Digitaler Finanzbericht ist ein innovatives Verfahren zur elektronischen Abschlussdatenübermittlung an Banken und Sparkassen.
Die Wettbewerbsfähigkeit deutscher Unternehmen ist ein Hauptanliegen der Digitalisierungsinitiative der Bundesregierung.
Digitaler Finanzbericht ist ein innovatives Verfahren zur elektronischen Abschlussdatenübermittlung an Banken und Sparkassen.
Die Vorteile für alle Beteiligten auf einen Blick
- ein einheitlicher elektronischer Verteilprozess an alle Banken und Sparkassen auf der Basis des praxiserprobten und bewährten Formats der E-Bilanz,
- Ansatzpunkt für innovative Dienstleistungsangebote im Bereich Unternehmenssteuerung, Beratung und Reporting.
- optimale Vorbereitung auf das Bank-/Kreditgespräch und schnellere Bearbeitung von Kreditantrag/-prolongation durch kürzere Durchlaufzeiten.
Der Einstieg in die Digitalisierung mit dem DiFin-Verfahren bietet die Chance, zukünftig auch die Prozesse in der Kanzlei und im Unternehmen über die Einrichtung eines Rückkanals von der Bank zur Kanzlei stärker digital zu unterstützen, z.B. durch den digitalen Versand von Zins- und Tilgungsplänen der Banken in strukturierter Form zur automatisierten Anlage und Erleichterung bei der Erstellung der Finanzbuchhaltung.
Programmdemonstration Digitaler Finanzbericht
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Ändert sich meine Haftungssituation gegenüber der empfangenden Bank oder Sparkasse durch das neue Verfahren?
Nein, mit der Haftungsklarstellungserklärung stellen Banken und Sparkassen rechtlich klar, dass Sie bei der elektronischen Übermittlung nicht schlechter gestellt werden, als hätten Sie den Abschluss Ihrem Mandanten zur Einreichung bei der Bank bzw. Sparkasse in Papierform übergeben.
Eine Bank bzw. Sparkasse kann erst dann an dem Verfahren teilnehmen, wenn sie die Haftungsklarstellungserklärung abgegeben hat. Darüber hinaus erklärt Ihr Mandant gegenüber seinem Kreditinstitut mit der Teilnahme- und Verbindlichkeitserklärung (TVE) die Verbindlichkeit der digital übermittelten Jahresabschlüsse. Weiterführende Informationen sowie die Mustervordrucke der rechtlichen Erklärungen und eine Übersicht der am Verfahren teilnehmenden Kreditinstitute und IT-Dienstleister/ Softwareanbieter finden Sie unter www.digitaler-finanzbericht.de.
Wie kann ich als Kanzlei mit meinen Mandanten teilnehmen?
Die Initiative für den Einstieg in das DiFin-Verfahren geht in der Regel vom Kreditinstitut über das berichtende Unternehmen – also Ihrem Mandanten – aus.
Das Unternehmen muss Sie mit der Umstellung der Übermittlung der Jahresabschlussunterlagen vom heutigen PDF- oder Papierversand auf die digitale Einreichung beauftragen.
Natürlich können Sie Ihren Mandanten auch selbst auf die neue Möglichkeit hinweisen!
Die digitale Übermittlung ist grundsätzlich möglich für:
- von Ihnen erstellte oder testierte Abschlüsse (einschließlich EÜR)
- durch das berichtende Unternehmen aufgestellte Abschlüsse (einschließlich EÜR)
Aufwandreduktion in den Kanzleiprozessen und Steigerung der Qualität in der betriebswirtschaftlichen Beratung
Die wichtigsten Fragen kurz beantwortet
Checkliste: Was muss ich tun?
1. Prüfen
Prüfen Sie, ob die von Ihnen genutzte Software bereits die Übermittlung nach dem DiFin-Verfahren unterstützt bzw. sprechen Sie Ihren IT-Dienstleister/Software-Anbieter darauf an.
2. Klären
Klären Sie mit Ihrem Mandanten, ob er an der Teilnahme interessiert ist bzw. ob er von seinem Kreditinstitut bereits darauf angesprochen wurde.
Prüfen Sie, ob das Kreditinstitut Ihres Mandanten bereits am DiFin-Verfahren teilnimmt (www.digitaler-finanzbericht.de/participants)
3. Überprüfen
Ihr Mandant erklärt gegenüber seinem Kreditinstitut mit der von diesem ausgehändigten Teilnahme- und Verbindlichkeitserklärung (TVE) die Verbindlichkeit der von Ihnen digital übermittelten Jahresabschlüsse.
Ihr Mandant muss in seiner TVE lediglich Ihre Kanzlei als Absender eintragen, um Sie gegenüber seiner Bank oder Sparkasse zu autorisieren.
4. Vereinbaren
Vereinbaren Sie mit Ihrem Mandanten die elektronische Abschlussdatenübermittlung, ggf. über eine entsprechende Teilnahmeerklärung und lassen Sie sich das empfangende Kreditinstitut Ihres Mandanten mit Bankleitzahl und Kundennummer nennen (Empfehlung: Kopie der TVE). Diese Angaben brauchen Sie für die elektronische Übermittlung.
5. Nutzen
Nutzen Sie für das Versenden des Digitalen Finanzberichts die von Ihnen eingesetzte Software und berücksichtigen Sie dabei die von Ihrem IT-Dienstleister dazu bereitgestellten Informationen.
Aufwandreduktion in den Kanzleiprozessen und Steigerung der Qualität in der betriebswirtschaftlichen Beratung
Vor rund einem Jahr haben zahlreiche Banken und Sparkassen offiziell die Umstellung auf das bundesweit einheitliche Standardverfahren zur Finanzdatenübermittlung, den „digitalen Finanzbericht“, gestartet. Damit wird es möglich, Finanzdaten und -berichte ohne Medienbruch zwischen Steuerberatern, Unternehmen und Banken auszutauschen. Zahlreiche Steuerkanzleien nutzen inzwischen die neue Funktionalität und sparen dadurch Zeit und Kosten bei der Abschlussübermittlung an Banken, erweitern ihr Beratungsangebot und positionieren sich als fortschrittliche digitale Kanzleien.
Bisher wird der Jahresabschluss zumeist noch auf Papier ausgedruckt, beim Kreditinstitut eingereicht und dann in der Regel im Analysesystem der Bank erneut erfasst. Dieses umständliche Verfahren wird via DiFin durch einen zeitgemäßen, durchgängig digitalen Prozess ersetzt, bei dem die Berichte direkt in die IT-Lösung der Bank übernommen werden. (siehe Abb 1 Datenströme)
Datenströme beim digitalen Finanzbericht
Konzipiert wurde der DiFin-Standard als Initiative der Finanzwirtschaft, in der neben Banken und Sparkassen auch verschiedene Softwareexperten für Steuerberatung tätig sind. Mit dem international etablierten Format XBRL (eXtensible Business Reporting Language), das bereits bei der E-Bilanz verwendet wird, konnte die von den Banken gewünschte Bereitstellung der relevanten Bilanzdaten nach dem Handelsgesetzbuch (HGB) optimal umgesetzt werden. Zielsetzung aus Sicht von Wolters Kluwer als Softwareanbieter war es, mit dem DiFin den Steuerberatern durch eine zeitgemäße Form der Bereitstellung der Bilanzdaten für die Banken unnötigen Aufwand zu ersparen und darüber hinaus zusätzlichen Nutzen beim Import von Finanzdaten zu erschließen.
Die Liste der Nutzenaspekte, die sich durch den DiFin für Kanzleien, Mandanten und Banken ergeben, ist lang. Vor allem Steuerkanzleien profitieren – kurzfristig durch geringeren Administrationsaufwand sowie die Einsparung von Zeit und Kosten, aber vor allem auf lange Sicht, indem sie sich im Bereich der Finanzierungsberatung breiter aufstellen. (siehe Abb. 2 Nutzen)
Nutzen des digitalen Finanzberichts
Zusätzlicher Nutzen für Steuerberater durch den „Rückkanal“
Die erweiterte Beratungskompetenz wird vor allem durch den „Rückkanal“ des DiFin-Verfahrens ermöglicht, mit dem die Zins- und Tilgungspläne der Banken in die Softwarelösung der Kanzlei übermittelt werden. Durch die automatische Verbuchung der Darlehensraten spart sich die Kanzlei die teilweise aufwendige Beschaffung der Kreditunterlagen, die monatliche Aufteilung der Raten und die Ermittlung der Restlaufzeitvermerke für den Jahresabschluss.
Allein im Bereich der Finanzbuchhaltung lassen sich durch die Übernahme der Daten aus dem Zins- und Tilgungsplan zahlreiche Buchungen einsparen – pro Darlehen in der Regel 48 Buchungen im Jahr (für Zins, Tilgung, gezahlte oder verrechnete Nebenkosten, Umsatzsteuer etc.). Die Daten können weiterhin in die Erläuterungen zum Jahresabschluss einfließen (Restlaufzeitvermerke gem. §268 Abs. 5 S. 1, §285 S. 1 Nr. 1 Bst. a HGB, Sicherheitenspiegel gem. §268 Abs. 7 Nr. 2 HGB).
Darüber hinaus liegt es nahe – wenn Mandanten mehrere Darlehen in Anspruch nehmen – ein Nebenbuch für Darlehensverträge im Sinne einer Darlehensbuchhaltung einzuführen, aus der verschiedene Beratungsleistungen abgeleitet werden können, wie z.B. Darlehensvergleiche, Prolongation, Zinsanpassung, Stundung, Vorschläge für Neufinanzierungen oder „Umhängen von Sicherheiten“.
Wolters Kluwer hat sich in das Projekt zur Einführung des digitalen Finanzberichts intensiv eingebracht, um den Anwendern der ADDISON-Software durch eine zeitgemäße Form der Bereitstellung der Bilanzdaten für die Banken unnötigen Aufwand zu ersparen und darüber hinaus zusätzlichen Nutzen beim Import von Finanzdaten zu erschließen. Der DiFin zeigt, wie durch Digitalisierung nicht nur Aufwand und Kosten reduziert werden, sondern eine höhere Qualität in der Beratung möglich wird.
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