Verfahrensdokumentation (fast) ohne Aufwand

 

Viele Steuerkanzleien meiden das Thema Verfahrensdokumentation – zu viel Aufwand. Wir stellen Ihnen ein Tool zur Verfügung, mit dem Sie all Ihre Mandanten mit einem einmaligen Aufwand von etwa zwei Stunden informieren und Ihrer Aufklärungspflicht gemäß § 4 BOStB nachkommen können.

Per Klick informieren Sie alle Mandanten automatisch über die Verpflichtung zur Verfahrensdokumentation. Sie sind entlastet und geben Ihren Mandanten ein Self-Service-Tool, mit dem sie ihre Verfahrensdokumentation anhand eines strukturierten Fragenkatalogs selbst erstellen – ohne Ihren Einsatz.

Jetzt Kontakt aufnehmen
Jetzt Kontakt aufnehmen
Compliance Online ÜbersichtScreenshot der ADDISON Verfahrensdokumentation Benutzeroberfläche

Warum schätzen Steuerkanzleien die neue ADDISON Verfahrensdokumentation?

Einmaliger Aufwand

Mit einem automatisiertem Schreiben kontaktieren Sie alle Ihre Mandaten und geben die Verantwortung in deren Hände.

Vorbereitet auf Prüfungen
Welche Software hat Ihr Mandant vor fünf Jahren genutzt? In der Verfahrensdokumentation finden Sie all diese Informationen.
Alles dokumentiert
Ihr Mandant hat sich gegen oder für eine Verfahrensdokumentation entschieden? Das ist jetzt rechtssicher dokumentiert. 
Self-Service für Mandanten
Ihr Mandant kann mit der Software seine Verfahrensdokumentation selbst erstellen - so hat Ihre Kanzlei keinen Aufwand mehr.

Die Herausforderungen bei der Verfahrensdokumentation - und die einfache Lösung

Ohne automatisierte Verfahrensdokumentation: 

  • Zeitintensive Kommunikation per Telefon oder Mail 
  • Mandant weiß nicht was er tun muss
  • Kanzlei trägt das Risiko, wenn Sie nicht auf die Pflicht hinweist
  • Diskussionen zu Kosten mit Mandanten
  • Kasse muss zusätzlich eingefügt werden

Mit ADDISON Verfahrensdokumentation: 

  • Einmaliger Aufwand von ca. zwei Stunden
  • Mandant dokumentiert seine Prozesse selbst 
  • Kanzlei trägt kein Risiko mehr
  • mtl. automatische Abrechnung einer Pauschale die Sie selbst bestimmen
  • Kassen sind automatisch enthalten

Niedrige Kosten und hohes Umsatzpotential - mit der prozessoptimierten Verfahrensdokumentation

100 € je Kanzlei/mtl.

Gebühr für die Nutzung der Verfahrensdokumentation pro Kanzlei/Monat.

inkl. regelmäßige Updates und Erinnerungen

Jetzt Kontakt aufnehmen

5 € je Mandant/mtl.

Erfahrungsgemäß verrechnen Steuerkanzleien die monatliche Gebühr mit mind. 25 € pro Mandant an Ihre Mandanten weiter.

Jetzt Kontakt aufnehmen

Optional: 1 € je Kasse/mtl.

Zentrale Verwaltung von Kassenmeldungen gemäß neuer Pflicht ab 01.01.2025 - wird automatisch in der Verfahrensdokumentation dokumentiert.

Mehr zur Kassenmeldung erfahren

In 4 einfachen Schritten zur vollständigen Verfahrensdokumentation

1. Prozess einrichten – so starten Sie strukturiert


Definieren Sie zunächst, wer die Verfahrensdokumentation erstellen soll

  • Mandant selbst 
  • Ihre Steuerkanzlei 
  • Externer Dienstleister 

Festlegung der Kommunikation: 

  • Persönliche Ansprache („Du“ oder „Sie“) 
  • Vorformulierte vollständig individualisierbare E-Mail-Texte 
  • Automatisierter Versand von Erinnerungen (zeit- und mandantenabhängig) 
Einladung VerfahrensdokumentationScreenshot: vorformulierter E-Mail Text 
Einladungen überwachenScreenshot: Ampelstatus der Einladungen: Daten fehlen – Bereit – Eingeladen 

2. Einladungsprozess – in drei Schritten 

Schritt 1: Daten prüfen 
Ermitteln Sie, welche Mandanten noch unvollständige Angaben (z. B. fehlende E-Mail-Adresse) haben. Diese Daten können direkt in ADDISON Compliance Online ergänzt werden. 
Schritt 2: Mandanten einladen 
Einladungen erfolgen per E-Mail, sobald alle notwendigen Informationen vorliegen. 
Massenhafte Einladungen möglich – alle Schritte sind dokumentiert. 
Schritt 3: Einladungen überwachen 
Im Dashboard sehen Sie auf einen Blick: 

  • Welche Mandanten wurden eingeladen 
  • Welche haben angenommen oder abgelehnt
  • Versandzeitpunkt und Inhalt aller E-Mails 

Berater-Zugriff auf jeden einzelnen Mandanten: Sie können in jeden Mandantenprozess einsehen: Was wurde verschickt? Wann wurde reagiert? Wer hat was bearbeitet?

3. Zentrale Steuerung und Monitoring 

Im Reiter „Verfahrensdokumentation“ erhalten Sie eine detaillierte Übersicht zum Fortschritt je Mandant: 

  • Diagramm-Ansicht: Wer hat angenommen, teilgenommen, abgelehnt? 
  • Self-Service-Portal für Mandanten:
  1. Strukturierte Verwaltung
  2. Direkte Bearbeitung von Fragebögen
  3. Dokumentenzugriff jederzeit möglich
Fragebogen VerfahrensdokumentationScreenshot: Bearbeitung Fragebogen
Dokumentation PDFScreenshot: fertige Verfahrensdokumentation als PDF herunterladen

4. Fertige Verfahrensdokumentation auf Knopfdruck  
​

Bevor die eigentliche Dokumentation beginnt, wählt der Bearbeitende aus, welche Themen dokumentiert werden sollen – z. B.: 

  • Belegablage, ersetzendes Scannen und Umgang mit E-Rechnungen
  • Eingesetzte Software im Unternehmen 
  • Kassenführung zur Vorbereitung auf eine Kassen-Nachschau 
  • Schnittstellen zu Drittsystemen: Auf Basis dieser Auswahl wird der entsprechende Fragebogen automatisiert erstellt. 

Bearbeitung durch: 

  • Mandant
  • weitere Personen, z.B. IT-verantwortliche
  • Steuerkanzlei (nur auf ausdrücklichen Wunsch des Mandanten, an dieser Stelle wird er auf den anfallenden Stundensatz der Steuerkanzlei hingewiesen)

Nach Beantwortung aller Fragen kann der Mandant sich die Verfahrensdokumentation als PDF-Datei herunterladen. 

Die wichtigsten Fragen & Antworten rund um die Verfahrensdokumentation:

  • Frage: Wie funktioniert die Einladung? 
    Antwort: Sie wählen die Mandanten aus und verschicken direkt aus ADDISON Compliance Online eine personalisierte Einladung per E-Mail.
  • Frage: Können Mandanten ohne ADDISON OneClick Zugang teilnehmen? 
    Antwort: Ja, auch Mandanten, die bisher keinen ADDISON OneClick Zugang haben, können teilnehmen. Über den Link aus der Einladungs-E-Mail wird der Registrierungsprozess gestartet und ein Zugang wird angelegt. 
  • Frage: Wer kann die Fragen ausfüllen – der Mandant oder die Kanzlei? 
    Antwort: Beides ist möglich. In der Praxis beantwortet häufig der Mandant den Fragebogen und kann, falls nötig, aus der Anwendung heraus Unterstützung anfragen. Dabei muss er einer voreingestellten Honorarnote zustimmen. 
  • Frage: Können mehrere Personen gleichzeitig an der Verfahrensdokumentation arbeiten? 
    Antwort: Ja, innerhalb von ADDISON Compliance Online können mehrere Beteiligte eingebunden werden. Die Fortschritte sind für die Kanzlei jederzeit transparent einsehbar. 
  • Frage: Was kostet das Verfahrendokumentations-Modul? 
    Antwort: Es fällt eine monatliche Pauschale in Höhe von 100 € an und je 5 € pro Monat je teilnehmendem Mandant. Für eingeladene Mandanten, welche die Teilnahme ablehnen, entstehen keine Kosten. 
  • Frage: In welcher Form erhalte ich die fertige Verfahrensdokumentation? 
    Antwort: Die fertige Verfahrensdokumentation wird als PDF bereitgestellt und kann jederzeit abgerufen werden. 
  • Frage: Was passiert, wenn ein Mandant den Fragebogen nicht vollständig ausfüllt? 
    Antwort: Sie sehen den Bearbeitungsstand in Echtzeit und können gezielt Erinnerungen senden oder unterstützend eingreifen.
  • Frage: Muss die Verfahrensdokumentation regelmäßig aktualisiert werden? 
    Antwort: Ja, wesentliche Änderungen im Unternehmen (z.B. neue Software, Verfahren, geänderte Prozesse) müssen in der Verfahrensdokumentation zeitnah angepasst werden. Es ist ratsam einmal pro Jahr die Angaben zu überprüfen und eine neue Version zu erzeugen. Mit ADDISON Compliance Online sind solche Dokumentationsanpassungen jederzeit möglich. 

  • Frage: Ist die Software auch mit DATEV kompatibel bzw. für DATEV-Anwender geeignet?

    Antwort: Ja, die Software ist vollständig mit DATEV kompatibel und kann von DATEV-Anwendern ohne Einschränkungen genutzt werden.
Back To Top