factura electronica
Fiscal, Contable y NóminaFinanzas y Gestión05 octubre, 2021

La facturación electrónica: cómo entenderla y sacarle provecho

La facturación electrónica no es sólo una alternativa a la factura tradicional en papel: es también una herramienta de lucha contra el fraude fiscal y un paso más en la transformación digital de los negocios. Pero ¿cómo podemos hacer una factura electrónica? ¿Cuándo es obligatoria la emisión de la factura electrónica y qué herramientas la facilitan? 

¿Qué es una factura electrónica?

  Si por “factura” entendemos el justificante que corresponde a una entrega de bienes o una prestación de servicios, cuando hablamos de “factura electrónica” nos referimos al documento que replica los mismos efectos legales que los del formato papel, pero que se genera en un formato electrónico con ciertas características que aseguran su autenticidad e integridad.

Existen dos formatos de factura electrónica:

  • Factura electrónica no estructurada: equivale básicamente a una imagen digital (pdf, factura en papel que se ha escaneado, etc) y para su gestión y procesamiento es necesaria una intervención manual o un proceso de OCR (reconocimiento óptico de caracteres). Aunque son facturas electrónicas por formato, el nombre lleva a confusión, ya que no se basan en un formato estandarizado.
  • Factura electrónica estructurada: utiliza un formato estándar de lenguaje XML (como UBL o Facturae, EDIFACT, etc.) lo que permite que se genere automáticamente a partir de un sistema o software de facturación y se tramite de forma también automática por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor.
La facturación electrónica es un paso relevante en la transformación digital de los negocios, especialmente en el caso de las pymes, y se afianza cada vez más como una palanca de la Administración en la lucha contra el fraude fiscal. 


¿Cómo se hace una factura electrónica?

Los beneficios de adoptar la facturación electrónica se ven acrecentados por el uso de nuevas herramientas, que facilitan extraordinariamente esta tarea y dan una respuesta sencilla a las dudas de cómo hacer una factura electrónica o cómo se factura electrónicamente. 

Para disponer de un proceso de facturación ágil, eficiente y con toda la trazabilidad destacan soluciones como a3ERP | facturación, el programa de facturación para pymes que facilita un proceso de facturación completo de forma intuitiva y sencilla, o a3factura, el programa de facturación electrónica online para autónomos y pymes que agiliza la gestión del negocio. Ambas permiten generar facturas electrónicas de forma sencilla y práctica. 

facturación electrónica

¿Quién está obligado a presentar factura electrónica? Normativa vigente

La obligación de emitir facturas electrónicas ha conllevado una unificación a efectos prácticos: la elaboración de un estándar europeo de factura electrónica CEN-TC/434, de uso obligatorio en los países que integran la Unión Europea. Este paso en la facturación B2G (Business to Government) supone un elemento más que relevante en la lucha contra el fraude fiscal, y viene a apuntalar el camino iniciado en otros países, como es el caso de Italia, en la transformación digital de los negocios.

 

El sistema de facturación electrónica ha tenido en nuestro país diversas fases, marcadas en sus inicios por el artículo 4 de la ley 25/2013 de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el sector público, mediante el cual los proveedores que entregan bienes o prestan servicios a la Administración Pública pueden expedir y remitir factura electrónica.

 

A través de un modelo que empuja a todas las Administraciones Públicas hacia la transformación digital se afianza, en paralelo, la digitalización de los procesos administrativos empresariales, imprescindible conforme las empresas buscan rentabilidad y eficiencia en sus negocios. El impulso de la e-factura B2B (entre empresas) tiene su máximo precursor en esta iniciativa, y representa un impulso de vital trascendencia en la lucha contra el fraude. En clave futura, el Ministerio de Economía y Empresa destaca la relevancia de su adopción por la Pequeña y Mediana Empresa (PYME), como segmento más importante del tejido empresarial español y europeo. 

 

En España existen varias iniciativas relacionadas con la factura electrónica, que revisamos a continuación.

 

soluciones facturación pymes

Ley Crea y Crece

En la actualidad, está sobre la mesa la aprobación del Anteproyecto de Ley de Creación y Crecimiento de Empresas que supone un paso más allá dado que apunta a la obligatoriedad de la factura electrónica tanto para empresas como para autónomos, en el contexto de sus transacciones – sin tener en cuenta el importe-.  Pero la legislación, aún en trámites para su aprobación, va más allá, puesto que permitiría el acceso a programas de los clientes con la finalidad de descargar las facturas. Con ello, señala el Gobierno, se persigue prevenir la morosidad, actuando sobre el control de pagos.

Si hasta ahora el imperativo estaba circunscrito al marco del sector público, la aprobación del Anteproyecto supondrá, de confirmarse, una nueva adaptación para pymes y empresas con una “Vacatio legis“, desde su entrada en vigor, de un año para las grandes empresas y tres años para las pymes. Tras su aprobación, en trámite, se establecerían sanciones por incumplimiento que pueden ascender a los 10.000 euros. 

Ley Antifraude y  factura electrónica

El Proyecto de Reglamento de la Ley Antifraude establece nuevos requisitos de los sistemas de facturación para un mayor control y trazabilidad. A partir de su aprobación, todavía pendiente, los programas de facturación generarán registros de cada factura, que podrán enviarse de forma automática a la Administración o bien guardarse y firmarse digitalmente en cada registro. 

Toda la información almacenará en el sistema de forma inalterable y permitirá un mayor control del fraude fiscal.

Los requisitos de facturación de Ticket BAI 

En la línea de asentar la facturación digital tenemos que hacer referencia al proyecto Ticket BAI, desarrollado por el Gobierno Vasco y las Haciendas Forales. Los nuevos requisitos de facturación que impone implican entre otros puntos que el software de facturación adaptado a Ticket BAI genere un fichero único identificativo por cada factura (TBAI) y un código QR con toda la información de la factura con el objetivo final de reducir el fraude fiscal. 

Beneficios de la facturación electrónica

La lucha contra la evasión y el fraude fiscal disponen de una herramienta más que eficaz en la facturación digital. Pero no sólo eso: tal y como indica el Gobierno de España- Ministerio de Economía y Empresa- las ventajas específicas de la facturación electrónica para las empresas son múltiples, y se sustentan en:

  • acortar los ciclos de tramitación, incluido el cobro, a la vez que facilitar un acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas almacenadas, y un menor número de errores humanos relacionados con una gestión manual (duplicidades, omisiones, etc.).
  • eliminar costes de impresión y envío postal, el consumo de papel y su almacenamiento, con el consiguiente efecto positivo sobre el medio ambiente 
  • mejorar el servicio al cliente
  • facilitar la lucha contra el fraude y contribuir a la modernización de la economía y al desarrollo de la Sociedad de la Información

Por todo ello, cada vez más las empresas confían en un software de facturación que les permita cumplir con los requisitos normativos a la vez que disfrutar de estas ventajas. 

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