Outsourcing-Strategien für Rechtsteams im Jahr 2025

Kanzlei vs. ALSPs: Die Wahl des richtigen Partners

Wenn Rechtsabteilungen externe Unterstützung suchen, wenden sie sich vorwiegend an Anwaltskanzleien. Eine deutliche Mehrheit (86 %) der Befragten gab an, im vergangenen Jahr eine Kanzlei beauftragt zu haben - mit durchschnittlich 37 % des Budgets für externe Rechtsberatung. Insbesondere in Bereichen mit hohem Risiko, wie beispielsweise Rechtsstreitigkeiten (42 %) und geistigem Eigentum (18 %), werden Kanzleien bevorzugt.

Alternative Rechtsdienstleister (ALSP) werden hingegen weitaus seltener in Anspruch genommen. Lediglich 32 % der Rechtsabteilungen nutzen ihre Dienste. Die Befragten, die mit einem ALSP zusammengearbeitet haben, gaben an, nur einen Anteil ihres Budgets von 21 % dafür verwendet zu haben. Obwohl ALSPs insbesondere für standardisierte oder skalierbare  rechtliche Aufgaben zunehmend an Bedeutung gewinnen, dominieren Kanzleien aufgrund ihrer etablierten Beziehungen, ihrer Fachkompetenz und ihres Markenvertrauens nach wie vor. 

Vorteile des Outsourcings an externe Kanzleien und ALSPs

Outsourcing ist zu einer verbreiteten Strategie geworden, wenn Rechtsabteilungen Unterstützung bei der Bewältigung ihrer Workloads benötigen. Hier die wichtigsten Vorteile des Outsourcings:

1. Zugang zu Fachwissen
   Der Hauptgrund für die Auslagerung an Kanzleien (laut 70 % der Befragten) ist der Mangel an internem Fachwissen. Streitigkeiten im Bereich des geistigen Eigentums oder spezielle regulatorische Anforderungen erfordern oft externe Fachleute, die Kanzleien zur Verfügung stellen können.
2. Skalierbarkeit
   ALSPs zeichnen sich durch die Skalierbarkeit ihrer Ressourcen für Routineaufgaben wie Dokumentenprüfung oder E-Discovery aus. Diese Flexibilität sorgt dafür, dass sich Rechtsabteilungen auf strategische Prioritäten konzentrieren können, ohne zusätzliches Personal einstellen zu müssen. 
3. Kostenoptimierung
   Während Rechtsabteilungen für komplexe Angelegenheiten Anwaltskanzleien Kanzleien bevorzugen, bieten ALSPs oft eine kostengünstige Alternative für operative Aufgaben wie Vertragsmanagement oder Compliance-Überwachung. Eine sorgfältige Aufteilung der Aufgaben zwischen diesen beiden Kategorien von Anbietern kann die Gesamtkosten für Rechtsdienstleistungen erheblich senken.
4. Schnellere Bearbeitungszeiten
   Externe Ressourcen verfügen oft über engagierte Teams, die Herausforderungen sofort angehen können. Dadurch wird die Zeit bis zur Lösung verkürzt und Rechtsabteilungen können enge Fristen einhalten.
5. Zugang zu innovativer Technologie
   ALSPs nutzen zunehmend fortschrittliche Technologie, wie z. B. KI-basierte Tools für die Vertragsprüfung und -analyse. Dadurch können Rechtsabteilungen effizienter arbeiten, ohne erhebliche Investitionen tätigen zu müssen.

Frameworks für intelligentere Ressourcenentscheidungen

Um agil zu bleiben, benötigen Rechtsabteilungen einen Rahmen, der festlegt, welche Aufgaben ausgelagert werden sollen, wie der richtige externe Partner ausgewählt wird und wann es sinnvoller ist, die Aufgabe intern zu bearbeiten.  

Wichtige Überlegungen zum Outsourcing

• Komplexität der Thematik: Für routinemäßige und sich wiederholende Aufgaben bieten ALSPs eine kosteneffiziente Lösung. Komplexe Angelegenheiten mit hohem Risiko sollten auch weiterhin von Kanzleien bearbeitet werden – insbesondere dann, wenn intern niemand über das erforderliche Fachwissen verfügt.
• Budgetbeschränkungen: Bewertung der Kosteneffizienz des Einsatzes von ALSPs für Aufgaben, die keine Nischenkenntnisse erfordern.
• Internes Fachwissen: Aufgaben, für die internes Wissen fehlt, sollten ausgelagert werden, um Zeit bei der Ausführung zu sparen.

Wann man nicht auslagern sollte

Einige Aufgaben lassen sich besser intern verwalten, um eine strengere Kontrolle und Ausrichtung auf die Unternehmensziele zu gewährleisten. Zum Beispiel:

• Vertragslebenszyklusmanagement (CLM): Da 81 % der Rechtsabteilungen Verträge intern verwalten (89 %, wenn die Rechtsabteilung mit CLM-Software ausgestattet ist), kann die Investition in CLM-Technologie die Abhängigkeit von Outsourcing reduzieren.
• Compliance und Datenschutz: Bereiche, in denen fundierte Kenntnisse der unternehmensspezifischen Prozesse und sensiblen Daten erforderlich sind, sollten in der Regel intern bearbeitet werden.

Best Practices für das Outsourcing von Rechtsdienstleistungen

Um eine erfolgreiche Outsourcing-Strategie sicherzustellen, sollten Rechtsabteilungen die folgenden Best Practices befolgen:

1. Klare Ziele definieren: Formulieren Sie genau, was Sie von externen Parteien benötigen, und stimmen Sie die Ziele auf messbare Ergebnisse ab
2. Überprüfen Sie Ihre Partner: Führen Sie eine Due-Diligence-Prüfung durch, um die Performance zu bewerten, bevor Sie externe Anbieter beauftragen.
3. Überwachen Sie die Performance: Legen Sie KPIs fest und führen Sie regelmäßige Kontrollen durch, um den Fortschritt und den Mehrwert zu messen.
4. Nutzung Sie Technologie: Setzen Sie Tools wie Legisway ein, um die Kommunikation, Nachverfolgung und Zusammenarbeit zwischen internen und externen Teams zu verbessern.
5. Bewerten Sie regelmäßig den ROI (Kapitalrendite): Überprüfen Sie die Outsourcing-Kosten regelmäßig und bewerten Sie die Ergebnisse, um Ihre Strategie zu optimieren.

Die Zukunft des Rechts-Outsourcings

Beim Outsourcing geht es zunehmend darum, strategische Partnerschaften aufzubauen, die die Gesamtleistung der Rechtsabteilung verbessern. Die Einführung und effektive Nutzung von Legal Tech verändert die Art und Weise, wie Rechtsdienstleistungen erbracht werden. Sie bieten Rechtsabteilungen mehr Optionen, um Kosten, Qualität und Skalierbarkeit in Einklang zu bringen. Durch den Einsatz von Technologie zur Rationalisierung von Prozessen können Rechtsabteilungen Kosten senken und gleichzeitig hohe Servicestandards aufrechterhalten.