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Fiscal, Contable y Nómina04 mayo, 2021

¿Qué es un ERP? Definición, tipologías y ejemplos

El software ERP (Enterprise Resource Planning o ERP) es un sistema de planificación de recursos empresariales. Se trata de una solución que permite centralizar toda la gestión de la empresa agilizado tareas y controlando eficazmente las diferentes áreas. 

Cuando nos preguntamos qué es un software ERP vemos que es un sistema que sirve para optimizar y automatizar procesos gracias al uso de una única base de datos, mejorando la competitividad, la productividad y la rentabilidad.

 ERP: significado de las siglas

El software ERP (por sus siglas en inglés, Enterprise Resource Planning o ERP) que supone una solución de gran ayuda para la gestión de empresas de todos los tamaños, también de las pymes, aunque no tengan grandes presupuestos. 

Cuando hablamos de sistemas ERP nos referimos a una herramienta de software que permite una gestión unificada de las diferentes áreas de una empresa (laboral, comercial, compras, logística, producción, financiera, etc) con acceso a la información en tiempo real. Además, gracias a las soluciones verticales especializadas, se adapta a cada empresa y a cualquier sector de actividad. 

Con la instalación de un ERP podemos ahorrar tiempo y dinero, y garantizar que todos trabajen con los mismos datos y KPI (indicadores clave de rendimiento). 

¿Qué es un sistema ERP y para qué sirve?

 El software ERP es un tipo de programa de gestión para empresas que sirve para agilizar el trabajo diario de la empresa, ya que conecta todos los departamentos internos y las acciones que estos desempeñan. Así, se produce un ahorro de tiempo considerable a diferencia del sistema tradicional de procesamiento de la información y se facilita la gestión empresarial.

Cuando se habla de programa ERP, a menudo se relaciona con grandes empresas. Sin embargo, cualquier negocio puede necesitar un sistema integral que facilite su gestión con una base de datos única, especialmente una pyme. De hecho, las pymes disponen de programas ERP pensados para sus necesidades específicas y adaptados a su presupuesto.

Los ERP y módulos se adaptan a las características de la empresa, por lo que suponen un apoyo entre las diferentes áreas, incrementando la productividad y operatividad. Por lo tanto, puede suponer para el negocio incidir en las siguientes cualidades de crecimiento empresarial: 

  • Adaptabilidad a la manera de trabajar de cada negocio: los procesos empresariales deben poder adaptarse también a la manera de trabajar de cada negocio, ya que este cuenta con sus propios parámetros y estándares. Los sistemas ERP ofrecen diferentes configuraciones y módulos.  
  • Acceso a la información global de la compañía: por ejemplo, un nuevo pedido consulta la disponibilidad del producto actualiza el programa de distribución. Una vez enviado el pedido, se envía la factura. 
  • Registro de una base de datos común: una de las grandes ventajas del sistema ERP. Permite que los datos se registren una única vez y que cada departamento de la empresa pueda acceder a los mismos.

Tipos de ERP 

Hay varios tipos de ERP que se pueden catalogar por:  

software ERP

Tamaño de empresa:  

En función del tamaño de la empresa, algunos sistemas ERP están enfocados para cubrir de manera exclusiva las necesidades de grandes corporaciones, mientras que otros se centran en las pequeñas y medianas empresas, además de micropymes.

Funcionalidad:  

Los ERPs más habituales son los "horizontales" o "generalistas". Este tipo de soluciones están orientadas a las necesidades estándar de cualquier empresa. En función de su capacidad de parametrización, hay algunos que pueden adaptarse a necesidades específicas de la empresa. Otras soluciones son las llamadas "verticales", que están creadas para sectores o nichos en específico.

Alojamiento:  

Otra forma de diferenciar un software ERP es teniendo en cuenta su alojamiento e instalación. Algunos softwares ERP se instalan en el entramado informático de la propia empresa (on premise). Por otra parte, un sistema ERP en la nube (cloud) se aloja en un servidor de un tercero, con la ventaja de que no necesitamos contar con nuestra infraestructura.  

Tipo de pago:  

Otra diferenciación de los programas ERP se encuentra en el tipo de pago. Una de las situaciones más habituales es la compra de la licencia de uso y el pago un mantenimiento periódico. La otra, el pago de una suscripción, normalmente mediante cuotas anuales o mensuales. 

Propiedad del software:  

En este caso el cliente podrá decidir entre la opción "propietario", la más solicitada, o "libre open source", menos frecuente. En esta última opción, la licencia es gratuita, aunque hay que tener en cuenta que es posible que las versiones superiores del mismo o algunas funcionalidades sean de pago. Por ello, hay que tener en cuenta que esta alternativa puede tener un precio mayor para la compañía que la primera. 

Ventajas y desventajas del software ERP  

Todas las empresas que han implementado un ERP coinciden en destacar los siguientes beneficios:

  • Automatización. Por ejemplo: las tereas cotidianas, la generación de facturas, gestión de notificaciones electrónicas, o gestión de extractos bancarios por eso la eficacia empresarial aumentará. 
  • Impulsa el crecimiento de la empresa, como consecuencia de mejorar los procesos y el control del negocio. 
  • Comunicación interna. Una de los grandes beneficios de un sistema ERP es que mejora la comunicación entre las diferentes secciones de una organización. 
  • Control y trazabilidad. Todos los movimientos quedan registrados dentro del software de gestión, por lo que es posible realizar un seguimiento de los procesos. 
  • Mejora la toma de decisiones. Los ERP promueven la colaboración compartiendo los datos obtenidos en la organización. Los datos compartidos permiten a los departamentos dedicar su tiempo a analizar los datos, sacar conclusiones y tomar mejores decisiones. 
  • Disminuye los gastos en tecnología de la información, al tener todo los datos integrados en un único programa.
  • Aumento de la seguridad. Aunque la seguridad de una base de datos centralizada es crítica, es más eficaz y permite un mayor control cuando se encuentra centralizada que cuando esos datos están dispersos en cientos de servidores, en armarios o en escritorios. 
  • Optimiza la eficiencia general de la empresa, controlando operaciones de forma sencilla e integral. 

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En cuanto a desventajas, la puesta en marcha de un ERP, como de cualquier software, implica el traspaso de datos del antiguo sistema con el que se trabajaba, así como de aprendizaje del sistema por parte de los empleados y la posible revisión de ciertos procesos para adecuarlos a las posibilidades de mayor eficiencia y control que ofrece el software.  Esta puesta en marcha se puede agilizar si se opta por un ERP intuitivo y preparado para un fácil traspaso de información, así como escoger un proveedor con amplia experiencia y capacidad para acompañar el negocio en este proceso. 

Cómo escoger el mejor sistema de planificación de recursos empresariales

Decidir qué sistema de planificación de recursos se va a implantar es un paso muy importante, ya que debe cumplir con las expectativas de gestión integral de la empresa. Es necesario tener en cuenta:  

  1. Necesidades de la empresa: se deben identificar los problemas que se esperan solucionar con el software. ¿Realizas tu actividad en un sector concreto? ¿Tu sistema ERP requiere de unas características muy marcadas? ¿A qué necesidades reales debe responder tu software? Son cuestiones esenciales que deben precisarse previamente a la elección del mejor ERP, puesto que son la base para las cuestiones posteriores.
  2. Establecer un presupuesto: Estudia la rentabilidad, sin salirte del presupuesto.
  3. Áreas de implantación: para implantar un ERP la empresa debe definir dónde se utilizará el software, así como los objetivos que se quieren alcanzar en cada una de ellas.

Es necesario tener bien definidas las funcionalidades y los departamentos en los que se debe implementar la medida. Así, se podrán acotar las funcionalidades, de manera más estrecha, para poder seleccionar la mejor elección que nos asegure el crecimiento certero de nuestra área de negocio. 

Módulos o funcionalidades que cubre un sistema ERP

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Estos son algunos de los módulos más habituales que cubre un software de gestión ERP, aunque existen muchos más.

  • CRM: en el caso del Customer Relationship Management, este puede ser un módulo o bien puede estar integrado con nuestro ERP. A nivel conceptual, hay diferencias entre CRM y ERP. El CRM está diseñado para dar soporte y forma a las interacciones con los contactos y clientes. Este tipo de software permite planificar acciones comerciales medibles y gestionar campañas con total trazabilidad, mientras que el ERP permite una gestión integral del negocio.  
  • Gestión de autoventa y preventa: pensada para que la fuerza de ventas de la empresa pueda realizar todas las gestiones de autoventa y preventa, en cualquier momento y lugar, desde una table o smartphone. Además, permite sincronizar la actividad comercial de forma automática con a3ERP, la solución integral de gestión para pymes. 
  • Almacén: tiene la capacidad de optimizar todas las operaciones que sean necesarias para ganar eficiencia, optimizar espacios y mejorar el rendimiento de los operarios.
  • Gestión de proyectos: facilita la gestión de proyectos en cualquier área funcional que requiera un control de recursos. Ofrece una visión global y detallada de cada fase para tomar decisiones precisas. 
  • Análisis de negocio: facilita la evaluación del rendimiento del negocio y el reporting, así como la toma de decisiones estratégicas.
  • Gestión de nómina: administra y gestiona las nóminas de los empleados del negocio.
  • Producción: agrupa procesos como la entrada de pedidos multicanal, la logística de las compras y las expediciones o puntos de venta, entre otros.

Integraciones

A la hora de escoger un ERP, es importante tener en cuenta su flexibilidad para integrarse con otros sistemas específicos que se utilicen o que se puedan necesitar en un futuro. Es el caso de programas informáticos que, por sus especificidades, no se puedan sustituir por las funcionalidades de nuestro ERP o plataformas de amplio uso como Office 365.

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