Claves del modelo 145 para la comunicación de datos y retenciones del trabajo en IRPF

El modelo 145 es un documento esencial para empresarios y trabajadores, ya que de su correcta gestión depende que las retenciones de IRPF del empleado se ajusten a su realidad fiscal. Si bien el empleado o colaborador es el responsable de informar acerca de su situación personal y familiar al pagador, facilitar la cumplimentación de este modelo desde el departamento de RRHH es elemental para un buen onboarding del trabajador: te contamos las claves de este modelo para garantizar una mejor experiencia para empleados y colaboradores.

• ¿Qué es y para qué sirve el modelo 145?
• ¿Cuándo hay que presentar el modelo 145?
• ¿Quién está obligado a presentar el modelo 145?
• ¿Por qué es importante presentar el modelo 145?
• Plazos de presentación del modelo 145
• ¿Qué información contiene el modelo 145?
• Cómo rellenar el modelo 145
  • ¿Cuál es el porcentaje de retención del modelo 145?
• Gestiona el modelo 145 con un software de nómina líder en el mercado

¿Qué es y para qué sirve el modelo 145?

El modelo 145 o ‘Modelo 145. IRPF. Retenciones sobre rendimientos del trabajo. Comunicación de datos al pagador.’, es un modelo informativo que deben presentar los trabajadores ante sus pagadores de rendimientos del trabajo (es decir, aquellos que tributen por IRPF) con el fin de informar acerca de ciertos datos que influirán en la retención que deberán aplicar los pagadores con respecto a las cantidades que abonen a sus trabajadores o colaboradores.

De esta forma, el empleador conocerá la situación personal y familiar de cada empleado y podrá realizar una retención de IRPF acorde a estos datos para que el resultado, al finalizar el ejercicio fiscal, sea lo más acorde a las obligaciones tributarias del interesado. 

En definitiva, el modelo 145 está íntimamente relacionado con la declaración de la renta: a la hora de ajustar cuentas con cada contribuyente, Hacienda procederá a calcular si debe pagar alguna cantidad extra o si, por el contrario, la declaración sale a devolver, o queda en tablas.

¿Cuándo hay que presentar el modelo 145?

Existen dos momentos o situaciones en los que un receptor de rentas sujetas a IRPF debe presentar el modelo 145:

• Antes del día primero de cada año natural o del inicio de la relación, considerando la situación personal y familiar que previsiblemente vaya a existir en estas dos últimas fechas. No será preciso reiterar en cada ejercicio la comunicación de datos al pagador: la ley solo obliga a hacerlo cuando varíen las circunstancias personales y familiares del contribuyente.
• En caso de que exista algún cambio en la situación personal o familiar del interesado que tenga repercusión en la retención practicada sobre sus ingresos. En este caso, el contribuyente deberá comunicarlo en el plazo de 10 días desde que se produzca la nueva situación y se tendrán en cuenta los nuevos datos “en la primera nómina a confeccionar con posterioridad a esa comunicación, siempre y cuando resten, al menos, cinco días para la confección de la nómina.”

Es importante que la empresa lleve a cabo una labor de comunicación con respecto a la obligación de presentar el modelo 145, con especial hincapié en los supuestos que puedan dar lugar a sanciones. 

Cómo rellenar el modelo 145

Rellenar el modelo 145 es bastante sencillo y rápido: se trata un modelo con una sola página de extensión, en el que el perceptor de rentas deberá informar sobre su NIF, indicar su nombre y apellidos y marcar posteriormente todas las casillas relativas a su situación personal y familiar, aportando los datos extra que se le soliciten. 

Por ejemplo:

• En el apartado ‘2. Hijos y otros descendientes menores de 25 años, o mayores de dicha edad si son discapacitados, que conviven con el perceptor’, basta con rellenar, para cada uno de estos descendientes, el año de nacimiento, así como marcar si convive o no con otros descendientes usando la casilla correspondiente y, en su caso, marcar el recuadro referente a su grado de discapacidad (33-65%, igual o superior a 65%, y una casilla extra en caso de necesidad de ayuda de tercera personas o movilidad reducida), que son estos datos los que tienen relevancia fiscal en materia de IRPF.
• En el apartado ‘4. Pensiones compensatorias en favor del cónyuge y anualidades por alimentos en favor de los hijos, fijadas ambas por decisión judicial’, por su parte, bastará con rellenar el importe anual y obligado a abonar por resolución judicial para cada una de estas categorías.

Existe un modelo 145 rellenable que Hacienda pone a disposición de los sujetos obligados a presentarlo y que se puede descargar en este enlace. También es habitual que la propia empresa, a través del departamento de RRHH, haga llegar este modelo a cada nuevo empleado o colaborador, así como que recuerde con cierta periodicidad a la plantilla la conveniencia de informar acerca de cualquier cambio relevante.

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¿Cuál es el porcentaje de retención del modelo 145?

De todo lo anterior se desprende que no existe un tipo de retención de IRPF que deba aplicar el empresario o pagador en todo caso, sino que éste dependerá de la situación personal y familiar del contribuyente. Precisamente por eso resulta de tanta utilidad la presentación del modelo 145 por parte de los receptores de rentas.

El pagador debe tener en cuenta que, independientemente de su situación personal y familiar, los contribuyentes podrán solicitar en cualquier momento la aplicación de tipos de retención superiores a los que resulten de aplicación, con las siguientes formalidades:

• La solicitud se realizará por escrito ante los pagadores, que estarán obligados a atender las solicitudes que se les formulen, al menos, con cinco días de antelación a la confección de las nóminas.
• El nuevo tipo de retención solicitado se aplicará, como mínimo hasta el final del año y, en tanto no renuncie por escrito o no solicite un tipo de retención superior, durante los ejercicios sucesivos, salvo que se produzca variación de las circunstancias que determine un tipo superior.

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Más información sobre otros modelos: modelo 100, modelo 111, modelo 115, modelo 130, modelo 131, modelo 180, modelo 184, modelo 123, modelo 210.