Frau Vonderstein, wann haben Sie zuletzt ein Dokument in Word erstellt?
Das ist eine gute Frage. Ich nutze schon noch Word. Wenn ich aber weiß, dass ich mein Dokument mit anderen abstimmen werde, erstelle ich es gleich in TeamDocs. Der große Vorteil gegenüber dem Arbeiten mit klassischen Textverarbeitungsprogrammen ist: Ich erstelle mit TeamDocs ein Dokument, das ich unmittelbar über die Cloud teile und gemeinsam mit anderen bearbeiten kann. Dennoch und es bleibt es „mein“ Dokument, das heißt, ich kann jederzeit darauf zugreifen und den Bearbeitungsstand sehen.
Gehen wir einen großen Schritt zurück und schauen auf die Entwicklungsgeschichte von TeamDocs. Welche Idee stand am Anfang?
Als Wolters Kluwer wollen wir mit klugen technikgestützten Lösungen die Arbeit von Juristinnen und Juristen leichter machen und sie von möglichst vielen Zeitfressern befreien. So haben wir nach einem Tool gesucht, das unser Produktportfolio ergänzt, indem es Juristen speziell bei der Arbeit an umfangreichen Dokumenten unterstützt. Was der Jurist produziert, ist oft klassisch ein Papier, wenn auch zunehmend in digitaler Form. Letztlich geht es um ein Schriftstück – ein Gutachten, eine Dokumentation oder eben einen Vertrag. All diese Dokumente werden immer häufiger digital ausgetauscht beziehungsweise über einen Datenraum wie Onedrive oder SharePoint geteilt. Das allerdings meist in zig Versionen, also das Dokument xy in der Version 1, 2, 3, ergänzt durch final, final 2 und so weiter. Man pingpongt sich gegenseitig die überarbeiteten Dokumente zu. Je mehr Parteien involviert sind, sprich je mehr Personen an einem Dokument Änderungen vornehmen, desto unübersichtlicher wird es.
Genau dieses Problem wollten wir beheben. Und da beginnt die Geschichte von TeamDocs: TeamDocs ist dafür gemacht, Dokumente gemeinsam zu erarbeiten, in Echtzeit, ohne Reibungsverluste. Es optimiert die kollaborative Dokumentabstimmung und -verhandlung in der zunehmend digitalen Welt.
Und das funktioniert genau wie?
Ich erstelle ein Dokument direkt in TeamDocs oder importiere Inhalte aus einem Word-doc oder einem PDF und bin damit Eigentümer des Dokuments. Dann entscheide ich, wen ich zur Bearbeitung einladen möchte. Das können Kollegen sein oder beliebig viele Externe wie beispielsweise Vertragspartner. Diese erhalten eine E-Mail mit einem Link, registrieren sich kurz und können von da an das Dokument bearbeiten, kommentieren oder auch nur lesen, je nachdem, welche Berechtigung ich als Dokumenteigentümer mit ihnen teile. Viele Beteiligte können so zusammen Content erarbeiten. Das Ergebnis ist vereinfacht gesagt ein optimales, smartes Track Changes in Echtzeit.