Frage: Was versteht man unter einer Verfahrensdokumentation?
Antwort: Die Verfahrensdokumentation beschreibt die Abläufe eines Unternehmens rund um die Buchführung. Sie legt dar, wie Belege entstehen, wie sie verarbeitet, gespeichert und archiviert werden, welche Systeme dabei eingesetzt werden und wer für die einzelnen Schritte verantwortlich ist. Ziel ist es, dass Außenstehende jederzeit nachvollziehen können, wie die Prozesse im Unternehmen organisiert sind.
Frage: Für wen ist die Verfahrensdokumentation verpflichtend?
Antwort: Die Verfahrensdokumentation ist verpflichtend für alle Unternehmend – unabhängig von Größe und Rechtsform –, die Eingangsrechnungen empfangen und Ausgangsrechnungen erzeugen.
Frage: Was passiert, wenn ein Unternehmen keine Verfahrensdokumentation hat?
Antwort: Fehlt die Verfahrensdokumentation, kann das bei einer Betriebsprüfung folgende Konsequenzen haben:
- Es kann ein Ordnungswidrigkeitsverfahren eingeleitet werden.
- Der Steuerberater kann schadensersatzpflichtig werden, wenn er seine Aufklärungspflicht absichtlich oder grob fahrlässig verletzt – zum Beispiel, wenn er nur mündlich informiert und dafür keinen Nachweis hat.
- Die Buchhaltung kann verworfen werden.
- Das Finanzamt darf Einnahmen schätzen, was oft zu höheren Steuerforderungen führt.
Hinweis: Die Haftung des Steuerberaters kann auch dann eintreten, wenn er nicht vorsätzlich, sondern leichtfertig handelt. Das ist beispielsweise der Fall, wenn er über die Pflicht zur Verfahrensdokumentation lediglich mündlich informiert und es versäumt, die Aufklärung nachvollziehbar zu dokumentieren.
