Cómo calcular el sueldo neto: guía para profesionales de nómina y RRHH

Por su parte, el trabajador asume otra parte de las cotizaciones a la Seguridad Social, que también se sustraen del bruto y que desglosamos a continuación: 

Las deducciones por cotización a la Seguridad social deben calcularse sobre la base de cotización correspondiente, que puede diferir del salario bruto si existen conceptos exentos o no computables. En 2025, la base mínima de cotización es de 1.381,20 € mensuales y la base máxima de 4.909,50 €1. Para un correcto cálculo de la nómina es importante asegurarnos de que los topes máximos y mínimos de cotización estén actualizados según la normativa vigente, por lo que contar con una solución siempre actualizada a normativa resulta especialmente relevante. 

Retención del IRPF

El IRPF es otro de los conceptos que se sustraen del sueldo bruto y que en este caso corresponde asumir al trabajador. El cálculo de la retención del IRPF debe realizarse conforme al modelo 145 y tener en cuenta:

• Situación familiar del trabajador
• Retribución anual estimada
• Tipo de contrato y duración
• Discapacidades o situaciones especiales

Para ello será clave utilizar un software de nómina con motor de cálculo fiscal actualizado. 

Cómo calcular el sueldo neto: fórmula y ejemplos 

La fórmula general para calcular el sueldo neto es:

Sueldo neto = Salario bruto - Cotizaciones a la Seguridad Social - Retención IRPF

Se trata de un cálculo que debe realizarse mensualmente, considerando posibles variaciones en retribuciones variables, ausencias, IT, etc. 

Podemos ver un ejemplo práctico para un contrato indefinido en la siguiente infografía.

Incidencias y errores frecuentes al calcular el sueldo neto

El cálculo del sueldo neto puede verse alterado por una mala parametrización del programa utilizado para la gestión de las nóminas, o bien por confusiones u errores. Algunos de los más comunes son: 

• Incapacidad temporal (IT): afecta tanto a la base de cotización como al importe neto. Es clave aplicar correctamente los porcentajes de mejora según convenio.
• Ausencias no retribuidas: deben descontarse proporcionalmente del bruto y recalcular IRPF si afectan al devengo anual.
• Horas extras y complementarias: deben cotizarse y tributar según su naturaleza (estructurales o no). Un error frecuente es no prorratear correctamente las pagas extras cuando así lo establece el contrato.
• Retribuciones en especie: deben valorarse correctamente y tributar si superan los límites exentos. Un error habitual es no considerar retribuciones en especie en la base de IRPF.
• Aplicación incorrecta del tipo de IRPF por no actualizar el modelo 145.
• No aplicar topes máximos/mínimos de cotización.
• Duplicidad de conceptos o errores en la codificación contable.

El coste empresa vs. el sueldo neto

Relacionado con el cálculo del sueldo neto, resulta interesante entender el concepto del coste empresa: se trata del gasto total que la empresa asume por contratar al trabajador, y que incluye el sueldo bruto más todas las cotizaciones a la Seguridad Social que la empresa debe abonar (contingencias comunes, desempleo, formación, accidentes de trabajo y el Mecanismo de Equidad Intergeneracional). Por tanto, el coste empresa siempre es superior al sueldo bruto del trabajador.

Ejemplo:

Comunicación al trabajador: ayudar a entender el sueldo bruto y el sueldo neto

• Incluir glosarios en el portal del empleado, listar y explicar preguntas frecuentes sobre la nómina y las deducciones, ilustrar cómo se calcula una nómina, etc.
• Ofrecer simuladores de nómina personalizados o infografías que ilustren el proceso del bruto al neto.
• Explicar los cambios en el IRPF o cotizaciones en boletines internos, junto con las novedades laborales previstas.
• Aclarar cómo algunos conceptos como el MEI, las horas extra o las ausencias impactan en la nómina. 

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Herramientas y buenas prácticas profesionales para el cálculo de la nómina

Calcular el sueldo neto con precisión es una competencia clave para los profesionales de nómina que no solo garantiza el cumplimiento legal, sino que también fortalece la confianza del trabajador y mejora la eficiencia operativa del departamento de RRHH o del despacho profesional. La clave está en combinar conocimiento técnico con las herramientas adecuadas:

• Implementar un software de nómina actualizado a normativa y fiable. a3inuuva Nómina es un buen ejemplo de ello: más de 4,5 millones de nóminas se calculan al mes con esta solución, que se mantiene permanentemente actualizada a los cambios legales y normativos. Al realizar el cálculo de nómina, es posible aportar documentación de valor para confirmar que se ha calculado correctamente. Además, permite hacerlo a través de un Ajuste a líquido, teniendo en cuenta las retribuciones establecidas en el convenio e incorporando un importe automático para llegar al liquido pactado, muy habitual en algunos sectores.
• Seleccionar software que facilite módulos adicionales para la gestión laboral, como el Registro de la Jornada o el Registro Salarial, e integración con aplicaciones estándar del mercado, como las de a3Marketplace.
• Trabajar con herramientas que permitan automatizar informes y trabajar con plataformas de Business Intelligence.
• Integrar sistemas de firma digital y portal del empleado para agilizar el proceso y la distribución de la nómina.

Además, existen una serie de buenas prácticas interesantes para los profesionales de la nómina:

• Formación continua: Estar al día sobre novedades en la normativa laboral, fiscal y de Seguridad Social. Un buen recurso para ello es la suscripción a a3news, que mensualmente informa de cambios normativos, ofrece invitaciones a webinars y eventos, y descargas de recursos de interés, así como los cursos de nominas y seguros sociales de Wolters Kluwer Academy.
• Comunicación proactiva: Informar al trabajador de cualquier cambio que afecte su neto. Disponer de un espacio de comunicación interna y/o portal del empleado para transparentar el proceso de la nómina y compartir documentación.
• Gestión documental: Archivar las nóminas firmadas y los modelos 145 actualizados.