registro horario
Fiscal, Contable y Nómina21 diciembre, 2021

Puntos clave del Registro horario

El Real Decreto ley 8/2019 referente al registro horario de los trabajadores lleva ya varios años implantado. ¿A qué obliga exactamente la normativa, qué balance ha generado y qué novedades más relevantes se han producido desde su puesta en marcha? 


Resumen de la normativa del registro horario

El 12 de marzo de 2019 se publicaba en el BOE (Boletín Oficial del Estado) el Real Decreto Ley 8/2019 mediante el cual se establecían los criterios para el registro horario de los trabajadores. La normativa responde a la necesidad de abordar el cumplimiento de los horarios de trabajo, excluyendo cualquier posibilidad de fraude al no compensar o abonar las horas extras trabajadas. El objetivo final, de acuerdo con el Gobierno, es dar respuesta a las denuncias de contrataciones a tiempo parcial que ocultan jornadas completas, incumplimientos horarios y la existencia de horas extra no pagadas ni cotizadas, algo imposible de controlar sin un registro real y diario.

De acuerdo con esta normativa, el registro horario obliga a las empresas a los siguientes puntos: 

  • Iniciar un registro del horario de inicio y fin de la jornada laboral de todos los trabajadores. El control de la jornada tiene un carácter diario y es independiente de la posible flexibilidad horaria de la que disponga el trabajador.
  • Guardar esta información durante cuatro años.
  • Poner esta información a disposición de los trabajadores, sus representantes e inspectores laborales.

¿Quién tiene la obligación de fichar? Registro horario según contrato y empresas

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Una de las primeras dudas suscitadas por la normativa cuestionaba las posibles diferencias de registro de la jornada en contratos a tiempo completo y a tiempo parcial. La confusión proviene de la normativa anterior, dado que hasta la entrada en vigor del Real Decreto Ley 8/2019, las empresas estaban obligadas a registrar la jornada de trabajo de sólo algunos trabajadores. 

Y este punto es precisamente una de las principales novedades que introdujo la norma: a partir de su implantación el registro horario aplica a todos los trabajadores, independientemente del contrato (tiempo completo o parcial) y de las dimensiones de la empresa. 

Incumplimiento del registro horario y sanciones 

Desde el 12 de mayo de 2019, fecha en la que la que entró en vigor la obligatoriedad del registro horario en las empresas, la normativa ha sido apoyada por campañas específicas de la Inspección de Trabajo que han contabilizado un total de infracciones superior a las 9.000, con una cifra de sanciones económicas que traspasa el umbral de los 16 millones de euros. 

Las infracciones más habituales relacionadas con el registro horario son las siguientes, de acuerdo con información del Ministerio:

  • no implementación de un sistema adecuado para cumplir con la normativa.
  • irregularidades relacionadas con la presentación de informes confusos, documentación incompleta, o falta de fichaje del personal que teletrabaja o que viaja habitualmente.

El incumplimiento del registro horario constituye una infracción grave en materia laboral, y su penalización obedece a 3 factores de análisis:

  • Sanciones muy graves: hasta 187.515 Euros. En este caso, se producen cuando se detectan problemas importantes como la superación de horas extras anuales, o la no remuneración o abono de las mismas.
  • Sanciones graves: de 626 a 6.250 euros. Corresponden a errores en los registros, horas extras no computadas…
  • Sanciones leves: de 60 a 625 euros. Quedarían delimitadas a acciones concretas como no poner a disposición de los empleados los registros, o no informar de las condiciones laborales a los mismos, entre otras. 

Las cifras aportadas por el Ministerio abordan de manera contundente la importancia de realizar un mayor control por parte de Inspección. Razón de peso para contar con un software de gestión de presencia que encaje con nuestra empresa y circunstancias.  

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Cómo controlar el cumplimiento de la jornada laboral

En el mercado existen múltiples opciones de registro de horarios, por lo que es interesante conocer aquellas que nos permiten disponer de opciones que verdaderamente nos faciliten el cumplimiento normativo. Entre las más valoradas destacan las soluciones que permiten el fichaje a distancia: 

Registro del horario laboral por app, comodidad para cumplir la normativa 

La comodidad y facilidad de uso son claves para el cumplimiento de la ley, por lo que puede ser de gran interés contar con una app de registro horario laboral que permita el fichaje de forma rápida y sencilla, y desde cualquier punto. Es el caso del software de control de presencia a3gestión del tiempo, que facilita a los trabajadores y mandos intermedios una app gratuita, con lo que es todavía más sencillo registrar el horario


Software para el registro horario
 

El uso de herramientas como a3gestión del tiempo  permite llevar el control horario de forma eficiente, sin depender del presentismo y habilitando además otras funcionalidades avanzadas como detectar irregularidades y sus motivos, implantar políticas de equidad y planes de incentivos, etc.


  • Configuración y seguimiento de horarios: disponer de esta información fomenta la puntualidad o la productividad, conoceremos las rutinas y podremos acoplar mejor los horarios al negocio y equipo, evitar duplicidades, etc.
  • Deslocalización: la gestión de presencia y la de control horario es mucho más fácil con un software accesible y que incluye una app, gratuita para Android y con iOS.
  • Información centalizada:los datos están en un mismo lugar, lo que genera una mayor facilidad y rapidez en la toma de decisiones. 

Registro horario a distancia: el impacto de la pandemia y el teletrabajo 

La llegada de la pandemia poco después de la implantación de la normativa implicó algunos ajustes para garantizar su cumplimiento. De esta manera, el 3 de mayo de 2020 se publicaba en el BOE, artículo 9, las “Medidas de Higiene y prevención para el personal trabajador de los establecimientos y locales que abran al público” donde se establecía, de manera explícita, que el fichaje con huella dactilar sería sustituido por cualquier otro sistema de control horario para garantizar, de este modo, las medidas higiénicas necesarias. Asimismo, con la implantación masiva del teletrabajo el registro horario ha alcanzado en los últimos meses todavía más relevancia, al generar una necesidad mayor de este registro de forma remota.

Todos estos cambios han supuesto el paso definitivo para que muchas empresas decidan implementar herramientas que permiten fichar desde cualquier lugar, adaptándose a las necesidades tanto del personal que realiza teletrabajo, como de aquellos que deben desplazarse para realizar su labor profesional (equipos comerciales, etc.). 

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