Frage: Was versteht man unter einer Verfahrensdokumentation?
Antwort: Die Verfahrensdokumentation ist eine gesetzlich vorgeschriebene Maßnahme, die für alle Unternehmen gilt, auch für Kleinunternehmer. Sie regelt die Erfassung, Verarbeitung und Archivierung digitaler Belege sowie die zugehörigen Verantwortlichkeiten, Verfahren und eingesetzten Systeme.
Frage: Für wen ist die Verfahrensdokumentation verpflichtend?
Antwort: Die Verfahrensdokumentation ist gesetzlich vorgeschrieben, weil das Finanzamt dies verlangt – und zwar für alle Unternehmen, die Eingangsrechnungen empfangen und Ausgangsrechnungen erzeugen. Diese Pflicht ergibt sich aus §§145, 146 AO.
Frage: Was passiert, wenn ein Unternehmen keine Verfahrensdokumentation hat?
Antwort: Fehlt die Verfahrensdokumentation, kann das bei einer Betriebsprüfung folgende Konsequenzen haben:
- Es kann ein Ordnungswidrigkeitsverfahren eingeleitet werden.
- Der Steuerberater kann schadensersatzpflichtig werden, wenn er seine Aufklärungspflicht absichtlich oder grob fahrlässig verletzt – zum Beispiel, wenn er nur mündlich informiert und dafür keinen Nachweis hat.
- Die Buchhaltung kann verworfen werden.
- Das Finanzamt darf Einnahmen schätzen, was oft zu höheren Steuerforderungen führt.
Hinweis: Die Haftung des Steuerberaters kann auch dann eintreten, wenn er nicht vorsätzlich, sondern leichtfertig handelt. Das ist beispielsweise der Fall, wenn er über die Pflicht zur Verfahrensdokumentation lediglich mündlich informiert und es versäumt, die Aufklärung nachvollziehbar zu dokumentieren.
