factura electronica
Fiscal, Contable y Nómina05 octubre, 2021

La facturación electrónica: cómo entenderla y sacarle provecho

La facturación electrónica, es decir, la que permite expedir y recibir facturas en formato electrónico, ha significado no sólo una alternativa a la facturación tradicional en papel: es también una herramienta de lucha contra el fraude fiscal y un paso más en la transformación digital de los negocios. Pero ¿cómo podemos hacer una factura digital? ¿Cuándo es obligatoria la emisión de la factura electrónica y qué herramientas la facilitan? 

Beneficios de la facturación electrónica

La lucha contra la evasión y el fraude fiscal disponen de una herramienta más que eficaz en la facturación digital. Pero no sólo eso: tal y como indica el Gobierno de España- Ministerio de Economía y Empresa- las ventajas específicas de la facturación electrónica para las empresas son múltiples, y se sustentan en:

  • acortar los ciclos de tramitación, incluido el cobro, a la vez que facilitar un acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas almacenadas, y un menor número de errores humanos relacionados con una gestión manual (duplicidades, omisiones, etc.).
  • eliminar costes de impresión y envío postal, el consumo de papel y su almacenamiento, con el consiguiente efecto positivo sobre el medio ambiente 
  • mejorar el servicio al cliente
  • facilitar la lucha contra el fraude y contribuir a la modernización de la economía y al desarrollo de la Sociedad de la Información

Por todo ello, cada vez más las empresas confían en un software de facturación que les permita cumplir con los requisitos normativos a la vez que disfrutar de estas ventajas. 

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¿Qué es una factura electrónica?

La factura electrónica es aquella que se expide y recibe en formato electrónico. La Agencia Tributaria define, en su página web, a la factura electrónica como el “documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico, que reemplaza al documento físico en papel, pero que conserva el mismo valor legal con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura en papel". Equivale a la factura tradcional en papel en cuanto a su función, pero además se transmite por medios telemáticos al tratarse de un fichero electrónico con ciertas características para asegurar su autenticidad e integridad.

Recientemente, se hacía pública la ampliación del plazo para la presentación de la e-factura hasta el 18 de abril de 2020. De acuerdo con la directiva 2014/55/EU las administraciones públicas aceptarán las facturas en formato electrónico de sus proveedores siguiendo los estándares europeos.


¿Qué necesito para hacer una factura electrónica?

Los beneficios de adoptar facturación electrónica se ven acrecentados por el uso de nuevas herramientas, que facilitan extraordinariamente la labor contable. Algunas de las dudas que surgen se establecen en torno a la idea de cómo hacer una factura electrónica o cómo se factura electrónicamente. Para disponer de un proceso de facturación ágil,  eficiente y con toda la trazabilidad destacan soluciones como a3ERP | facturación, el programa de facturación para pymes, que facilita un proceso de facturación completo de forma intuitiva y sencilla, y con un mayor control ya que además permite generar informes estadísticos para valorar el estado del negocio. 

facturación electrónica

En la línea de asentar la facturación digital tenemos que hacer referencia al proyecto Ticket IBAI, desarrollado por el Gobierno Vasco y las Haciendas Forales. Los nuevos requisitos de facturación que impone implicarán entre otros puntos que el software de facturación adaptado a Ticket BAI genere un fichero único identificativo por cada factura (TBAI) y un código QR con toda la información de la factura con el objetivo final de reducir el fraude fiscal.

¿Cuándo estoy obligado a emitir una factura electrónica? 

La obligación de emitir facturas electrónicas ha conllevado una unificación a efectos prácticos: la elaboración de un estándar europeo de factura electrónica CEN-TC/434, de uso obligatorio en los países que integran la Unión Europea. Este paso en la facturación B2G (Business to Government) supone un elemento más que relevante en la lucha contra el fraude fiscal, y viene a apuntalar el camino iniciado en otros países, como es el caso de Italia, en la transformación digital de los negocios.

En ese país, la circular 8/E/2018 y la resolución del 30 de abril de 2018 de la Agenzia delle Entrate italiana establecía de manera explícita la obligatoriedad en la facturación electrónica B2B, es decir, entre empresas. Para ello desarrollaba el sistema SDI (Sistema di Intercambio) y se apoyaba en el formato XML. 

En España, el anteproyecto de Ley de Creación y Crecimiento de Empresas, conocido como "Ley de Startups", apunta a una posible obligatoriedad en la factura electrónica.  

 

Administración Pública: hacia la transformación digital

El sistema de facturación electrónica ha tenido en nuestro país diversas fases, marcadas en sus inicios por el artículo 4 de la ley 25/2013 de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público, mediante el cual “todos los proveedores que hayan entregado bienes o prestado servicios a la Administración Pública podrán expedir y remitir factura electrónica”.

A través de un modelo que empuja a todas las Administraciones Públicas hacia la transformación digital se afianza, en paralelo, la digitalización de los procesos administrativos empresariales, imprescindible conforme las empresas buscan rentabilidad y eficiencia en sus negocios.

El impulso de la e-factura B2B (entre empresas) tiene su máximo precursor en esta iniciativa, y representa un impulso de vital trascendencia en la lucha contra el dinero negro. 

En clave futura, el Ministerio de Economía y Empresa destaca la relevancia de su adopción por la Pequeña y Mediana Empresa (PYME), como segmento más importante del tejido empresarial español y europeo. 

 

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Ley de Creación y Crecimiento de empresas

En la actualidad, está sobre la mesa la aprobación del Anteproyecto de Ley de Creación y Crecimiento de Empresas que supone un paso más allá en el uso de la factura electrónica, dado que apunta a la obligatoriedad de la factura electrónica tanto para empresas como para autónomos, en el contexto de sus transacciones – sin tener en cuenta el importe-.  Pero la legislación, aún en trámites para su aprobación, va más allá, puesto que permitiría el acceso a programas de los clientes con la finalidad de descargar las facturas. Con ello, señala el Gobierno, se persigue prevenir la morosidad, actuando sobre el control de pagos.

Si hasta ahora el imperativo estaba circunscrito al marco del sector público, la aprobación del Anteproyecto supondrá, de confirmarse, una nueva adaptación para pymes y empresas con una “Vacatio legis“, desde su entrada en vigor, de un año para las grandes empresas y tres años para las pymes. Tras su aprobación, en trámite, se establecen sanciones por incumplimiento que pueden ascender a los 10.000 euros. 

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