Verfahrensdokumentation leicht gemacht – mit ADDISON Compliance Online 

Die GoBD-konforme Verfahrensdokumentation ist für viele Mandanten ein Buch mit sieben Siegeln – und für Steuerkanzleien ein zeitintensives Zusatzthema. Mit dem Modul Verfahrensdokumentation innerhalb von ADDISON Compliance Online erhalten Steuerkanzleien einen webbasierten Fragebogen, mit dem Ihre Mandanten über eine einfache Benutzeroberfläche alles Relevante im Mandanten-Self-Service dokumentieren können – ganz ohne manuelle Zettelwirtschaft oder Excel-Tabellen. 

Ganz gleich, ob Einzelunternehmer oder Mittelstand: Über das Online-Tool laden Sie Mandanten zur Mitwirkung ein, automatisieren die Kommunikation und haben den Fortschritt jederzeit im Blick.
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Compliance Online ÜbersichtScreenshot der ADDISON Compliance Online Benutzeroberfläche

Die Vorteile von ADDISON Verfahrensdokumentation

Abgabenordnung sicher erfüllen
Erfüllt die verfahrensrechtlichen Anforderungen – mit strukturierten Fragen und automatischem PDF-Nachweis.

Mandanten per Klick einladen 
Laden Sie Ihre Mandanten automatisiert zur Verfahrensdokumentation ein – inklusive Pflicht-Hinweis.

Fortschritt jederzeit im Blick
Beobachten Sie den Bearbeitungsstand in Echtzeit und greifen Sie gezielt ein – inkl. Belehrungspflicht.

Datenschutzkonform & sicher
Gehostet auf deutschen Servern – DSGVO-konform und nach höchsten Sicherheitsstandards betrieben.

Die Herausforderungen bei der Verfahrensdokumentation - und unsere Lösung

Ohne automatisierte Verfahrensdokumentation: 

  • Zeitintensive Kommunikation per Telefon oder Mail 
  • Keine einheitlichen Vorlagen oder Standards 
  • Fehlende Transparenz über Bearbeitungsstand
  • Aufwendige Nachverfolgung bei Rückfragen

Mit automatisierter Verfahrensdokumentation: 

  • Strukturierter, geführter Prozess für Mandanten 
  • Automatisierte Mandantenkommunikation mit klaren Aufgaben 
  • Echtzeit-Dashboard mit Status aller Verfahrensdokumentationen 
  • PDF-Export zur Ablage in der Verfahrensakte 

In 4 einfachen Schritten zur vollständigen Verfahrensdokumentation

1. Prozess einrichten – so starten Sie strukturiert


Definieren Sie zunächst, wer die Verfahrensdokumentation erstellen soll

  • Mandant selbst 
  • Ihre Steuerkanzlei 
  • Externer Dienstleister 

Festlegung der Kommunikation: 

  • Persönliche Ansprache („Du“ oder „Sie“) 
  • Vorformulierte vollständig individualisierbare E-Mail-Texte 
  • Automatisierter Versand von Erinnerungen (zeit- und mandantenabhängig) 
Einladung VerfahrensdokumentationScreenshot: vorformulierter E-Mail Text 
Einladungen überwachenScreenshot: Ampelstatus der Einladungen: Daten fehlen – Bereit – Eingeladen 

2. Einladungsprozess – in drei Schritten 

Schritt 1: Daten prüfen 
Ermitteln Sie, welche Mandanten noch unvollständige Angaben (z. B. fehlende E-Mail-Adresse) haben. Diese Daten können direkt in ADDISON Compliance Online ergänzt werden. 
Schritt 2: Mandanten einladen 
Einladungen erfolgen per E-Mail, sobald alle notwendigen Informationen vorliegen. 
Massenhafte Einladungen möglich – alle Schritte sind dokumentiert. 
Schritt 3: Einladungen überwachen 
Im Dashboard sehen Sie auf einen Blick: 

  • Welche Mandanten wurden eingeladen 
  • Welche haben angenommen oder abgelehnt
  • Versandzeitpunkt und Inhalt aller E-Mails 

Berater-Zugriff auf jeden einzelnen Mandanten: Sie können in jeden Mandantenprozess einsehen: Was wurde verschickt? Wann wurde reagiert? Wer hat was bearbeitet?

3. Zentrale Steuerung und Monitoring 

Im Reiter „Verfahrensdokumentation“ erhalten Sie eine detaillierte Übersicht zum Fortschritt je Mandant: 

  • Diagramm-Ansicht: Wer hat angenommen, teilgenommen, abgelehnt? 
  • Self-Service-Portal für Mandanten:
  1. Strukturierte Verwaltung
  2. Direkte Bearbeitung von Fragebögen
  3. Dokumentenzugriff jederzeit möglich
Fragebogen VerfahrensdokumentationScreenshot: Bearbeitung Fragebogen
Dokumentation PDFScreenshot: fertige Verfahrensdokumentation als PDF herunterladen

4. Fertige Verfahrensdokumentation auf Knopfdruck  


Bevor die eigentliche Dokumentation beginnt, wählt der Bearbeitende aus, welche Themen dokumentiert werden sollen – z. B.: 

  • Belegablage, ersetzendes Scannen und Umgang mit E-Rechnungen
  • Eingesetzte Software im Unternehmen 
  • Kassenführung zur Vorbereitung auf eine Kassen-Nachschau 
  • Schnittstellen zu Drittsystemen: Auf Basis dieser Auswahl wird der entsprechende Fragebogen automatisiert erstellt. 

Bearbeitung durch: 

  • Kanzlei 
  • Mandant 
  • oder im kollaborativen Modus

Dabei können zu jeder Zeit weitere Personen wie bspw. IT-Verantwortliche per E-Mail zur Bearbeitung hinzugefügt werden. 

Am Ende erhalten Sie eine übersichtliche Zusammenfassung im PDF-Format.

Die wichtigsten Fragen & Antworten rund um die Verfahrensdokumentation:

  • Frage: Wie funktioniert die Einladung? 
    Antwort: Sie wählen die Mandanten aus und verschicken direkt aus ADDISON Compliance Online eine personalisierte Einladung per E-Mail.
  • Frage: Können Mandanten ohne ADDISON OneClick Zugang teilnehmen? 
    Antwort: Ja, auch Mandanten, die bisher keinen ADDISON OneClick Zugang haben, können teilnehmen. Über den Link aus der Einladungs-E-Mail wird der Registrierungsprozess gestartet und ein Zugang wird angelegt. 
  • Frage: Wer kann die Fragen ausfüllen – der Mandant oder die Kanzlei? 
    Antwort: Beides ist möglich. In der Praxis beantwortet häufig der Mandant den Fragebogen und kann, falls nötig, aus der Anwendung heraus Unterstützung anfragen. Dabei muss er einer voreingestellten Honorarnote zustimmen. 
  • Frage: Können mehrere Personen gleichzeitig an der Verfahrensdokumentation arbeiten? 
    Antwort: Ja, innerhalb von ADDISON Compliance Online können mehrere Beteiligte eingebunden werden. Die Fortschritte sind für die Kanzlei jederzeit transparent einsehbar. 
  • Frage: Was kostet das Verfahrendokumentations-Modul? 
    Antwort: Es fällt eine monatliche Pauschale in Höhe von 100 € an und je 5 € pro Monat je teilnehmendem Mandant. Für eingeladene Mandanten, welche die Teilnahme ablehnen, entstehen keine Kosten. 
  • Frage: In welcher Form erhalte ich die fertige Verfahrensdokumentation? 
    Antwort: Die fertige Verfahrensdokumentation wird als PDF bereitgestellt und kann jederzeit abgerufen werden. 
  • Frage: Was passiert, wenn ein Mandant den Fragebogen nicht vollständig ausfüllt? 
    Antwort: Sie sehen den Bearbeitungsstand in Echtzeit und können gezielt Erinnerungen senden oder unterstützend eingreifen.
  • Frage: Muss die Verfahrensdokumentation regelmäßig aktualisiert werden? 
    Antwort: Ja, wesentliche Änderungen im Unternehmen (z.B. neue Software, Verfahren, geänderte Prozesse) müssen in der Verfahrensdokumentation zeitnah angepasst werden. Es ist ratsam einmal pro Jahr die Angaben zu überprüfen und eine neue Version zu erzeugen. Mit ADDISON Compliance Online sind solche Dokumentationsanpassungen jederzeit möglich. 

  • Frage: Ist die Software auch mit DATEV kompatibel bzw. für DATEV-Anwender geeignet?

    Antwort: Ja, die Software ist vollständig mit DATEV kompatibel und kann von DATEV-Anwendern ohne Einschränkungen genutzt werden.
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