Registro horario digital obligatorio y otras novedades 2025
Con el debate sobre la jornada de 37,5 horas el registro horario vuelve a estar de actualidad y se prevén medidas de mayor control en su cumplimiento. Durante el mes de octubre de 2025 el Ministerio de Trabajo ha llevado a audiencia pública el texto del real decreto con el que quiere reformar el control de la jornada laboral y la propuesta incorpora cambios relevantes, entre los que está su formato digital, la necesidad de demostrar que los registros son personales por parte de cada trabajador y la interconexión a la Inspección de Trabajo. De esta manera, el fichaje deberá especificar la hora y minuto en el que el trabajador inicia y finaliza su actividad, concretar los tiempos de pausa que no tengan la consideración de tiempo de trabajo efectivo, como podrían ser pausas para café o fumar, e incluir las horas ordinarias, extraordinarias y complementarias.
El resto de detalles y requisitos técnicos sobre la nueva normativa quedan pendientes de desarrollo, y en cuanto a su entrada en vigor, sólo se indica que será a los 20 días de su publicación en el BOE, lo que podría situarse a finales de 2025 o durante 2026.
Soluciones para controlar el cumplimiento de la jornada laboral
En el mercado existen múltiples opciones de registro de horarios, por lo que es interesante conocer aquellas que nos permiten disponer de opciones a nuestra medida.
Software de control de jornada para una adaptación sencilla y fácil
Para las empresas que por su estructura y requisitos no necesitan una solución compleja, existen programas como a3hrgo que permiten adaptarse desde el primer día de uso, de una manera sencilla y sin complicaciones:
- Registra entradas y salidas, desde ordenador o app, con una interfaz sencilla y accesible
- Permite compartir nóminas y documentación con el equipo, de forma segura y cifrada. Garantiza el cumplimiento del RGPD en cada interacción.
- Integra con a3innuva Nómina, aunque funciona también de forma independiente.
Software para el registro horario con funcionalidades avanzadas
El uso de herramientas como a3gestión del tiempo permite llevar el control horario de forma eficiente, sin depender del presentismo, y habilitando además funcionalidades avanzadas:
- Configuración y seguimiento de horarios: permite fomenta la puntualidad, conocer las rutinas y adaptar mejor los horarios al negocio y equipo, evitar duplicidades, detectar irregularidades y sus motivos, implantar planes de incentivos, etc.
- Deslocalización gracias a la app gratuita para Android e iOS, con lo que el fichaje es rápido y sencillo, posible desde cualquier punto.
- Información centralizada: los datos están en un mismo lugar, lo que genera una mayor facilidad y rapidez en la toma de decisiones.
- Informes y gráficos: crea informes personalizados para analizar los marcajes, tiempos de trabajo, incidencias...
a3Gestión del Tiempo permite hacer un seguimiento del registro horario de forma visual y eficiente
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Sentencias sobre control laboral
La ausencia de control laboral ha ganado relevancia en los tribunales. Entre los casos más destacados, las "big four" -Deloitte, EY, KPMG y PWC- han tenido que hacer frente a sanciones de 1,4 millones de euros por superar la jornada de trabajo legal. Repasamos otras sentencias destacadas sobre la normativa a continuación.
¿Deben entregarse a la Representación Legal de los Trabajadores (RLT) los datos incluidos en el registro de jornada?
Sí, la empresa debe facilitar a la RLT los datos personales de los trabajadores que estén vinculados al registro de jornada. En el contexto de un conflicto colectivo en el sector bancario, el Alto Tribunal ha determinado que la cesión de datos contenidos en el registro de jornada, tales como el nombre, apellidos, provincia y población del trabajador, no vulnera la normativa de protección de datos (Tribunal Supremo, Sala de lo Social, Sentencia nº1161/2024 de 24 de septiembre). En este sentido, no requiere una autorización expresa por parte de los trabajadores afectados.
Fichar con huella dactilar: ¿es legal?
La AEPD ha hecho pública la "Guía sobre Tratamientos de Control de Presencia mediante Sistemas Biométricos", donde determina que estos sistemas, utilizados para el control horario,podrían permitir identificar o perfilar a sus usuarios como datos personales, y que su uso para ello es injustificado frente a alternativas como tarjetas u otros.
Este criterio es el utilizado en la sanción al Colegio Notarial de Aragón por utilizar un sistema de huella dactilar para registrar las entradas y salidas de los empleados, al ser considerado de alto riesgo. La sanción, de 12.000 €, se basó en la falta de una evaluación de impacto, obligatoria para el tratamiento de datos biométricos según el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
Registro horario a distancia: el impacto del teletrabajo
Con la implantación del teletrabajo el registro horario ha alcanzado más relevancia, al generar una necesidad mayor de este registro de forma remota. Todo ello y las últimas novedades laborales 2025 ha supuesto el paso definitivo para que muchas empresas decidan implementar herramientas que permiten fichar desde cualquier lugar, adaptándose a las necesidades tanto del personal que realiza teletrabajo, como de aquellos que deben desplazarse para realizar su labor profesional (equipos comerciales, etc.) y han abierto el mercado a otras novedades relacionadas con el registro horario, como la gestión de turnos de trabajo.
Para más información puedes descargar nuestro ebook gratuito sobre el Registro Horario. Además, si eres un despacho profesional no te pierdas nuestra oferta formativa para ampliar tus conocimientos a través de los cursos de asesoría laboral en Wolters Kluwer Academy.
