Cómo hacer una nómina: las claves para saber cómo se calcula

Cómo hacer una nómina, paso a paso

Datos estándar de la nómina

La legislación establece que tenga los siguientes aspectos estándar a la hora de confeccionar una nómina:

• Identificación de la empresa, incluyendo el código de cuenta de cotización del trabajador y dirección del centro de trabajo.
• Datos del trabajador y antigüedad del mismo.
• Periodo al que corresponde la nómina.
• Salario detallado y percepciones extrasalariales que formen parte de la retribución bruta.
• Indicación detallada de las deducciones al salario bruto del trabajador.
• Salario neto a percibir.
• Bases de cotización de la nómina y del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF).

Según del medio de pago, las características tributarias del trabajador y la forma societaria de la empresa, estos puntos pueden variar. En la nómina también se podrá indicar la entidad bancaria, y/o el número de cuenta del empleado, así como se hará constar el sello y la firma de la empresa. También puedes consultar nuestro artículo con ejemplos de nómina para saber qué cargos e impuestos debes indicar en cada punto, y cómo entender una nómina para comprender los conceptos habituales que recoge.

Encabezado, devengos y deducciones de la nómina

• La parte superior de la nómina, el encabezado, permite identificar a trabajador y empresa, así como el periodo de liquidación (fecha de inicio, fecha de final y total de días). 

• En el apartado de devengos consta el importe bruto del empleado, es decir, todos los conceptos de retribución que el empleado haya generado durante el periodo de liquidación. Existen dos tipos de devengos: retribuciones salariales y retribuciones no salariales, los primeros cotizan a la Seguridad Social, mientras que los segundos no. 

• En el apartado de deducciones constan los conceptos que se sustraen al importe anterior, antes de determinar la cuantía definitiva a abonar al empleado: total aportaciones (suma de deducciones por contingencias comunes, MEI, desempleo, formación profesional y horas extra), IRPF, Seguridad Social, retribuciones en especie o retribución flexible y otros conceptos.

Líquido a percibir de la nómina

En este apartado se indica el importe líquido que el empleado va a recibir por parte de la empresa, o lo que es lo mismo, el resultado del importe total devengado menos las deducciones.

Pie de la nómina

Las empresas podrán incluir un pie de nómina en el que informan al trabajador sobre el coste empresa en materia de cotización a la Seguridad Social, generalmente: 

• Contingencias comunes (4,70% del salario y 0,10% de MEI)
• Desempleo: 5,5% de la BAT en el caso de contrato fijo y un 6,7% en contratos temporales.
• Formación profesional: 0,6% de la BAT.
• Fondo de garantía salarial o FOGASA (fondo para pagar salarios e indemnizaciones cuando una empresa es insolvente o está en concurso de acreedores): 0,2% de la BAT.
• Horas extraordinarias: en general, el 23,6% de la base de cotización del trabajador por contingencias profesionales (BAT). Cuando las horas extras se realizan por fuerza mayor, la aportación se reduce al 12%.

El proceso mensual completo para hacer la nómina

Los siguientes puntos repasan, a grandes rasgos, el proceso mensual habitual en la gestión de nóminas:

1. Introducción de las incidencias del mes
2. Modificación en el empleado
3. Cálculo del IRPF
4. Cálculo de nómina
5. Listado de las nóminas
6. Remesa bancaria
7. Listados de gestión
8. Seguridad social
9. IRPF
10. Resumen contable

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El pago de la nómina

Lo más habitual es que el pago de la nómina se haga mensualmente y a mes vencido. Sin embargo, puede darse el caso de nóminas realizadas de forma semanal o quincenal, según lo establecido por convenio o como resultado del acuerdo entre las partes. Otra de las tendencias más destacadas es el anticipo de nómina, que permite al trabajador cobrar de forma inmediata por lo trabajado, y a la empresa, a su vez, fidelizar a su equipo con esta flexibilidad retributiva. 

Cuando la relación laboral finaliza, el trabajador percibe la paga del finiquito, con la que se le abonan, en general, los salarios devengados y no retribuidos como son la parte proporcional de las pagas extras y de las vacaciones.

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