Fiscal, Contable y Nómina20 diciembre, 2019

¡Pon en orden tu asesoría con las 5S y mejora tu productividad!

La sociedad japonesa se ha ganado durante años una gran reputación por sus buenos procedimientos y su meticulosidad con el orden. La misma que Marie Kondo ha llevado a millones de hogares fuera de Japón con su libro, su reality show y todos esos memes que nos invitan a deshacernos de cacharros.

Mucho antes de ese fenómeno, en los años ’60, el país del sol naciente ya había alumbrado un método de orden exitoso para las empresas: el método de las 5s. Nacido de la mano de Toyota que, después de la segunda guerra mundial, trabajó una alternativa a la cadena de montaje de Henry Ford, que tan buenos resultados dio en la industria automovilística norteamericana.

Este método trata de conseguir lugares de trabajo mejor organizados bajo dos premisas básicas: el orden y la limpieza. Su nombre viene de sus cinco etapas y de que todas ellas empiezan por "s" en japonés. Son las siguientes:Pon en orden tu asesoría con las 5S y mejora tu productividad

 

  1. Seiri (eliminar)
  2. Seiton (ordenar)
  3. Seiso (Limpiar)
  4. Seiketsu (Estandarizar)
  5. Shitsuke (disciplina)

 

Este método fue adoptado años después por muchos en Occidente bajo la denominación lean.

Lo que pretende evitar son los movimientos innecesarios en el flujo de trabajo, la falta de seguridad laboral, la falta de instrucciones o que los entornos no estén lo suficientemente limpios. Con mejores condiciones conseguiremos evitar despilfarros, ser más eficientes y hasta promover entornos de más motivación. 

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Cada una de las etapas tiene una función concreta, lo analizamos:

 

  1. Seiri: Busca separar los elementos necesarios de los innecesarios y eliminar estos últimos.
  2. Seiton: En nuestro espacio de trabajo hay muchos elementos, pero no todos se usan con la misma frecuencia. Por eso, este método establece que aquellos que usamos constantemente estén en un lugar accesible. Sin embargo, aquellos que usamos con menos frecuencia (solo una vez al día) estén algo más lejos. En el último escalafón están todo aquello que usamos con muy poca frecuencia y que debemos situar aún menos accesibles. Se trata de ordenar con lógica nuestras herramientas para optimizar los procesos.
  3. Seiso: Una vez eliminado lo superfluo y ordenados los elementos de trabajo en función de su uso, será sencillo limpiar nuestro espacio. La limpieza es básica para estos métodos de trabajo y no consiste solo en limpiar. También debemos identificar de donde proviene la suciedad y realizar las acciones necesarias par que no vuelva a aparecer. Hay una cita japonesa que resume bien el espíritu de este paso “uno debe tratar su lugar de trabajo como si fuera su casa”.
  4. Seiketsu: Este paso propone crear normas sencillas que permitan evitar situaciones irregulares. De esta forma, conseguiremos que todo lo anterior se interiorice, no se vea como algo excepcional. Todos los pasos generados.
  5. Shitsuke: El paso de la disciplina, el que nos exige funcionar de acuerdo a las normas de forma continua, comprobando si estamos siguiendo los pasos como debemos.

¿Qué ocurre cuando sigo estas cinco etapas?

Consecuencias como el ahorro de tiempo o la mejora en la gestión son fácilmente imaginables. Pero es ¿Qué conseguiremos gracias al cloud y la digitalizacióninteresante ir a los datos porque según diferentes investigaciones los resultados son convincentes. Seguir tan solo las primeras "3S" da lugar a números espectaculares como el crecimiento del 10% de la fiabilidad del equipo o la reducción del 40% en costos de mantenimiento.

En un entorno como el actual, muy diferente al de la Toyota en los años 60, la eficiencia y el orden siguen siendo igual de importantes. Sin embargo, las claves empresariales son diferentes. Para un despacho o una asesoría es vital mantener orden en todos sus procesos, así como tratar de ser lo más eficiente posible. En ese ámbito la digitalización y herramientas como la nube son grandes aliados para conseguir una constante adaptación a las 5s.

 

¿Qué conseguiremos gracias al cloud y la digitalización?

Estas son algunas de las ventajas asociadas a este paso que nos facilitará el trabajo y también nos hará más ordenados.

  • Orden, limpieza y reducción de espacio: Los archivos físicos que hasta ahora necesitaban un espacio físico para dejarlos (espacio que cada vez demandaba más metros) ahora están en servidores. El acceso es más sencillo, los puestos de trabajo están más limpios y hasta conseguimos un impacto financiero en la medida en que no tenemos.
  • Seguridad: No solo comparado con el papel sino con muchas otras tecnologías el cloud ofrece unas garantías deprotección de datos mayores. El papel es mucho más vulnerable a factores externos (mala conservación por humedad, paso del tiempo) y la confidencialidad es menor.
  • Ahorro de tiempo: La digitalización nos permite una gestión en la consulta de información mucho más rápida y eficiente. A lo largo de una jornada este tipo de consultas son tan frecuentes que será un aspecto que se note mucho a la larga. Con el cloud estas posibilidades aumentan exponencialmente en la medida en la que este tipo de consultas se pueden realizar desde cualquier emplazamiento.
  • Mayor colaboración: El acceso a los datos es más sencillo y, por lo tanto, compartirlos también. Nuestra comunicación interna y con cliente se verá incrementada generando entornos de trabajo colaborativos. En esto, como hemos comentado, la nube juega un papel decisivo. El cloud colaborativo nos abre muchas posibilidades.
  • Mejora en la experiencia de cliente: Nuestra respuesta hacia el cliente y la gestión que podemos hacer del mismo, mejora gracias a la rapidez en la disposición de la información.
  • Reducción de costes y apuesta más sostenible: La digitalización nos hace disminuir nuestro consumo de papel. Así reducimos el espacio físico que necesitamos, aumentamos la limpieza, reducimos el riesgo de perdida de información y aminoramos nuestro impacto en el ecosistema.

La digitalización y el cloud nos permiten conciliar dos objetivos imprescindibles para un despacho o asesoría actual. Por un lado, ser eficientes gracias a un orden, algo que nos viene por la gestión documental controlada. Y por otro, esa serie de cualidades más pegadas a la digitalización sin las que hoy ya no entenderíamos un negocio como la flexibilidad, la ubicuidad, la seguridad o la globalización.

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