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Fiscal, Contable y Nómina13 diciembre, 2023

Verifactu: qué es y cómo afecta a tu facturación

La entrada en vigor del nuevo sistema Verifactu sigue acercándose: se trata de una de las novedades que implica el desarrollo de la Ley Antifraude para las empresas y su objetivo es aportar transparencia al proceso de facturación. Los obligados tributarios o empresas podrán remitir voluntariamente de forma automática y por medios electrónicos sus registros de facturación a la AEAT. Te contamos en qué consiste Verifactu y cómo prepararte para su llegada.

Qué es el sistema Verifactu 

Verifactu es un sistema impulsado por la Agencia Tributaria que tiene el objetivo de luchar contra el fraude fiscal e impulsar la digitalización y automatización de los procesos de fiscalidad empresarial. Afecta directamente a empresarios que utilicen aplicaciones informáticas para el cumplimiento de la obligación de facturación ya que deberán generar un registro de facturación de alta de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de la factura.

Las aplicaciones informáticas de facturación deberán disponer de una declaración responsable, confirmando que cumplen con lo dispuesto en el Reglamento de requisitos para soluciones informáticas de facturación, pendiente de aprobación definitiva, y que cumple las especificaciones que, en su desarrollo, se aprueben mediante Orden Ministerial. 

Los obligados tributarios que utilicen aplicaciones informáticas para el cumplimiento de la obligación de facturación podrán remitir voluntariamente a la Agencia Estatal de Administración Tributaria todos los registros de facturación generados por dichos sistemas informáticos cumpliendo con las especificaciones técnicas que se establezcan para la remisión. También las aplicaciones deberán poder enviar dichos registros si la AEAT los solicita.

Características del sistema Verifactu

Las aplicaciones informáticas de facturación deberán disponer de una declaración responsable, confirmando que cumplen con lo dispuesto en el Reglamento de requisitos para soluciones informáticas de facturación y que cumple las especificaciones que, en su desarrollo, se aprueben mediante Orden Ministerial.

  • Generar un registro de facturación para cada nueva factura emitida, así como en caso de anulación o rectificación. 
  • Garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.
  • Permitir enviar de forma automática cada registro de facturación a Hacienda. Se trata de la opción más cómoda y recomendada por la Administración, y es la que se denomina Sistema Verifactu y que permite asegurar que se consideran cumplidos los requisitos del artículo 29.2 j) de la LGT de  integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros generados por sistemas informáticos de facturación.
    En caso de que no se quiera realizar envío automático a la AEAT las aplicaciones deberán guardar de forma segura los registros de facturación, aunque la AEAT podrá requerir que se consideren cumplidos todos los requisitos anteriores y podrá obtener copia de la información conservada a demanda.
  • Registrar determinados eventos para permitir la trazabilidad de la actividad en el programa de facturación. Este registro de eventos no podrá ser alterado y deberá conservarse hasta que prescriban las obligaciones tributarias.  

Cuándo entra en vigor Verifactu

En cuanto a cuándo es obligatorio Verifactu, de momento habrá que esperar a la aprobación definitiva de la Orden Ministerial que desarrolle el Reglamento 1007/2023 de la Ley Antifraude y atender al periodo de adaptación que en él se defina. Los desarrolladores y comercializadores de software deberán ofrecer sus productos adaptados totalmente al Reglamento a los 9 meses a partir de la aprobación de la OM; y los obligados tributarios con sistemas informáticos de facturación contratados antes de esta fecha deberán estar adaptados con anterioridad al 1 de julio de 2025.

Si ya trabajas con cualquiera de las soluciones de software de facturación de Wolters Kluwer, todas ellas cumplirán con la normativa legal en el plazo requerido.

¿A quién afecta Verifactu?

El nuevo sistema Verifactu afectará a todos los contribuyentes que desarrollen actividades económicas, tanto si están sujetos a IRPF como si lo están al Impuesto sobre Sociedades.

Eso sí, ten en cuenta que este proyecto no se aplicará en los territorios forales (donde existen sistemas propios) y que también quedan fuera de esta normativa las empresas que ya estén acogidas al SII.

¿Cómo se identifica las facturas Verifactu?

Existen determinadas características que permitirán identificar las facturas Verifactu. Son las siguientes:

  • Código QR. Las facturas Verifactu deberán incorporar necesariamente un código QR que contendrá una serie de datos identificativos.
  • Referencia al sistema Verifactu. Las facturas también deberán indicar expresamente que han sido generadas mediante un sistema de emisión de facturas verificables, mediante la expresión "Veri*Factu".
  • Envío de información a Hacienda. La factura Verifactu permitirá su envío a la Agencia Tributaria a través de un dispositivo de lectura para código QR.
  • Registro de eventos. Además de todo ello, deberá existir como respaldo un registro de cada factura y evento. 

Ventajas del sistema Verifactu

Son muchas las ventajas de facturar a través de un sistema Verifactu, tanto para quienes emiten como para quienes reciben facturas. 

  • Se trata de un sello de confianza. Si un cliente recibe un factura Verifactu tendrá la certeza de que la empresa o profesional que la emite se encuentra al día en sus obligaciones con Hacienda y trabaja de forma transparente. 
  • Facilitará la labor contable. Dado que toda la facturación podrá llegar de forma automática a Hacienda, en un futuro será posible que parte o la totalidad de los modelos tributarios puedan presentarse de forma más sencilla, dado que toda la información de las facturas emitidas de la empresa ya constará en los registros de la Agencia Tributaria. 
  • Promueve una economía más transparente. La lucha contra el fraude se vuelve mucho más sencilla a través de este tipo de sistemas, que obligan a la totalidad de empresarios y profesionales con actividad económica a acogerse a sus exigencias. Ello permite estrechar el cerco contra la economía sumergida. 
  • Ahonda en la digitalización y unifica procesos. Sabemos que los procesos de digitalización son imparables y que su implantación permite ahorrar tiempo y dinero. 

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Esto pasa tanto por guardar un registro por cada factura expedida como por llevar un registro de los principales eventos que se produzcan en el sistema informático. También garantizaremos un almacenamiento que no admita alteraciones ni fallos de conservación, así como la posibilidad de remitir todos estos datos de forma voluntaria y automática a la Administración Tributaria desde el propio software, incluyendo la firma digital de cada registro.

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