Los costes de un análisis completo del CTP
Los enfoques tradicionales para orientar las decisiones de sustitución y adquisición de software solían ser demasiado limitados y se centraban sobre todo en los costes iniciales. El análisis del CTP es un intento por determinar el impacto financiero general y a largo plazo de la propiedad y explotación de un programa informático, teniendo en cuenta factores como el coste de mantenimiento y soporte del sistema.
Sin embargo, el enfoque estándar del análisis del CTP puede quedarse corto a la hora de ofrecer una visión completa. ¿Qué hay de factores como la agilidad empresarial, el estado de ánimo del personal y la capacidad de la solución para permitirle convertirse en un socio de la empresa en general? Para establecer el coste total de propiedad, hay que tener en cuenta los costes directos, indirectos y ocultos.
Costes directos del software de finanzas
Cuotas de licencia
Cuando hay que elegir entre continuar con un sistema local o pasar a un modelo de suscripción basado en la nube, la comparación suele ser entre una cuota anual fija y los costes de las licencias perpetuas. Pero también hay que tener en cuenta la escalabilidad. ¿Cómo de fácil y rentable es incorporar nuevas licencias cuando se necesitan?
Hardware
Calcule el coste de los servidores, los equipos de red y el almacenamiento necesarios para dar soporte a su sistema y en qué medida podrían eliminarse con la transición.
Costes informáticos y de personal
La implantación de su nuevo producto requerirá probablemente una inversión en configuración, migración, incorporación y formación. Pero fíjese bien en tus gastos actuales. ¿Cuánto le cuesta en este momento mantener los servidores, parchear los sistemas y dar soporte a los usuarios? ¿Qué conclusiones saca de esta comparación?
Herramientas de terceros
Con el tiempo, un sistema heredado puede desarrollar una cantidad considerable de desbordamiento a medida que se introducen API, herramientas ETL, herramientas de generación de informes a medida, plugins y middleware para cubrir lagunas y satisfacer necesidades cambiantes. ¿Cuál es el coste continuo de su mantenimiento y en comparación con las nuevas alternativas, especialmente las que incorporan integraciones y garantizan el cumplimiento?
Recuperación en caso de catástrofe
¿Cuál es el coste de mantener la infraestructura actual para garantizar la resiliencia y la tolerancia frente a fallos, y cómo se compara con una alternativa gestionada?
Costes indirectos
Dilatados ciclos de proceso
¿Cuánto tiempo suelen llevarle los procesos de cierre y consolidación mensual, elaboración de informes, planificación y otros procesos centrales? ¿Qué nivel de recursos de equipo se requiere para cada uno y qué implica en términos de costes financieros? Compare y contraste esto con los resultados contrastados en la reducción de los tiempos de ciclo de los proveedores de soluciones alternativas.
Soluciones manuales
Examine el coste monetario del tiempo dedicado por los miembros del equipo al margen del sistema central como resultado de las lagunas funcionales, como recurrir a Excel para las exportaciones y conciliaciones.
El coste de las ineficiencias recurrentes
Considere cada proceso central. Identifique y cuantifique la cantidad de trabajo invertido, por ejemplo, en:
- conciliación manual de incoherencias
- idas y venidas de correos electrónicos sobre aprobaciones
- ausencia de control de las versiones
- esperar a que TI entregue los informes debido a la falta de funcionalidades de autoservicio
- pérdida de productividad debido a la lentitud de funcionamiento y las caídas del sistema, teniendo en cuenta que la frecuencia de las caídas aumenta con el tiempo.
Compárelo con el nuevo sistema, teniendo en cuenta el tiempo de adaptación a los nuevos flujos de trabajo y una posible ralentización temporal durante la transición.
Costes ocultos
El coste de la brecha de agilidad
Se produce un cambio repentino en el mercado de divisas o en el tipo de interés de financiación. Una crisis geopolítica provoca una interrupción que afecta a uno de sus socios de la cadena de suministro. Surge una oportunidad de fusión y adquisición con un margen limitado para actuar. Piense en casos recientes en los que se han dado este tipo de circunstancias. ¿Hasta qué punto su agilidad de respuesta se ha visto obstaculizada por procesos engorrosos, en particular en torno a la planificación y el análisis financieros? ¿Cuáles fueron las consecuencias financieras del retraso? ¿Cómo podría paliarse este problema mediante el acceso a una funcionalidad de planificación y análisis financieros rápida y fiable?
El coste de arrepentimiento: equivocarse tiene un precio
Un acontecimiento inesperado le obliga a ahorrar costes para mejorar el flujo de caja. Sin embargo, existen múltiples respuestas posibles. ¿Debe hacer recortes generales o centrarse en áreas concretas? ¿Cuántas veces ha tomado decisiones basándose en un análisis incompleto de las consecuencias probables? ¿En qué medida podría mejorar su capacidad para evitar costosos pasos en falso mediante la implantación de un software financiero con funciones integradas de planificación de escenarios?
Es posible que ya disponga de algunas capacidades de planificación de escenarios. Pero si su sistema actual se atasca en procesos demasiado largos que le impiden disponer del ancho de banda necesario para ponerlo a trabajar, es casi seguro que ha llegado el momento de plantearse una alternativa.
Costes de cumplimiento normativo
Si los procesos actuales implican el envío de datos confidenciales por correo electrónico entre usuarios, considere las posibles repercusiones de que caigan en las manos equivocadas. Piense en las soluciones provisionales o personalizadas de que dispone para hacer frente a una serie de obligaciones normativas. ¿En qué medida se apartan de las mejores prácticas? ¿Cuáles son las consecuencias financieras de una infracción?
Costes de personal
Considere detenidamente los factores que le impiden retener y atraer talento. ¿Dedica tiempo a ciclos de cierre innecesariamente dilatados, comprobaciones manuales y otras ineficiencias de proceso que provocan dimisiones y ausencia de candidatos para cubrir las vacantes?
Coste de la asociación empresarial
"Las empresas necesitan información en tiempo real, con los mejores y aplicando un pensamiento crítico". Esta fue una de las principales conclusiones de nuestra sesión de preguntas y respuestas con EY. El tiempo dedicado a lidiar con la tecnología heredada y los procesos ineficaces conlleva menos tiempo para que Finanzas desempeñe su función como socio del negocio en general. ¿Hasta qué punto es capaz de proporcionar información oportuna y práctica a las partes interesadas? ¿Cómo podría mejorarse este aspecto mediante la introducción de una tecnología financiera madura y potente?
Próximos pasos para avanzar hacia la automatización de procesos financieros
A medida que se avanza en el análisis de los costes directos, indirectos y "ocultos" (incluidos los costes de oportunidad), resulta indudablemente más difícil asignar una cifra exacta a cada uno de ellos. Sin embargo, eso no implica que estos costes deban descartarse en cualquier análisis del CTP. En la mayoría de los casos, no hacer nada es exactamente lo contrario a una estrategia segura o neutral. Una empresa resiliente y ágil requiere un departamento de Finanzas dispuesto y capaz de aportar información y valor añadido. Esperar al "final de la vida útil" formal implica que el negocio esperará más a que usted cumpla lo prometido. ¿Puede permitirse esperar?
