnsignal dar. Auf der Steuerseite können Unterschiede zwischen den Richtlinien und den tatsächlichen Transaktionen zu Verstößen führen, die umfangreiche rückwirkende Anpassungen und eine intensivere Überprüfung durch die zur Folge haben.
Auf der Finanzseite können erhebliche Schwächen und finanzielle Falschangaben zu Anpassungen oder sogar zur Neuerstellung von Jahresabschlüssen führen. Angesichts der zunehmenden Komplexität der globalen Steuervorschriften werden die Herausforderungen im Bereich der Compliance nur noch größer und das Audit-Risiko weiter steigen.
Übernehmen Sie die Kontrolle über OTP mit einem finanzorientierten Ansatz
Das beste OTP ist ein finanzorientiertes OTP. OTP hat erhebliche Auswirkungen auf finanzielle Erfordernisse, von Rentabilität, Budgetierung und Planung bis hin zu Konsolidierung und Abschluss. Wir sind davon überzeugt, dass OTP-Prozesse dieselben Möglichkeiten der Finanzintelligenz nutzen sollten, die auch andere wichtige Aufgaben des Corporate Performance Managements unterstützen, wie beispielsweise ESG-Planung und Leasingbilanzierung.
Implementieren Sie bei der Gestaltung einer OTP-Transformation einen Prozess, der:
- OTP mit Planung und Ist-Zahlen verbindet: Durch die Verknüpfung von OTP mit Ist-Zahlen wird sichergestellt, dass die Gewinn- und Verlustrechnung die tatsächlichen Ereignisse widerspiegelt. So werden künstliche Gewinninflationen oder -verluste, unnötige Anpassungen und unzuverlässige Analysen vermieden. Durch die Integration von OTP in die Planung kann die Finanzabteilung zuverlässig und auf Grundlage von Ist-Zahlen statt Schätzungen Transferkostenpläne erstellen und Gewinne zuweisen, wodurch die Genauigkeit der Pläne und die Echtheit der Gewinne gewährleistet werden.
- OTP in den Abschluss- und Konsolidierungsprozess einbindet: Durch die Einbindung von OTP in Konsolidierungsprozesse wird sichergestellt, dass sowohl in den operativen als auch in den konsolidierten Abschlüssen eine einheitliche Preisgestaltungslogik angewendet wird. Eine Automatisierung innerhalb der Konsolidierung reduziert manuelle Anpassungen und Abstimmungen. Die Automatisierung des Abschlusses kann unter Verwendung kontrollierter Verrechnungspreisdaten True-Ups und Allokationen in Übereinstimmung mit bestehenden Abschlusszyklen durchführen.
- Steuer- und Finanzabteilung in Einklang bringt: Die Steuerteams legen die Verrechnungspreisregeln fest. Die Finanzabteilung muss diese Regeln klar verstehen und bei den täglichen Transaktionen, der Berichterstattung und der Gewinn- und Verlustrechnung umsetzen. Eine integrierte Softwareplattform mit Workflows, die sowohl die Festlegung der Steuerrichtlinien als auch die finanzielle Umsetzung unterstützen, fördert die Abstimmung und stellt sicher, dass die Bücher die wirtschaftliche Realität widerspiegeln, die Compliance gewahrt bleibt und die tatsächliche Rentabilität dargestellt wird.
- Transparenz im Hinblick auf Margen und Verrechnungspreise bietet: Echtzeit-Transparenz der Verrechnungspreise ermöglicht der Finanzabteilung eine präzise Überwachung konzerninterner Vorgänge. Dadurch bleibt die Preisgestaltung marktüblich, und Fehler können frühzeitig identifiziert und behoben werden. Im besten Fall sollte diese Transparenz bis zur Ebene der Produkte, Werke und juristischen Personen reichen, um alle Anforderungen der Finanzabteilung zu erfüllen.
- Auditfähig ist: Die Einhaltung der OECD- und lokalen Steuervorschriften ist nur der Anfang der steuerlichen Überprüfung. Die Führung einer nachvollziehbaren Dokumentation darüber, wie Verrechnungspreise kalkuliert, angewendet und abgestimmt wurden – von der Festlegung der Richtlinien bis hin zu den Journalbuchungen – ist entscheidend, um die Einhaltung der festgelegten Richtlinien nachzuweisen. Ein automatisierter Audit-Trail erfasst jedes Detail und erleichtert es den Finanzteams, Audits zu unterstützen, und den Wirtschaftsprüfern, schnell Klarheit zu gewinnen.
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