Dentro del cumplimiento normativo para empresas, la entrada en vigor de la Directiva Whistleblowing es una pieza esencial en el ámbito laboral, puesto que obliga, entre otros puntos, a habilitar un Canal de Denuncias interno.
- ¿En qué consiste la Directiva Whistleblowing?
- ¿Qué es un canal de denuncia?
- Soluciones para habilitar un canal de denuncias
- ¿Qué procedimiento de denuncia se sigue en la Directiva Whistleblowing?
- ¿A qué empresas afecta la nueva normativa de canal de denuncia?
- ¿Cuándo entra en vigor la Directiva Whistleblowing?
- Protección del denunciante y sanciones
¿En qué consiste la Directiva Whistleblowing?
La Directiva europea 1937/2019, para la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión, tiene su transposición en la Ley reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, publicada en el BOE del 21 de febrero de 2023.
El objetivo principal de la normativa es asegurar que cualquier persona trabajadora tenga a su disposición un instrumento que le facilite la revelación de posibles infracciones o irregularidades que puedan estar ocurriendo en la empresa. La Directiva Whistleblowing deja, además, claramente establecida la necesidad de garantizar la confidencialidad del denunciante o alertador. En resumen, se busca promover un entorno más ético en la empresa habilitando opciones de denuncia de conductas ilícitas y, garantizando a su vez, la protección del denunciante (whistleblower, en inglés).
Para ello, la Directiva UE Whistleblowing marca determinados aspectos relativos a los ámbitos en los que será de aplicación directa:
- El canal de denuncias debe permitir recoger las infracciones o alertas relativas a la intimidad personal, seguridad, contratación pública, o cualquier otra situación que se considere irregular.
- Habilitar este canal de denuncias obligatorio es de cumplimiento tanto para el sector público como el privado, específicamente para las empresas con 50 o más personas trabajadoras.
- Para poder desarrollar esta función, la norma establece que el tratamiento de la denuncia debe cumplir con unos requisitos básicos: se deben designar personas imparciales para poder realizar la tramitación con total garantía de confidencialidad, y para un seguimiento adecuado deberá producirse un acuse de recibo de la denuncia en un plazo de 7 días. Asimismo, existirá un seguimiento del estado de la denuncia y se determina un plazo máximo de 3 meses para su resolución.
- La protección de los denunciantes es una base esencial de la norma. En este sentido, se entiende como “denunciante” a la persona física que comunica las infracciones cometidas en el desarrollo de una actividad laboral.
¿Qué es un canal de denuncia?
La normativa establece que el canal de denuncia es una pieza clave dentro del marco comunicativo de la empresa, para imposibilitar posibles comportamientos irregulares. A modo de ejemplo, se pueden denunciar desde situaciones de acoso laboral a blanqueo de capitales, conductas contra el código ético o contra los procedimientos establecidos de la empresa, etc.
La confidencialidad es el criterio general que respalda el canal de denuncia, bajo los principios de la Ley de Protección de Datos. Solo podrá tener acceso a los datos el denominado “Compliance Counter”, encargado de realizar la supervisión y seguimiento de las denuncias. A su vez, la directiva 2019/1937 contempla la posibilidad de que se pueda externalizar el servicio.
Soluciones para habilitar un canal de denuncias
Dada la obligatoriedad de la norma, que aplica a todas las empresas mayores de 50 trabajadores, es importante habilitar el canal de denuncias interno de forma sencilla y efectiva.
Existen múltiples soluciones en el mercado para tal fin, pero entre ellas es interesante contar con una que se integre con el software de nómina de la empresa, con el objetivo de integrar al máximo posible todas las soluciones de gestión laboral. Para ello es posible contar con Sesame y OpenHR, ambas soluciones de a3marketplace de Wolters Kluwer, e integradas con a3innuva | Nómina.
Dada su facilidad de uso y su rápida integración, podremos habilitar el canal de denuncias interno de forma muy sencilla para cumplir con la norma cuanto antes y evitar cualquier sanción.
¿Qué procedimiento de denuncia se sigue en la Directiva Whistleblowing?
La Directiva Whistleblowing o directiva de protección de denunciantes de corrupción establece los siguientes pasos para el correcto trámite de la denuncia interna:
- Los canales de comunicación que reciben las denuncias deben haber sido diseñados bajo el principio de confidencialidad y seguridad, para proteger la identidad de los denunciantes.
- Se debe designar una persona o departamento para que realice la recepción, seguimiento y acuse de recibo de la denuncia. Será la responsable de mantener la comunicación con el trabajador, solicitar más información y realizar el seguimiento.
- El plazo para dar respuesta no puede superar los 90 días tras el acuse de recibo.
- El procedimiento de denuncia incluye información expresa y clara ante las autoridades competentes.
¿A qué empresas afecta la nueva normativa de canal de denuncia?
El mantenimiento de un canal de denuncias obligatorio se hace extensivo tanto para el sector público como el privado, con una serie de matices:
- Es obligatoria su aplicación para todas las entidades jurídicas del sector público, con excepción de aquellos municipios que tengan menos de 10.000 habitantes o de 50 personas trabajadoras. La normativa incluye la posibilidad de que se puedan agrupar los canales de denuncia aunque exista una diferenciación expresa entre los componentes.
- La obligación se hace, a su vez, extensiva a las entidades jurídicas de ámbito privado cuyo número de trabajadores sea igual o superior a 50 personas. Existe también la posibilidad de compartir los recursos para aquellas empresas situadas en una ratio de 50-249 personas trabajadoras manteniendo los principios esenciales de confidencialidad y protección de datos.
¿Cuándo entra en vigor la Directiva Whistleblowing?
De acuerdo con el BOE, el plazo para la adaptación de las empresas es de 3 meses desde la entrada en vigor de la ley, con 2 límites distintos según el número de trabajadores:
- empresas de más de 249 trabajadores: hasta el 13 junio 2023.
- empresas de entre 50 y 249 trabajadores: hasta el 1 de diciembre de 2023.
