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Fiscal, Contable y Nómina10 octubre, 2022

Factura rectificativa: qué es y cuándo usarla

Una de las dudas más frecuentes entre autónomos y pymes a la hora de facturar es qué es una factura rectificativa y en qué casos debe utilizarse. Se trata de un documento que permite corregir una factura original cuando sea necesario (por ejemplo, en caso de que ésta contenga algún dato incorrecto o le falte información imprescindible). 

Aprende cómo hacer una factura rectificativa valiéndote de algunos ejemplos y toma nota de qué información debe contener en cada caso y en qué supuestos debes usarla. 

Qué es la factura rectificativa

¿Alguna vez te has preguntado cómo corregir una factura mal emitida? La factura rectificativa está diseñada precisamente para los casos en que la factura original necesita ser matizada o modificada, y responde al hecho de que, una vez emitida, una factura no puede alterarse.

En concreto, las facturas rectificativas son un tipo de documento contable que te permite corregir una factura original con alguno de estos fines: 

  • Añadir información imprescindible que fue omitida por error, corregir algún dato o completar información.
  • En general, realizar cambios en las condiciones pactadas (por ejemplo, aplicar un descuento, cambiar la fecha de entrega o de prestación del servicio…). En este sentido, se pueden emitir facturas rectificativas negativas (cuando, por ejemplo, se reduzca la mercancía solicitada).
  • Cuando las cuotas impositivas repercutidas se hubiesen determinado incorrectamente.
  • Cuando el destinatario de las operaciones sujetas a IVA no haya hecho efectivo el pago de las cuotas repercutidas. En este caso, el objetivo es recuperar el IVA declarado en un trimestre anterior, correspondiente a una factura impagada. 

La mayoría de las facturas rectificativas se emiten para corregir errores en los datos de la factura (número, serie; nombre, razón o denominación social del destinatario o del emisor; NIF o CIF; domicilio de cualquiera de las partes; descripción de las operaciones…). 

factura rectificativa ejemplo

Sin embargo, como vemos, también se puede usar este documento para reflejar una renegociación de condiciones (por ejemplo, una rebaja en el precio, fecha de entrega, etc.), corregir un error fiscal o recuperar el IVA abonado por una factura impagada.

Como referencia normativa, desde el pasado 1 de enero de 2013 el Reglamento de Facturación deja claro que no es posible anular una factura emitida generando otra que la sustituya para la misma operación. El artículo 15 de este texto legal explica todos los supuestos en que debe expedirse una factura certificativa.

Para evitar errores desde un primer momento, te recomendamos estudiar cómo hacer una factura y cuándo hacer una factura simplificada, así como hacer uso de un software de facturación a la medida de las necesidades de tu actividad profesional o tu negocio. 

También te explicamos cómo elegir un programa de facturación.

Cómo hacer una factura rectificativa

Una vez aclarado qué significa factura rectificativa, el siguiente paso es aprender cómo hacer una factura rectificativa y qué información debe contener para que resulte válida. 

En principio, la información contenida en la factura rectificativa debe ser la misma que la contenida en la factura original, atendiendo a los requisitos y datos obligatorios en cada caso (factura ordinaria o factura simplificada). 

Si lo que vamos a corregir es una factura simplificada, bastarán los datos de la factura simplificada. Además, si corregimos una factura ordinaria, es posible hacerlo usando el contenido de la factura simplificada.

Por tanto, como mínimo, la factura rectificativa contendrá esa información básica: 

  • Número y, en su caso, serie de la factura.
  • Fecha de expedición y de operación.
  • Número de Identificación Fiscal (NIF), así como nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a su expedición.
  • Identificación del tipo de bienes entregados o servicios prestados.
  • Tipo impositivo asociado (opcionalmente, también la expresión ‘IVA incluido’).
  • Importe total.

Además, toda factura rectificativa, también conocida como factura de abono, deberá reflejar los siguientes aspectos: 

  • Mencionar que se trata de una factura rectificativa con toda claridad.
  • Llevar una numeración especial y una serie diferente a la de las facturas ordinarias. 
  • Identificar de forma clara cuál es la factura a la que rectifica, indicando su número, serie y fecha.
  • Especificar el motivo de la emisión y qué es lo que se rectifica. 

Es posible rectificar varias facturas en una sola, pero deben mencionarse e identificarse con claridad todas las facturas modificadas.

Ejemplos de factura rectificativa

Puedes utilizar el mismo modelo de factura para realizar una factura rectificativa, siempre que se recojan los extremos del anterior punto. 
Estos son algunos ejemplos de facturas rectificativas:

  • Si te has equivocado en la fecha, en el CIF o en cualquier dato informativo, tu nueva factura deberá contener la información correcta y recoger un texto en la descripción o concepto que indique que la presente factura modifica a la factura número X con fecha X y que, en concreto, corrige los datos relativos al dato de que se trate. Ante la duda, es preferible que no te quedes corto con la información contenida en el nuevo documento. No olvides que la serie debe ser distinta y la fecha de emisión, la actual.
  • Si te has equivocado de cliente, tendrás que dar dos pasos distintos: emitir una factura rectificativa negativa con lo datos del cliente erróneo (sigue las mismas recomendaciones que en el caso anterior), y emitir una factura ordinaria con los datos correctos, dirigida al cliente real.
  • Si te has equivocado en el importe, el tipo impositivo o a las cuotas de IVA,  lo más sencillo es que la factura rectificativa contenga simplemente la información correcta y que indiques claramente qué es lo que se está modificando. Otra opción es reflejar en la factura rectificativa tan solo la diferencia entre la cuantía correcta y la errónea (sea positiva o negativa). En este último caso, al estar relacionadas ambas facturas, las dos serán válidas, mientras que en el primer caso la factura rectificativa anulará a la anterior. 

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En qué plazo debe emitirse una factura rectificativa

La normativa nos indica que la expedición de la factura rectificativa o de abono deberá efectuarse “tan pronto como el obligado a expedirla tenga constancia de las circunstancias” que obligan a su expedición, siempre que no hubiesen transcurrido cuatro años a partir del momento en que se devengó el impuesto afectado, en su caso. 

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