«Este cambio legal debe mirarse como una oportunidad de mejora. Transformar el coste del cambio en una inversión de futuro es la clave del éxito»
Durante el webinar organizado por Wolters Kluwer Legal Software el pasado 12 de junio, Daniel Gil, Director de la Unidad de Negocio de ConTax en Adlanter, dejó claro que VeriFactu no solo implica un cambio tecnológico, sino también un profundo ajuste cultural, organizativo y humano dentro de los despachos profesionales.
Uno de los mensajes más insistentes de la sesión fue la necesidad de preparar al equipo para el cambio. Como señaló Daniel, «la implantación de VeriFactu no es simplemente una cuestión técnica, sino un proceso estratégico que requiere una gestión eficaz del cambio y la implicación activa de todos los actores». Esto implica definir objetivos claros, comunicar con transparencia y acompañar a los usuarios en todas las fases del proyecto, desde la elección del software hasta la puesta en marcha.
Formación: un paso que no se puede subestimar
La capacitación fue otro de los pilares destacados. El nuevo sistema no deja margen a la improvisación: «Ya no existe la opción de romper una factura y emitir una nueva. VeriFactu hace que los errores se paguen», advirtió el ponente. Por ello, recomendó planes de formación específicos para cada perfil, manuales de uso, sesiones prácticas y que exista al menos un administrador del sistema dentro del despacho: alguien que comprenda el proceso desde dentro y no dependa de terceros.
VeriFactu obliga a revisar a fondo los sistemas actuales y, en muchos casos, cambiarlos. Por eso es crucial elegir con criterio: no solo por funcionalidades, sino por fiabilidad, soporte, escalabilidad y compromiso a largo plazo. Daniel fue claro en este punto: «Hay softwares que ya no se van a actualizar o cuyos proveedores han desaparecido. Es importante asociarse con una empresa respetable que garantice el futuro de la facturación».
Además, recomendó establecer acuerdos de nivel de servicio (SLA) que definan claramente tiempos de respuesta, soporte, mantenimiento y garantías técnicas.
Después de implantar: medir, evaluar, mejorar
Una vez implementado el sistema, el trabajo no termina. Es el momento de monitorizar resultados, identificar mejoras y corregir desviaciones. «Evaluar el rendimiento es esencial para verificar que la mejora planteada realmente es una mejora», recalcó Daniel. Indicadores como la reducción de errores, el ahorro de tiempo y la satisfacción de los usuarios permiten medir el retorno de la inversión y justificar nuevas optimizaciones.
Más que una obligación normativa, VeriFactu representa una oportunidad para revisar procesos, digitalizar el despacho y alinear a todo el equipo en una misma dirección. Como resumió Daniel en los minutos finales: «Este cambio legal debe mirarse como una oportunidad de mejora. Transformar el coste del cambio en una inversión de futuro es la clave del éxito».
