Como documento con validez legal, que forma parte de la contabilidad de la empresa, y especialmente relevante en la relación con los empleados, todas las empresas, de cualquier tamaño y sector, abordan la cuestión de cómo hacer una nómina. Conocer las opciones para su gestión y saber cómo calcular una nómina es importante si somos propietarios de una empresa, si trabajamos en RRHH o si somos autónomos con trabajadores a cargo, por ello en este artículo repasaremos la información que detalla, así como qué se debe tener en cuenta para una correcta gestión.
- ¿Qué es una nómina?
- Tipos de nómina
- Cómo hacer una nómina, paso a paso
- El proceso mensual completo para hacer la nómina
- El pago de la nómina
- Programas para crear nóminas online y gestionarlas
¿Qué es una nómina?
La nómina es el documento contable que los empleados reciben por parte de la empresa y en que se especifica el sueldo percibido por el trabajo realizado en un tiempo determinado. En la misma se detallan, además, otros puntos relevantes como pueden ser las retenciones de IRPF o las aportaciones a la Seguridad Social, tanto para la empresa como para los empleados.
Dicho de otro modo, la nómina delimita la relación laboral entre empresa y empleado, concretando algunas características básicas de la misma. Por ello es clave una correcta gestión de nóminas para sistematizar, ordenar y controlar los pagos que la empresa realiza a su equipo.
Tipos de nómina
A nivel general, la nómina puede clasificarse según su periodicidad y según el tipo de personal del que se trate. Sin embargo, cada empresa puede clasificar sus nóminas agregando otros indicadores según el propósito que persiga.
El empleado podrá percibir, además, pagas extraordinarias (prorrateadas junto con el salario mensual, o en pagas que se abonan en una fecha concreta), así como retribuciones de períodos anteriores: pagas de atrasos, complementarias o bonus.
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Cómo hacer una nómina, paso a paso
Datos estándar de la nómina
La legislación establece que tenga los siguientes aspectos estándar a la hora de confeccionar una nómina:
- Identificación de la empresa, incluyendo el código de cuenta de cotización del trabajador y dirección del centro de trabajo.
- Datos del trabajador y antigüedad del mismo.
- Periodo al que corresponde la nómina.
- Salario detallado y percepciones extrasalariales que formen parte de la retribución bruta.
- Indicación detallada de las deducciones al salario bruto del trabajador.
- Salario neto a percibir.
- Bases de cotización de la nómina y del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF).
Según del medio de pago, las características tributarias del trabajador y la forma societaria de la empresa, estos puntos pueden variar. En la nómina también se podrá indicar la entidad bancaria, y/o el número de cuenta del empleado, así como se hará constar el sello y la firma de la empresa. Puedes también consultar nuestro artículo con ejemplos de nómina.
Encabezado, devengos y deducciones de la nómina
- La parte superior de la nómina, el encabezado, permite identificar a trabajador y empresa, así como el periodo de liquidación (fecha de inicio, fecha de final y total de días).
- En el apartado de devengos consta el importe bruto del empleado, es decir, todos los conceptos de retribución que el empleado haya generado durante el periodo de liquidación. Existen dos tipos de devengos: retribuciones salariales y retribuciones no salariales, los primeros cotizan a la Seguridad Social, mientras que los segundos no.
- En el apartado de deducciones constan los conceptos que se sustraen al importe anterior, antes de determinar la cuantía definitiva a abonar al empleado: total aportaciones (suma de deducciones por contingencias comunes, MEI, desempleo, formación profesional y horas extra), IRPF, Seguridad Social, retribuciones en especie o retribución flexible y otros conceptos.
Líquido a percibir de la nómina
En este apartado se indica el importe líquido que el empleado va a recibir por parte de la empresa, o lo que es lo mismo, el resultado del importe total devengado menos las deducciones.
Pie de la nómina
Las empresas podrán incluir un pie de nómina en el que informan al trabajador sobre el coste empresa en materia de cotización a la Seguridad Social, generalmente:
- Contingencias comunes (4,70% del salario y 0,10% de MEI)
- Desempleo: 5,5% de la BAT en el caso de contrato fijo y un 6,7% en contratos temporales.
- Formación profesional: 0,6% de la BAT.
- Fondo de garantía salarial o FOGASA (fondo para pagar salarios e indemnizaciones cuando una empresa es insolvente o está en concurso de acreedores): 0,2% de la BAT.
- Horas extraordinarias: en general, el 23,6% de la base de cotización del trabajador por contingencias profesionales (BAT). Cuando las horas extras se realizan por fuerza mayor, la aportación se reduce al 12%.
El proceso mensual completo para hacer la nómina
Los siguientes puntos repasan, a grandes rasgos, el proceso mensual habitual en la gestión de nóminas:
- Introducción de las incidencias del mes
- Modificación en el empleado
- Cálculo del IRPF
- Cálculo de nómina
- Listado de las nóminas
- Remesa bancaria
- Listados de gestión
- Seguridad social
- IRPF
- Resumen contable
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El pago de la nómina
Lo más habitual es que el pago de la nómina se haga mensualmente y a mes vencido. Sin embargo, puede darse el caso de nóminas realizadas de forma semanal o quincenal, según lo establecido por convenio o como resultado del acuerdo entre las partes. Otra de las tendencias más destacadas es el anticipo de nómina, que permite al trabajador cobrar de forma inmediata por lo trabajado, y a la empresa, a su vez, fidelizar a su equipo con esta flexibilidad retributiva.
Cuando la relación laboral finaliza, el trabajador percibe la paga del finiquito, con la que se le abonan, en general, los salarios devengados y no retribuidos como son la parte proporcional de las pagas extras y de las vacaciones.
