Software-Lösungen zur E-Rechnung

Ab dem 01.01.2025 sind B2B Unternehmen dazu verpflichtet E-Rechnungen empfangen zu können.
Mit ADDISON SMART Connect und mit ADDISON Scannen Buchen Archivieren können Sie E-Rechnungen empfangen und visualisiert darstellen lassen (sofern es sich um ein rein maschinell lesbares Format handelt).

Als Steuerberater können Sie in ADDISON Ihre Honorarabrechnung als E-Rechnungen erstellen. Mit unserem neuen Premiumpartner B2Brouter können Ihre Mandanten demnächst auch E-Rechnungen erstellen und versenden. Selbstverständlich können Ihre Mandanten auch weiterhin Ihre bisher genutzte Software Lösung, wie z.B. sevdesk oder Lexware nutzen.

Screenshot von ADDISON SMART Connect zeigt wie man E-Rechnung darstellen kann

E-Rechnungen empfangen

Mit ADDISON SMART Connect bzw. mit SBA können Ihre Mandanten E‑Rechnungsformate (XRechnung und ZUGFeRD) empfangen.

Die E-Rechnungen werden hier visualisiert dargestellt (sofern es sich um ein rein maschinell lesbares Format handelt), validiert und weiterverarbeitet.

E-Rechnungen erstellen

Steuerberater können bereits seit einigen Jahren in ADDISON Honorarabrechnung als E-Rechnung für reine Unternehmensmandate erstellen. 

Mandanten können mit unserem neuen Premiumpartner B2Brouter E-Rechnung erstellen oder Ihre eigene Rechnungsschreibung-Software nutzen. 

Anbindung von Drittanbieter-Software

Alle gängigen Drittanbieter-Software Anbieter werden an ADDISON OneClick angebunden. Ihre Steuerkanzlei bekommt so alle buchhaltungsrelevanten Daten von Ihrem Mandanten direkt übermittelt.

Ihr Mandant kann weiterhin seine gewohnte Software, wie z.B. Lexoffice oder sevdesk nutzen.

E-Rechnung in Deutschland – der aktuelle Stand in Kürze

In Deutschland wird eine stufenweise E-Rechnungspflicht im B2B-Umfeld eingeführt.

  • ab 2025 sind Unternehmen dazu verpflichtet E-Rechnungen empfangen zu können
  • ab 2027 sind Unternehmen mit mehr als 800.000€ Vorjahresumsatz dazu verpflichtet E-Rechnungen zu versenden und zu empfangen 
  • ab 2028 gilt für alle Unternehmen im B2B-Bereich die E-Rechnungspflicht (Empfang & Versand)

Ausnahmen: Rechnungen die 250 € brutto nicht übersteigen, werden von der E-Rechnungspflicht ausgenommen (§ 33 UStDV-E). Das gilt auch für Fahrausweise für die Beförderungen von Personen, die als Rechnungen gelten.

Die gängigsten E-Rechnungsformate sind XRechnung und das hybride Format ZUGFeRD.

Mehr Informationen erhalten Sie in unserem Whitepaper zur E-Rechnung.

Definition: Was ist eine E‑Rechnung

Eine elektronische Rechnung bildet einen strukturiert erstellten maschinenlesbaren Datensatz. Die E‑Rechnung ermöglicht das digitale Übermitteln und Empfangen von Daten, die automatisch verarbeitet und für weitere Zwecke, z. B. Zahlungsgenerierung, verwendet werden können.

Strukturierte Dateiformate für E-Rechnungen sind bspw. XML, EDI und die XRechnung. Die Übertragung erfolgt in der Regel durch E-Mail, aber auch per Download im Web, E-Post, De-Mail oder elektronischem Fax. Die E-Rechnung ist kein visuelles Bildformat. Eingescannte Rechnungen oder PDF-Dateien gelten als digitalisierte Papierrechnungen und erfüllen nicht die Kriterien einer E-Rechnung, selbst wenn sie elektronisch per E-Mail versendet werden.

Wird die E-Rechnung mit einer Bilddatei kombiniert, handelt es sich um ein hybrides Rechnungsformat.

Weitere Informationen rund um die E-Rechnung in Deutschland

  • Empfangs- und Versandplicht bei E-Rechnungen im Überblick

    Mit Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes am 22.03.2024 (Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness) ist die Einführung der E-Rechnung durch Anpassungen im UStG und der UStDV im Entwurf der Bundesregierung wie folgt:

    • Für Leistungen an einen anderen Unternehmer innerhalb Deutschlands sind verpflichtend E-Rechnungen zu empfangen und auszustellen
      (§ 14 Abs. 2 S. 2 Nr. 1 S. 2 UStG-E)
    • Vorgeschriebenes Format der E-Rechnung ist die EU-konformen Norm EN 16931 (§ 14 Abs. 1 S. 4 UStG-E)
    • Der bisherige Vorrang der Papierrechnung aufgrund der erforderlichen Zustimmung des Empfängers bei Verwendung einer E-Rechnung entfällt: Es bedarf keiner Zustimmung des Empfängers der E-Rechnung
    • Übergangsregelungen für die Übermittlungspflicht (§ 27 Abs. 39 UStG-E):
    • Bis Ende 2025: Bei Zustimmung des Empfängers ist die Übermittlung von Rechnungen in sämtlichen anderen Formaten möglich
    • Bis Ende 2026: Bei Zustimmung des Empfängers ist die Übermittlung von Rechnungen in sämtlichen anderen Formaten möglich, wenn der Gesamtumsatz des die Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800 000 Euro betragen hat
    • Bis Ende 2027: Bei Zustimmung des Empfängers sind EDI-Rechnungen möglich
    • Kleinbetragsrechnungen, d.h. Rechnungen deren Gesamtbetrag 250 € brutto nicht übersteigt, werden von der E-Rechnungspflicht ausgenommen (§ 33 UStDV-E).
    • Das gilt auch für Fahrausweise für die Beförderungen von Personen, die als Rechnungen gelten (§ 34 Abs. 1 UStDV-E).
    • Dem BMF wird mit Zustimmung des Bundesrates die Möglichkeit eingeräumt, nähere Bestimmungen zur Ausgestaltung des strukturierten elektronischen Formats einer E-Rechnung zu erlassen (§ 14 Abs. 6 UStG-E)

    Hinweis: Der Bundesrat plant die Einführung der E-Rechnung um zwei Jahre zu verschieben, was derzeit in einem Vermittlungsausschuss zur Diskussion steht.

  • Die gängigsten E-Rechnungsformate und die EN 16931 Norm

    Europaweit sollen E-Rechnungen langfristig einem einheitlichen Format – der Norm EN 16931 – entsprechen. Die neuen nationalen Bestimmungen des Umsatzsteuergesetzes (§ 14 Abs. 1 S. 2 ff. UStG) unterscheiden ab 01.01.2025 zwischen E-Rechnungen und sonstigen Rechnungen.

    Rechnungen auf Papier oder in anderen elektronischen Formaten gelten als sonstige Rechnung.

    Als gängigste nationale E-Rechnungsformate sind die XRechnung oder das hybride Format ZUGFeRD ab Version 2.0.1 zu nennen.

    • Das Format XRechnung wird bereits erfolgreich im öffentlichen Auftragswesen eingesetzt.
    • ZuGFeRD (zentraler User-Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) fungiert als Container für eine PDF-Datei und eine XML-Datei. Das hybride Format ist sowohl für die öffentliche Verwaltung als auch für Unternehmen weltweit einsetzbar und ermöglicht eine benutzerfreundliche Ansicht und automatische Verarbeitung zugleich.
  • ViDA-Initiative - Modernisierung des Mehrwertsteuerrechts

    Die Einführung der E-Rechnungspflicht für nationale B2B-Umsätze bildet die Grundlage für die Implementierung eines staatlichen Meldesystems. Gemäß der ViDA-Initiative sind Geschäfte zwischen Unternehmen innerhalb der EU ab 2028 meldepflichtig.

    Die Mitgliedstaaten müssen sicherstellen, dass die erforderlichen Daten im EN 16931–Format an eine zentrale Datenbank übermittelt werden.

    Deutschland plant, das transaktionsbasierte Meldesystem im Einklang mit dem EU-System einzurichten, entweder über eine staatliche Plattform oder private Plattformen, die den Sicherheitsanforderungen der Verwaltung entsprechen.

    Der Rechnungsauszug aller steuerrelevanten Daten (VAT-Meldung) wird von den Plattformen bundeseinheitlich an die Finanzverwaltung weitergeleitet. Hierfür könnte ein CTC (Continuous Transaction Control)-System verwendet werden, das eine durchgehende und in Echtzeit erfolgende Meldung von Transaktionsdaten an die Steuerbehörde ermöglicht.

  • E-Rechnungspflicht in der öffentlichen Verwaltung (B2G) seit dem 27.11.2020
    Mit der am 26. Mai 2014 in Kraft getretenen Richtlinie 2014/55/EU legte die EU den Rahmen für ein einheitliches Vorgehen bei der Übermittlung von elektronischen Rechnungen an die öffentlichen Verwaltungen fest.

    Deutschland hat die entsprechenden Vorgaben im B2G (Business-to-Government)-Bereich durch das E-Rechnungsgesetz (2016) und die E-Rechnungsverordnung (2017) des Bundes umgesetzt. Seitdem sind Bundesbehörden verpflichtet, E-Rechnungen anzunehmen.

    Für die öffentliche Verwaltung des Bundes ist die E-Rechnungserstellung obligatorisch. Bundesländer und Kommunen müssen EU-konforme E-Rechnungen empfangen, während die Verpflichtung zur Ausstellung derzeit nur in einigen Bundesländern besteht, darunter Baden-Württemberg, Bremen, Hamburg, Saarland und Mecklenburg-Vorpommern. Ab 2024 werden Hessen und Rheinland-Pfalz folgen.
  • Was für Chancen und Vorteile bietet die E-Rechnung für Steuerkanzleien und Unternehmen?
    Mehr Effizienz: Automatisierte Prozesse der Rechnungsverarbeitung ermöglichen eine schnelle und umfassende Leistungsabwicklung. Die Rechnungsdaten werden automatisch entsprechenden Bestellungen zugeordnet. Auslesungsfehler gehören der Vergangenheit an.

    Reduktion der Kosten: Durch die Nutzung von E-Rechnungen können 60 bis 80 % der Kosten eingespart werden, da zeitaufwendige manuelle Prozesse (z. B. Drucken, Kuvertieren etc.) nicht mehr notwendig sind. Zudem entfallen typische Warenkosten wie Papier, Porto, Umschläge und Ablageordner.

    Mehr Übersichtlichkeit: Der gesamte Rechnungsprozess wird auf einen Ort reduziert. Erstellung, Bearbeitung, Zuordnung und Versand werden von einer Software erledigt, die Befugten einen einfachen und immerwährenden Zugriff auf Ihre Dokumente ermöglicht.

    Mehr Nachhaltigkeit: E-Rechnungen werden sicher und platzsparend archiviert. Der Verzicht auf Papier, Druck und Versand schont natürliche Ressourcen, schützt die Umwelt und reduziert den CO2-Fussabdruck.

    Compliance: Ein strukturierter und standardisierter Austausch von Rechnungsinformationen mithilfe einer Software gewährleistet einen ordnungsgemäßen und einheitlichen Datenaustausch. Gesetzeskonforme maschinenlesbare Rechnungsstellung minimiert die Fehleranfälligkeit, fördert die Transparenz und erleichtert die Prüfung durch Steuerbehörden. Darüber hinaus entfällt die Verpflichtung einer elektronischen Signatur.

Gesetzgebung in der EU und in Deutschland zum Thema E-Rechnung

 

  • 22.03.2024: Verabschiedung des Wachstumschancengesetz
  • 20.10.2023: Stellungnahme Bundesrat zum Wachstumschancengesetz
  • 02.10.2023: BMF-Schreiben EU-Konformität der Formate XRechnung und ZUGFeRD als E-Rechnung
  • 02.10.2023: Gesetzentwurf zum Wachstumschancengesetz als Grundlage für die 1.Lesung am 13.10.2023 im Bundestag
  • 29.08.2023: Beschluss Regierungsentwurf zum Wachstumschancengesetz
  • 25.07.2023: Zustimmung der EU zur Einführung von E Rechnungs-Pflicht (2025) und elektronischem Steuermeldesystem (2028) in Deutschland
  • 17.07.2023: Veröffentlichung Referentenentwurf BMF zur E-Rechnungspflicht ab 01.01.2025
  • 17.04.2023: Veröffentlichung Diskussionsentwurf BMF: Einführung E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Umsätze ab 01.01.2025 sowie Einführung elektronisches Meldesystem für nationale B2B-Umsätze ab 2028
  • 08.12.2022: Veröffentlichung Ergebnisse aus der ViDA-Initiative durch die EU: Obligatorische E-Rechnung für länderübergreifende Transaktionen
  • 30.11.2022: Antrag Deutschlands für eine Sondergenehmigung zur Einrichtung eines national einheitlichen Meldesystems an die EU-Kommission
  • 18.04.2020: Verpflichtung für Bundesländer und Kommunen zur Annahme von E-Rechnungen
  • 27.11.2020: Verpflichtung zur Übermittlung von elektronischen Rechnungen im öffentlichen Auftragswesen des Bundes
  • 27.11.2019: Verpflichtung von subzentralen öffentlichen Auftraggebern, Sektorenauftraggebern und Konzessionsgebern zur Annahme elektronischer Rechnungen
  • 27.11.2018: Verpflichtung des Bundes zur Annahme und Weiterverarbeitung elektronischer Rechnungen (§ 11 Abs. 1 E-RechV)
  • 06.09.2017: Beschluss E-Rechnungsverordnung des Bundes (Veröffentlichung im Bundesgesetzblatt am 18.10.2017)
  • 01.12.2016: Verabschiedung Gesetz zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen ( am 10.04.2017 Veröffentlichung im Bundesgesetzblatt)
  • 26.05.2014: EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen
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