Dokumentenmanagementsystem / Archivierungssystem - Vorteile für Steuerkanzleien:

Dokumenten-Management und Workflow-Automation zur umfassenden Digitalisierung von Papierprozessen. DocuWare ist ein Dokumentenmanagementsystem / Archivierungssoftware, welches vollständig in Ihre ADDISON Lösung integriert ist und dank Skalierbarkeit für alle Steuer-Kanzleigrößen geeignet ist. Mit einer Dokumentenarchivierung Software automatisieren und beschleunigen Sie Ihre Prozesse nachhaltig.

Sichere Datenspeicherung
Dank verschlüsselten Datenverkehr (AES und HTTPS). Dokumente können nur durch autorisierte Nutzer gelesen werden. Ihre Daten werden automatisch gesichert.
Hohe Performance

Mit der Dokumentenverwaltung erfassen, zentralisieren, verarbeiten und durchsuchen Sie alle geschäftsrelevanten Informationen in Echtzeit.

Einfach und Transparent
Archiv Software mit intuitiver Benutzeroberfläche. Alle Dokumentenzugriffe werden protokolliert und sind jederzeit nachvollziehbar.
Kostenreduktion
Mit einem elektronischen Dokumentenmanagementsystem sparen Sie sich Platz und dank des schnellen Auffindens von Dokumenten auch viel Zeit.
Zwei Frauen diskutieren an einem Arbeitsplatz über den Nutzen von ArchivierungssystemenEinfache und effiziente Handhabung- das schätzen die Anwender in Steuerkanzleien am meisten, egal ob Steuerberater/-in oder Sekretär/-in.

Ihr Nutzen durch das DocuWare Dokumentenmanagement:

  • Archivierung sämtlicher Daten und Dateien in einem zentralen Dokumenten-Pool.
  • Bereitstellung und Zugriff auf die Daten für alle Mitarbeiter inkl. Berechtigungsmanagement.
  • Gleichzeitiger, schneller und geographisch unabhängiger Zugriff auf alle Dokumente
  • Vermeidung redundanter Aufbewahrung und Reduzierung von benötigten Lagerflächen.
  • Archivierungssystem, das nach geltenden Compliance-Anforderungen wie GoBD oder DSGVO Informationen sichert.

Archivierungssytem DocuWare ist nahtlos in ADDISON integriert

  • Durchgängiger Prozess zwischen ADDISON und DocuWare.
  • Ablage von Dokumenten direkt in der ADDISON-Oberfläche möglich.
  • Ablagemasken mit Auswahldialogen und Feldabhängigkeiten von ADDISON (z. B. Nummer/Name des Kunden).
  • Anzeige der Dokumente integriert in ADDISON mit Stempel- und Zeichenelement-Funktionen.
  • Archivierung von Auswertungen aus ADDISON auf Knopfdruck.
Auszeichnung und Siegel von DocuWareWolters Kluwer ist Mitglied im DocuWare Diamond Club.

Informationen erfassen und verwalten

Über die DMS-Schnittstelle zu DocuWare können Dokumente aus ADDISON heraus per Klick mit automatisierter Vergabe von Suchkriterien (z. B. Kundennamen, Projekt, Bezeichnung und Periode) an DocuWare übertragen werden.

Recherche im DocuWare-Archiv

In ADDISON wird eine Suchmaske angezeigt, das elektronische Archiv kann so in Echtzeit durchsucht werden.  Aus der Trefferliste können verschiedene Aktionen ausgeführt werden, z. B. Dokument anzeigen, Indexfelder aus DocuWare ändern, Dokument bearbeiten und neue Version im Archiv erstellen, Posteingang in ADDISON zum DocuWare-Dokument erstellen.

Integrierter DocuWare-Briefkorb


Über den integrierten DocuWare-Briefkorb können Dokumente direkt in DocuWare archiviert werden. Die Vergabe von Suchkriterien erfolgt über eine Ablagemaske mit Feldern aus DocuWare und Zugriff auf Auswahldialoge von ADDISON. Aus dem Briefkorb heraus können weitere Aktionen ausgeführt werden, z. B. Dokumente anzeigen, bearbeiten und drucken.

Starten Sie mit einer kompletten Lösung für Dokumenten-Management und Workflow-Automation ohne sich einen Kopf um eigene Server-Hardware, komplexe IT-Aufgaben und hohe Initial-Investitionen zu machen. DocuWare Cloud bietet höchste Sicherheit, Skalierbarkeit und Verfügbarkeit bei höchster Finanz- und Systemflexibilität.

DocuWare OnPremise ist empfehlenswert für Steuerkanzleien, die über starke eigene IT-Ressourcen verfügen.

DocuWare Cloud und DocuWare OnPremise im Vergleich:

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Funktionen  DocuWare Cloud DocuWare OnPremise
ADDISON Integration: Vollständig in die ADDISON Software integriert  notification success circle checkbox icon notification success circle checkbox icon
DocuWare Webclient: Zugriff von jedem Webbrowser, unabhängig vom Betriebssystem notification success circle checkbox icon
  -
DocuWare Workflowmanager: Ganz ohne Programmierung entwerfen Sie
in einer einfachen, intuitiven Drag'n'Drop-Oberfläche Ihre Automationsworkflows.
 notification success circle checkbox icon  -
Automatische Einrichtung: Keine Installation und Einrichtung durch Wolters Kluwer notwendig. notification success circle checkbox icon  -
Berechtigungssteuerung: Automatisiert ohne Aufwand für Ihre Steuerkanzlei notification success circle checkbox icon
  -
Autoindex: Automatische Erfassung von Schlüsselinformationen aus PDFs,
Scans und anderen Dokumenten		 notification success circle checkbox icon  -
eigenes Rechenzentrum notwendig  - notification success circle checkbox icon 

FAQ zu Datensicherung, Historie, Löschung und Wiederherstellung von Dokumenten

  • Wie erfolgt die Datensicherung in DocuWare Cloud?
    Die Datensicherung erfolgt nach Ablage eines jeden Dokumentes. Von jedem Dokument werden in einer Sicherung zwei Kopien des Dokuments gespeichert. Zusätzlich werden gegen große Schadensereignisse wie Erdbeben oder Flugzeugabstürze drei weitere Kopien in einem separaten Rechenzentrum gespeichert.
  • Gibt es eine dokumentierte Historie?
    DocuWare vermerkt am Dokument alle Änderungen. Es kann mit einer DocuWare-Versionierung von Dokumenten gearbeitet werden, um auf vorherige Versionen zuzugreifen.

  • Wie kann ich Dokumente löschen? 

    Anwender können Dokumente manuell löschen, sofern sie die Berechtigung dazu haben. Dokumente können auch über einen automatisierten Workflow gelöscht werden. Eine Löschung kann auch durch verschieben in ein Papierkorbarchiv realisiert werden.

  • Welche Wiederherstellungsmöglichkeiten gibt es?
    Gelöschte Dokumente können über Administratoren bis zu 30 Tage aus dem DocuWare-Papierkorb wiederhergestellt werden.
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