La facturación electrónica no es sólo una alternativa a la factura tradicional en papel, es también una herramienta de transformación digital de los negocios. Pero, ¿cómo podemos hacer una factura electrónica? ¿Cuándo es obligatoria la emisión de la factura electrónica y qué herramientas la facilitan?
- ¿Qué es una factura electrónica?
- ¿Cómo se hace una factura electrónica?
- ¿Quién está obligado a presentar factura electrónica?
- Beneficios de la facturación electrónica
¿Qué es una factura electrónica?
Si por “factura” entendemos el justificante que corresponde a una entrega de bienes o una prestación de servicios, cuando hablamos de “factura electrónica” nos referimos al documento que replica los mismos efectos legales que los del formato papel, pero que se genera en un formato electrónico con ciertas características que aseguran su autenticidad e integridad.
Existen dos formatos de factura electrónica:
- Factura electrónica no estructurada: equivale básicamente a una imagen digital (pdf, factura en papel que se ha escaneado, etc) y para su gestión y procesamiento es necesaria una intervención manual o un proceso de OCR (reconocimiento óptico de caracteres). Aunque son facturas electrónicas por formato, el nombre lleva a confusión, ya que no se basan en un formato estandarizado.
- Factura electrónica estructurada: utiliza un formato estándar de lenguaje XML (como UBL o Facturae, EDIFACT, etc.) lo que permite que se genere automáticamente a partir de un sistema o software de facturación y se tramite de forma también automática por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor.
La facturación electrónica es un paso relevante en la transformación digital de los negocios, especialmente en el caso de las pymes, y se afianza cada vez más como una palanca de la Administración en la lucha contra la morosidad. En este sentido, la Ley crea y Crece, cuyo Reglamento está pendiente de aprobación, ampliará de forma relevante su aplicación, ahora sólo obligatoria en el ámbito de relación entre empresas y Administración (B2G), para ampliarla obligatoriamente también a todos los intercambios entre empresarios y profesionales (B2B).
¿Cómo se hace una factura electrónica?
Los beneficios de adoptar la facturación electrónica se ven acrecentados por el uso de nuevas herramientas, que facilitan extraordinariamente esta tarea y dan una respuesta sencilla a las dudas de cómo hacer una factura electrónica o cómo se factura electrónicamente.
Para disponer de un proceso de facturación ágil, eficiente y con toda la trazabilidad destacan soluciones como a3ERP | facturación, el programa de facturación para pymes que facilita un proceso de facturación completo de forma intuitiva y sencilla, o a3factura, el programa de facturación electrónica online para autónomos y pymes que agiliza la gestión del negocio. Ambas permiten generar facturas electrónicas de forma sencilla y práctica. Finalmente, para los autónomos y micropymes que prefieren integrar la facturación con la contabilidad, a3innuva | ERP es la solución de facturación y contabilidad online perfecta para la gestión de su negocio.
¿Quién está obligado a presentar factura electrónica?
La obligación de emitir facturas electrónicas ha conllevado una unificación a efectos prácticos: la elaboración de un estándar europeo de factura electrónica CEN-TC/434, de uso obligatorio en los países que integran la Unión Europea. Este paso en la facturación B2G (Business to Government) viene a apuntalar el camino iniciado en otros países, como es el caso de Italia, en la transformación digital de los negocios.
El sistema de facturación electrónica ha tenido en nuestro país diversas fases, marcadas en sus inicios por el artículo 4 de la ley 25/2013 de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público, mediante el cual los proveedores que entregan bienes o prestan servicios a la Administración Pública pueden expedir y remitir factura electrónica.
A través de un modelo que empuja a todas las Administraciones Públicas hacia la transformación digital se afianza, en paralelo, la digitalización de los procesos administrativos empresariales, imprescindible conforme las empresas buscan rentabilidad y eficiencia en sus negocios. El impulso de la e-factura B2B (entre empresas) tiene su máximo precursor en esta iniciativa, y representa un impulso de vital trascendencia en la lucha contra la morosidad.
En clave futura, el Ministerio de Economía y Empresa destaca la relevancia de su adopción por la Pequeña y Mediana Empresa (PYME), como segmento más importante del tejido empresarial español y europeo. En este sentido, es relevante la llegada de la Ley Crea y Crece, que ampliará el uso actual de la factura electrónica (obligatoria sólo en B2G) y obligará a su implantación entre empresarios y profesionales (B2B).
Normativa: la Ley de Creación y Crecimiento de Empresas
Además de incorporar novedades relevantes en la creación de nuevas empresas, Ley Crea y Crece supone un paso más allá para la facturación electrónica, dado que recoge un punto específico que apunta a su obligatoriedad para empresarios y profesionales, en el contexto de sus transacciones y sin tener en cuenta el importe.
El desarrollo reglamentario con el contenido y especificaciones técnicas está pendiente de aprobación, con un plazo máximo de 6 meses a partir de su publicación en el BOE (29 septiembre de 2022), por lo que de no haber novedades el calendario previsto será el siguiente:
- 29 de marzo de 2023: fecha máxima prevista para la aprobación del desarrollo reglamentario (detalles técnicos y alcance exacto).
- 29 de marzo de 2024 (o 1 año desde la aprobación del desarrollo reglamentario): implantación de la factura electrónica obligatoria para empresarios y profesionales con facturación superior a 8 millones de euros anuales.
- 29 de marzo de 2025 (o 2 años desde el desarrollo reglamentario): implantación en el resto de empresas.
Diferencias entre la Ley Crea y Crece y la Ley Antifraude
Dada su convivencia en el calendario, y el hecho que ambas están relacionadas con la facturación, se han producido varias confusiones entre las dos normativas y su alcance. Resumimos en este gráfico las diferencias que existen entre ambas:
