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Fiscal, Contable y NóminaFinanzas y Gestión14 febrero, 2024

La facturación electrónica: cómo entenderla y sacarle provecho

La facturación electrónica no es sólo una alternativa a la factura tradicional en papel, es también una herramienta de  transformación digital de los negocios que, además próximamente pasará a ser obligatoria en las operaciones entre empresarios y profesionales siempre que ambos estén localizados en España.  Pero, ¿cómo podemos hacer una factura electrónica? ¿Cuándo es obligatoria la emisión de la factura electrónica y qué herramientas la facilitan?

¿Qué es una factura electrónica?

Si por “factura” entendemos el justificante que corresponde a una entrega de bienes o una prestación de servicios, cuando hablamos de “factura electrónica” nos referimos al documento que replica los mismos efectos legales que los del formato papel, pero que se genera en un formato electrónico con ciertas características que aseguran su autenticidad e integridad.

Existen dos formatos de factura electrónica:

  • Factura electrónica no estructurada: equivale básicamente a una imagen digital (pdf, factura en papel que se ha escaneado, etc) y para su gestión y procesamiento es necesaria una intervención manual o un proceso de OCR (reconocimiento óptico de caracteres). Aunque son facturas electrónicas por formato, el nombre lleva a confusión, ya que no se basan en un formato estandarizado.
  • Factura electrónica estructurada: utiliza un formato estándar de lenguaje XML (como UBL o Facturae, EDIFACT, etc.) lo que permite que se genere automáticamente a partir de un sistema o software de facturación y se tramite de forma también automática por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor.

La facturación electrónica es un paso relevante en la transformación digital de los negocios, especialmente en el caso de las pymes, y se afianza cada vez más como una palanca de la Administración en la lucha contra la morosidad. En este sentido, la Ley crea y Crece, cuyo Reglamento está pendiente de aprobación, ampliará de forma relevante su aplicación, ahora sólo obligatoria en el ámbito de relación entre empresas y Administración (B2G), para ampliarla obligatoriamente también a todos los intercambios entre empresarios y profesionales (B2B).

Diferencias entre factura electrónica y factura digital

Las diferencias entre la factura electrónica y la factura digital radican en su formato:  mientras que la factura digital no tiene un formato estructurado (puede ser, por ejemplo, un pdf o un archivo de imagen digital generado a partir de una factura escaneada) la factura electrónica es un archivo de datos presentado en un formato específico, habitualmente XML, de forma que es legible para otros sistemas informáticos. Cuenta, además, con una numeración electrónica asociada, algo que la factura digital no presenta. 

¿Cómo se hace una factura electrónica?

Los beneficios de adoptar la facturación electrónica se ven acrecentados por el uso de un programa de factura electrónica, que facilita extraordinariamente esta tarea y dan una respuesta sencilla a las dudas de cómo hacer una factura electrónica o cómo se factura electrónicamente. 

Para disponer de un proceso de facturación ágil, eficiente y con toda la trazabilidad destacan soluciones como a3ERP Facturación, el programa de facturación para pymes que facilita un proceso de facturación completo de forma intuitiva y sencilla, o a3factura, el programa de facturación electrónica online para autónomos y pymes que agiliza la gestión del negocio. Ambas permiten generar facturas electrónicas de forma sencilla y práctica. Finalmente, para los autónomos y micropymes que prefieren integrar la facturación con la contabilidad, a3innuva ERP es la solución de facturación y contabilidad online perfecta para la gestión de su negocio. 

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¿Quién está obligado a presentar factura electrónica?

La obligación de emitir facturas electrónicas ha conllevado una unificación a efectos prácticos: la elaboración de un estándar europeo de factura electrónica CEN-TC/434, de uso obligatorio en los países que integran la Unión Europea. Este paso en la facturación B2G (Business to Government) viene a apuntalar el camino iniciado en otros países, como es el caso de Italia, en la transformación digital de los negocios.


El sistema de facturación electrónica ha tenido en nuestro país diversas fases, marcadas en sus inicios por el artículo 4 de la ley 25/2013 de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público, mediante el cual los proveedores que entregan bienes o prestan servicios a la Administración Pública pueden expedir y remitir factura electrónica.

A través de un modelo que empuja a todas las Administraciones Públicas hacia la transformación digital se afianza, en paralelo, la digitalización de los procesos administrativos empresariales, imprescindible conforme las empresas buscan rentabilidad y eficiencia en sus negocios. El impulso de la e-factura B2B (entre empresas) tiene su máximo precursor en esta iniciativa, y representa un impulso de vital trascendencia en la lucha contra la morosidad.

En clave futura, el Ministerio de Economía y Empresa destaca la relevancia de su adopción por la Pequeña y Mediana Empresa (PYME), como segmento más importante del tejido empresarial español y europeo. En este sentido, es relevante la llegada de la Ley Crea y Crece, que ampliará el uso actual de la factura electrónica (obligatoria sólo en B2G) y obligará a su implantación entre empresarios y profesionales (B2B).

 

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Normativa: la Ley de Creación y Crecimiento de Empresas

Además de incorporar novedades relevantes en la creación de nuevas empresas, Ley Crea y Crece supone un paso más allá para la facturación electrónica, dado que recoge un punto específico que apunta a su obligatoriedad para empresarios y profesionales, en el contexto de sus transacciones y sin tener en cuenta el importe. 

El desarrollo reglamentario con el contenido y especificaciones técnicas está pendiente de aprobación, y ha sufrido varios retrasos. A partir de su publicación se determinarán no sólo los detalles de aplicación sino también el calendario previsto para su implantación, que a falta de su confirmación seguirá los siguientes hitos:

  • A lo largo de 2023: aprobación del desarrollo reglamentario (detalles técnicos y alcance exacto).
  • 1 año a partir del desarrollo reglamentario: implantación de la factura electrónica obligatoria para empresarios y profesionales con facturación superior a 8 millones de euros anuales.
  • 2 años desde el desarrollo reglamentario: implantación en el resto de empresas.

Diferencias entre la Ley Crea y Crece y la Ley Antifraude


Dada su convivencia en el calendario, y el hecho que ambas están relacionadas con la facturación, se han producido varias confusiones entre las dos normativas y su alcance. Resumimos en este gráfico las diferencias que existen entre ambas: 

Comparativa Ley Crea y Crece y Ley Antifraude


Ley Crea y Crece

Ley Antifraude

 Objetivos  Reducir morosidad  Reducir fraude fiscal
 Formato  Factura en formato electrónico que se intercambia entre empresas. Fiel reflejo de la factura en formato electrónico.  Registro electrónico de determinados datos de la factura  que se envia a AEAT.
 Contenido  Se añadirá o modificará contenido al actual formato de factura electrónica.  No alterará el contenido actual de la factura, salvo la inclusión de un QR y mensaje  «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU (si se opta por esta modalidad).
 Trazabilidad  Trazabilidad de facturas y pagos cliente / proveedor  Trazabilidad AEAT
 Ámbito
  • Facturas generadas entre empresarios y profesionales o entre empresas y entidades públicas. 
  • Quedan excluidas las facturas emitidas a particulares

Todas las facturas de ventas (y facturas simplificadas) generadas por sistemas informáticos de facturación, con muy pocas excepciones. (ej. Empresas sujetas al SII y tributaciones forales).

 Normativa afectada/relacionada  Ley 56/2007 de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información. Reglamento de facturación, RD 1619/2012. Ley General Tributaria, art.29.2.j origina los cambios. RD 1007/2023.
 Entrada en vigor
  •  Al año de la aprobación de la Orden ministerial que detallará formatos técnicos, para empresas con más de 8 millones de facturación.
  • 2 años para el resto
  • 9 meses después de la aprobación de la Orden Ministerial para desarrolladores y comercializadores.
  • A partir del 1 de julio de 2025 para empresas obligadas a emitir facturas que ya dispongan de un software de facturación.
Responsable Ministerio de asuntos económicos y Transformación Digital  Ministerio de Hacienda y Función Pública
Régimen sancionador
  • Hasta 10.000 euros para las empresas que, estando obligadas, no ofrezcan a los usuarios la posibilidad de recibir facturas electrónicas o no permitan el acceso de las personas que han dejado de ser clientes a sus facturas.
  • Idéntica sanción a las empresas que presten servicios al público en general de especial trascendencia económica que no cumplan la obligación de disponer de un medio de interlocución telemática (artículo 2.1 de la Ley 56/2007).
 Multa fija de 50.000 euros por ejercicio por tenencia de sistemas o programas informáticos o electrónicos que no se ajusten a lo establecido en el artículo 29.2.j) de la Ley General Tributaria, cuando no estén debidamente certificados teniendo que estarlo por disposición reglamentaria, o cuando se hayan alterado o modificado.

Beneficios de la facturación electrónica

La lucha contra la morosidad dispone de una herramienta más que eficaz en la facturación digital. Pero no sólo eso: tal y como indica el Gobierno de España- Ministerio de Asuntos económicos y transformación digital- las ventajas específicas de la facturación electrónica para las empresas son múltiples, y se sustentan en:

  • acortar los ciclos de tramitación, incluido el cobro, a la vez que facilitar un acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas almacenadas, y un menor número de errores humanos relacionados con una gestión manual (duplicidades, omisiones, etc.).
  • eliminar costes de impresión y envío postal, el consumo de papel y su almacenamiento, con el consiguiente efecto positivo sobre el medio ambiente 
  • mejorar el servicio al cliente
  • contribuir a la modernización de la economía y al desarrollo de la Sociedad de la Información

Por todo ello, cada vez más las empresas confían en un software de facturación que les permita cumplir con los requisitos normativos a la vez que disfrutar de estas ventajas. 

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