Optimales Track Changes in Echtzeit statt Ping-Pong

Frau Vonderstein, wann haben Sie zuletzt ein Dokument in Word erstellt?

Das ist eine gute Frage. Ich nutze schon noch Word. Wenn ich aber weiß, dass ich mein Dokument mit anderen abstimmen werde, erstelle ich es gleich in TeamDocs. Der große Vorteil gegenüber dem Arbeiten mit klassischen Textverarbeitungsprogrammen ist: Ich erstelle mit TeamDocs ein Dokument, das ich unmittelbar über die Cloud teile und gemeinsam mit anderen bearbeiten kann. Dennoch und es bleibt es „mein“ Dokument, das heißt, ich kann jederzeit darauf zugreifen und den Bearbeitungsstand sehen.

Gehen wir einen großen Schritt zurück und schauen auf die Entwicklungsgeschichte von TeamDocs. Welche Idee stand am Anfang?

Als Wolters Kluwer wollen wir mit klugen technikgestützten Lösungen die Arbeit von Juristinnen und Juristen leichter machen und sie von möglichst vielen Zeitfressern befreien. So haben wir nach einem Tool gesucht, das unser Produktportfolio ergänzt, indem es Juristen speziell bei der Arbeit an umfangreichen Dokumenten unterstützt. Was der Jurist produziert, ist oft klassisch ein Papier, wenn auch zunehmend in digitaler Form. Letztlich geht es um ein Schriftstück – ein Gutachten, eine Dokumentation oder eben einen Vertrag. All diese Dokumente werden immer häufiger digital ausgetauscht beziehungsweise über einen Datenraum wie Onedrive oder SharePoint geteilt. Das allerdings meist in zig Versionen, also das Dokument xy in der Version 1, 2, 3, ergänzt durch final, final 2 und so weiter. Man pingpongt sich gegenseitig die überarbeiteten Dokumente zu. Je mehr Parteien involviert sind, sprich je mehr Personen an einem Dokument Änderungen vornehmen, desto unübersichtlicher wird es.

Genau dieses Problem wollten wir beheben. Und da beginnt die Geschichte von TeamDocs: TeamDocs ist dafür gemacht, Dokumente gemeinsam zu erarbeiten, in Echtzeit, ohne Reibungsverluste. Es optimiert die kollaborative Dokumentabstimmung und -verhandlung in der zunehmend digitalen Welt.

Und das funktioniert genau wie?

Ich erstelle ein Dokument direkt in TeamDocs oder importiere Inhalte aus einem Word-doc oder einem PDF und bin damit Eigentümer des Dokuments. Dann entscheide ich, wen ich zur Bearbeitung einladen möchte. Das können Kollegen sein oder beliebig viele Externe wie beispielsweise Vertragspartner. Diese erhalten eine E-Mail mit einem Link, registrieren sich kurz und können von da an das Dokument bearbeiten, kommentieren oder auch nur lesen, je nachdem, welche Berechtigung ich als Dokumenteigentümer mit ihnen teile. Viele Beteiligte können so zusammen Content erarbeiten. Das Ergebnis ist vereinfacht gesagt ein optimales, smartes Track Changes in Echtzeit.

TeamDocs richtet sich an Juristinnen und Juristen in Kanzleien ebenso wie in Unternehmen. Sind die Anwendungsfälle unterschiedlich? 

Vom Grundsatz her ist der Anwendungsfall sehr ähnlich: TeamDocs spielt seine Stärken dann aus, wenn ich ein gemeinsames Ziel vor Augen habe, das sich in einem möglichst schnell und effizient kollaborativ zu erstellenden Dokument niederschlägt.

In größeren Kanzleien hilft es besonders, wenn viele Anwälte aus verschiedenen Büros und Rechtsgebieten gleichzeitig an einem Dokument arbeiten können sollen. Ein klassischer Anwendungsfall ist das sehr umfangreiche Vertragsdokument, das im Entwurf mit Mandanten und Vertragspartnern geteilt werden soll, damit diese gleich mit daran arbeiten können. Für Unternehmensjuristen ist TeamDocs perfekt, um zahlreiche Abstimmungsprozesse innerhalb des Unternehmens zu managen und etwa Arbeitsverträge oder Vertriebsvereinbarungen mit allen Änderungen im Blick zu behalten. Zusätzlich erhöht es die Transparenz bei der Abstimmung von Dokumenten mit den beauftragten Anwaltskanzleien und weiteren Externen.

Haben Sie ein Praxisbeispiel, wo sich der Mehrwert von TeamDocs besonders deutlich gezeigt hat?

Die erste Installation von TeamDocs haben wir in einer mittelständischen Kanzlei Sozietät durchgeführt. Die Anwälte steckten damals in einem sehr zeitkritischen Projekt und hatten ein umfangreiches Vertragsdokument zu erstellen. Zu dem Entwurf gab es schon zig Änderungen, aber es hatten sich Ansprechpartner geändert, so dass niemand mehr genau nachvollziehen konnte, wer wann was bearbeitet hatte. Mit TeamDocs konnten wir das Dokument so aufbereiten, dass sich sämtliche Änderungen an der Ursprungsfassung nachverfolgen ließen. Die Anwälte konnten dann sehr schnell wieder gleichzeitig in dem Dokument weiterarbeiten und die Timeline halten. Das hat zu 100 Prozent vom Nutzen von TeamDocs überzeugt.

Wenn ich mich als Kanzlei oder Rechtsabteilung für TeamDocs entscheide, wie schnell bin ich damit arbeitsfähig?

Im Prinzip sofort. Mit dem Erwerb der Lizenz bzw. der gewünschten Zahl von Lizenzen bekommen Sie eine eigene Instanz für Ihr TeamDocs in der Cloud. Die Oberfläche ist natürlich erst einmal neu, so dass wir dazu eine Einführung anbieten. Wer technisch eh schon gut unterwegs ist, dem reichen meist die Hinweise im Schnelleinstieg. Und tatsächlich hören wir immer wieder von Kunden: Das ist so einfach, das kriegen wir ohne große Schulung hin.