Die Kosten einer vollständigen TCO-Analyse
Traditionelle Beschaffungsentscheidungen fokussieren oft auf Anschaffungskosten. Die TCO-Analyse zielt darauf ab, sämtliche finanziellen Auswirkungen über den gesamten Lebenszyklus zu erfassen – inklusive Wartung, Support und Nutzungseinschränkungen.
Doch auch Standard-TCO-Analysen greifen oft zu kurz. Was ist mit Faktoren wie Unternehmensflexibilität, Mitarbeiterbindung oder der Fähigkeit, Finance als strategischen Partner zu positionieren? Eine aussagekräftige TCO-Analyse berücksichtigt direkte, indirekte und versteckte Kosten:
Direkte Kosten der Finanzsoftware
Lizenzgebühren
Wenn die Wahl zwischen der Beibehaltung eines On-Premise-Systems und dem Wechsel zu einem Cloud-basierten Abonnementmodell besteht, wird in der Regel zwischen einer festen Jahresgebühr und den Kosten für eine unbefristete Lizenzierung verglichen. Allerdings sollte auch hier die Skalierbarkeit berücksichtigt werden. Wie einfach und kostengünstig ist es, neue Lizenzen zu erwerben, wenn Sie sie brauchen?
Hardware
Berechnen Sie die Kosten für Server, Netzwerkausrüstung und Speicherplatz, die zur Unterstützung Ihres Systems erforderlich sind, und inwieweit diese durch einen Wechsel entfallen könnten.
IT-Input und laufende Personalkosten
Die Implementierung Ihres neuen Produkts wird wahrscheinlich Investitionen in Konfiguration, Migration, Einarbeitung und Schulung erfordern. Schauen Sie sich jedoch Ihre derzeitigen Ausgaben genau an. Wie hoch sind die Kosten für die Wartung von Servern, das Patchen von Systemen und die Unterstützung von Nutzern derzeit? Wie sieht das im Vergleich aus?
Tools von Drittanbietern
Im Laufe der Zeit kann ein Altsystem einen beträchtlichen Wildwuchs entwickeln, da APIs, ETL-Tools, maßgeschneiderte Berichterstattungs-Tools, Plugins und Middleware eingeführt werden, um Lücken zu schließen und sich entwickelnde Anforderungen zu erfüllen. Wie hoch sind die laufenden Kosten für die Wartung dieser Systeme, und wie sehen sie im Vergleich zu neueren Alternativen aus - insbesondere zu solchen, die Integrationen beinhalten und die Einhaltung neuer Vorschriften und Regelungen gewährleisten?
Disaster Recovery
Wie hoch sind die Kosten für die Aufrechterhaltung der aktuellen Infrastruktur für Ausfallsicherheit und Failover, und wie sieht der Vergleich mit einer gemanagten Alternative aus?
Indirekte Kosten
Lange Prozesszyklen
Wie lange dauern Ihre monatlichen Abschluss- und Konsolidierungs-, Berichts-, Planungs- und anderen Kernprozesse normalerweise? Wie viele Teamressourcen sind dafür erforderlich, und wie wirkt sich dies auf die Kosten aus? Vergleichen Sie dies mit den nachweislichen Ergebnissen alternativer Lösungsanbieter zur Verkürzung der Zykluszeiten und stellen Sie sie einander gegenüber.
Manuelle Workarounds
Untersuchen Sie die monetären Kosten für die Zeit, die Teammitglieder außerhalb des Kernsystems aufgrund von Funktionslücken aufwenden, z. B. durch den Rückgriff auf Excel für Exporte und Abstimmungen.
Die Kosten wiederkehrender Ineffizienzen
Betrachten Sie jeden Kernprozess. Identifizieren und quantifizieren Sie den Arbeitsaufwand, zum Beispiel für:
- manuelle Abstimmung von Unstimmigkeiten
- E-Mail-Pingpong im Zusammenhang mit Freigaben
- fehlende Versionskontrolle
- Warten auf die Bereitstellung von Berichten durch die IT-Abteilung aufgrund fehlender Self-service-Funktionen
- Produktivitätsverluste aufgrund von Leistungsverzögerungen und Systemabstürzen, wobei zu berücksichtigen ist, dass die Häufigkeit der Abstürze mit der Zeit zunimmt.
Vergleichen Sie dies mit dem neuen System und berücksichtigen Sie dabei die Zeit, die Sie für die Anpassung an die neuen Arbeitsabläufe benötigen, sowie eine mögliche vorübergehende Verlangsamung während der Umstellung.
Versteckte Kosten
Die Kosten der Flexibilitätslücke
Eine plötzliche Änderung auf dem Devisenmarkt oder des Kreditzinssatzes. Eine geopolitische Krise führt zu einem Ausfall, der einen Ihrer Lieferkettenpartner betrifft. Eine Fusions- und Übernahmemöglichkeit ergibt sich mit einem begrenzten Zeitfenster, um zu handeln. Denken Sie an die jüngsten Fälle, in denen diese Art von Umständen eingetreten ist. Inwieweit wurde Ihre Fähigkeit, flexibel zu reagieren, durch schwerfällige Prozesse behindert, insbesondere im Bereich der Finanzplanung und -analyse? Was waren die finanziellen Folgen der Verzögerung? Wie könnte dieses Problem durch den Zugang zu schnellen und zuverlässigen FP&A-Funktionen gemildert werden?
Die Kosten des Bedauerns: der Preis einer falschen Entscheidung
Ein unerwartetes Ereignis zwingt Sie zu Kosteneinsparungen, um den Cashflow zu verbessern. Es gibt jedoch mehrere mögliche Reaktionen. Sollten Sie pauschale Kürzungen vornehmen oder sich auf bestimmte Bereiche konzentrieren? Wie oft haben Sie schon Entscheidungen getroffen, die auf einer unvollständigen Analyse der wahrscheinlichen Folgen beruhten? Inwieweit könnte Ihre Fähigkeit, kostspielige Fehlentscheidungen zu vermeiden, durch den Einsatz von Finanzsoftware mit integrierten Szenario-Planungsfunktionen verbessert werden?
Es kann sein, dass Sie bereits über einige Szenario-Planungsfunktionen verfügen. Wenn Ihr bestehendes System Sie jedoch mit übermäßig langen Prozessen lähmt, so dass Sie nicht über die nötige Bandbreite verfügen, um es einzusetzen, ist es mit Sicherheit an der Zeit, über eine Alternative nachzudenken.
Kosten für die Einhaltung von Vorschriften
Wenn bei den derzeitigen Prozessen sensible Daten per E-Mail zwischen den Benutzern ausgetauscht werden, sollten Sie die möglichen Folgen bedenken, wenn diese Daten in die falschen Hände geraten. Denken Sie an die Notlösungen oder individuellen Lösungen, die Sie zur Erfüllung verschiedener gesetzlicher Verpflichtungen einsetzen. Inwieweit weichen diese von bewährten Verfahren ab? Was sind die finanziellen Auswirkungen eines Verstoßes?
Personalkosten
Überlegen Sie sorgfältig, welche Faktoren Sie daran hindern, Talente zu halten und anzuziehen. Führen unnötig lange Abschlusszyklen, manuelle Prüfungen und andere ineffiziente Prozesse zu Kündigungen und einem Mangel an Bewerbungen?
Kosten für Business Partnering
„Unternehmen brauchen Informationen in Echtzeit, mit den besten Leuten, die kritisch denken“. Dies war eine der wichtigsten Erkenntnisse aus unserem Q&A mit EY. Zeit, die damit verbracht wird, sich mit veralteter Technologie und ineffizienten Prozessen auseinanderzusetzen, bedeutet, dass die Finanzabteilung weniger Zeit hat, ihre Rolle als Business Partner für das gesamte Unternehmen wahrzunehmen. Inwieweit sind Sie derzeit in der Lage, den Stakeholdern zeitnahe, umsetzbare Erkenntnisse zu liefern? Wie könnte dies durch die Einführung einer ausgereiften, leistungsfähigen Finanztechnologie verbessert werden?
Wie geht es weiter?
Im Laufe der Analyse der direkten, indirekten und „versteckten“ Kosten (einschließlich der Opportunitätskosten) wird es zweifellos immer schwieriger, eine genaue Zahl zu nennen. Das bedeutet jedoch nicht, dass diese Kosten im Rahmen einer TCO-Analyse außer Acht gelassen werden sollten. In den meisten Fällen ist das Nichtstun das genaue Gegenteil einer sicheren oder neutralen Strategie. Ein widerstandsfähiges, flexibles Unternehmen benötigt eine Finanzfunktion, die bereit und in der Lage ist, Einblicke zu gewähren und einen Mehrwert zu schaffen. Wenn Sie auf das formale „Ende der Lebensdauer“ warten, bedeutet dies, dass das Unternehmen länger auf Ihre Leistungen wartet. Können Sie es sich leisten zu warten?
