La confidencialidad es el criterio general que respalda el canal de denuncia, bajo los principios de la Ley de Protección de Datos. Solo podrá tener acceso a los datos el denominado “Compliance Counter”, encargado de realizar la supervisión y seguimiento de las denuncias. A su vez, la directiva 2019/1937 contempla la posibilidad de que se pueda externalizar el servicio.
Soluciones para habilitar un canal de denuncias
Dada la obligatoriedad de la norma, que aplica a todas las empresas mayores de 50 trabajadores, es importante habilitar el canal de denuncias interno de forma sencilla y efectiva.
Existen múltiples soluciones en el mercado para tal fin, pero entre ellas es interesante contar con una que se integre con el software de nómina de la empresa, con el objetivo de integrar al máximo posible todas las soluciones de gestión laboral. Para ello es posible contar con OpenHR, Factorial, Sesame, Woffu, y myReport¡N, todas ellas soluciones de a3marketplace de Wolters Kluwer, e integradas con a3innuva Nómina para empresas.
Dada su facilidad de uso y su rápida integración, podremos habilitar el canal de denuncias interno de forma muy sencilla para cumplir con la norma cuanto antes y evitar cualquier sanción.
¿Qué procedimiento de denuncia se sigue en la Directiva Whistleblowing?
La Directiva Whistleblowing o directiva de protección de denunciantes de corrupción establece los siguientes pasos para el correcto trámite de la denuncia interna:
- Los canales de comunicación que reciben las denuncias deben haber sido diseñados bajo el principio de confidencialidad y seguridad, para proteger la identidad de los denunciantes. Contar con la ayuda de algún software de recursos humanos facilitará la gestión interna.
- Se debe designar una persona o departamento para que realice la recepción, seguimiento y acuse de recibo de la denuncia. Será la responsable de mantener la comunicación con el trabajador, solicitar más información y realizar el seguimiento.
- El plazo para dar respuesta no puede superar los 90 días tras el acuse de recibo.
- El procedimiento de denuncia incluye información expresa y clara ante las autoridades competentes.
¿A qué empresas afecta la nueva normativa de canal de denuncia?
El mantenimiento de un canal de denuncias obligatorio se hace extensivo tanto para el sector público como el privado, con una serie de matices:
- Es obligatoria su aplicación para todas las entidades jurídicas del sector público, con excepción de aquellos municipios que tengan menos de 10.000 habitantes o de 50 personas trabajadoras. La normativa incluye la posibilidad de que se puedan agrupar los canales de denuncia aunque exista una diferenciación expresa entre los componentes.
- La obligación se hace, a su vez, extensiva a las entidades jurídicas de ámbito privado cuyo número de trabajadores sea igual o superior a 50 personas. Existe también la posibilidad de compartir los recursos para aquellas empresas situadas en una ratio de 50-249 personas trabajadoras manteniendo los principios esenciales de confidencialidad y protección de datos.
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Obligatoriedad para asesores fiscales, contables externos y otras personas jurídicas afectadas por la Ley de blanqueo de capitales
Hay una serie de empresas y autónomos que por las características de su trabajo estarán también obligadas a implantar el canal de denuncias a partir del 1 de diciembre, sin importar su tamaño y que entran en esta obligación debido a la Ley de blanqueo de capitales, independientemente de si cumplen el resto de las condiciones de obligatoriedad o no. Entre ellas se encuentran los asesores fiscales y contables externos, pero la lista se amplía, entre otros, a los siguientes:
- Profesionales independientes del sector jurídico y económico: contables externos, asesores fiscales, auditores de cuentas, abogados y procuradores, notarios y registradores de la propiedad, etc.
- Entidades Financieras, empresas de servicios de inversión, entidades de crédito, profesionales de cambio de moneda y entidades de dinero electrónico.
- Corredores de seguros y entidades aseguradoras ramo de vida.
- Entidades gestoras de fondos de pensiones.
- Sociedades de garantía recíproca.
- Empresas mercantiles y de bienes inmuebles.
- Fundaciones y asociaciones.
- Servicios postales de giro y transferencia,
- Casinos de juego y empresas de comercialización de loterías
- Comerciantes de joyas, arte, antigüedades
La normativa aplica a todos ellos, sean empresas o autónomos, y les obliga a implantar el canal de denuncias a partir del 1 de diciembre de 2023 para que sus proveedores y terceros puedan informar de cualquier irregularidad.
¿Cuándo entra en vigor la Directiva Whistleblowing?
De acuerdo con el BOE, el plazo para la adaptación de las empresas es de 3 meses desde la entrada en vigor de la ley, con 2 límites distintos según el número de trabajadores:
- empresas de más de 249 trabajadores: deben estar adaptadas a partir del 13 de junio 2023.
- empresas de entre 50 y 249 trabajadores: deben estar adaptadas a partir del 1 de diciembre de 2023.
Protección del denunciante y sanciones
La protección de la persona que denuncia la infracción o alertador es uno de los aspectos sobre los que la Directiva ejerce más importancia. Sin embargo, esta protección no es exclusiva para el trabajador que realiza la denuncia del hecho: también ampara al denominado “facilitador” como persona física que asiste al denunciante, terceros que estén relacionados con el mismo, familiares o compañeros que pudieran ser objeto de posibles represalias.
El régimen de sanciones (que puede suponer hasta 25.000 euros por no disponer del canal de denuncia interno) es amplio y abarca a las personas jurídicas o físicas que incumplan el principio de confidencialidad, a aquellas que intenten impedir la denuncia o, posterior a esta, adopten represalias. Por otro lado, también se sancionará a aquellos denunciantes que obren de mala fe, transmitiendo información no verídica. Con ello, se intenta reforzar el principio de ética empresarial, basado en la transparencia.
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