Unsere Software-Lösungen zur E-Rechnung

Wolters Kluwer entwickelt aktuell Lösungen für die ab 2025 kommende E-Rechnungsplicht in Deutschland. In der Entwicklung verfolgen wir hier unterschiedliche Ansätze, um sowohl Steuerkanzleien, Mandant/-innen sowie Unternehmen ein umfassendes Lösungsportfolio zu bieten.

E-Rechnungen empfangen und lesen

Bereits heute ist es möglich mit ADDISON die E‑Rechnungsformate XRechnung und ZUGFeRD zu empfangen und diese optisch darzustellen.

E-Rechnungen erstellen

Mit ADDISON können Sie heute schon E-Rechnungen erstellen bzw. PDFs oder Scans in eine E-Rechnung umwandeln.

Anbindung von Drittanbieter-Software

Wir werden Drittanbieter-Software an die ADDISON anbinden. Ihre Steuerkanzlei bekommt so alle buchhaltungsrelevanten Daten direkt übermittelt.

E-Invoicing in Deutschland – der aktuelle Stand in Kürze

In Deutschland wird eine stufenweise E-Rechnungspflicht im B2B-Umfeld eingeführt.

  • ab 2025 sind Unternehmen dazu verpflichtet E-Rechnungen empfangen zu können
  • ab 2027 sind Unternehmen dazu verpflichtet E-Rechnungen zu versenden und zu empfangen 
  • Rechnungen die 250 € brutto nicht übersteigen, werden von der E-Rechnungspflicht ausgenommen (§ 33 UStDV-E) 
    Das gilt auch für Fahrausweise für die Beförderungen von Personen, die als Rechnungen gelten 

Die gängigsten E-Rechnungsformate sind XRechnung und das hybride Format ZUGFeRD.

Mehr Informationen erhalten Sie in unserem Whitepaper zur E-Rechnung.

Definition: Was ist eine E‑Rechnung

Eine elektronische Rechnung bildet einen strukturiert erstellten maschinenlesbaren Datensatz. Die E‑Rechnung ermöglicht das digitale Übermitteln und Empfangen von Daten, die automatisch verarbeitet und für weitere Zwecke, z. B. Zahlungsgenerierung, verwendet werden können.

Strukturierte Dateiformate für E-Rechnungen sind bspw. XML, EDI und die XRechnung. Die Übertragung erfolgt in der Regel durch E-Mail, aber auch per Download im Web, E-Post, De-Mail oder elektronischem Fax. Die E-Rechnung ist kein visuelles Bildformat. Eingescannte Rechnungen oder PDF-Dateien gelten als digitalisierte Papierrechnungen und erfüllen nicht die Kriterien einer E-Rechnung, selbst wenn sie elektronisch per E-Mail versendet werden.

Wird die E-Rechnung mit einer Bilddatei kombiniert, handelt es sich um ein hybrides Rechnungsformat.

Weitere Informationen rund um die E-Rechnung in Deutschland

  • Die gängigsten E-Rechnungsformate und die EN 16931 Norm

    Europaweit sollen E-Rechnungen langfristig einem einheitlichen Format – der Norm EN 16931 – entsprechen. Die neuen nationalen Bestimmungen des Umsatzsteuergesetzes (§ 14 Abs. 1 S. 2 ff. UStG) unterscheiden ab 01.01.2025 zwischen E-Rechnungen und sonstigen Rechnungen.

    Rechnungen auf Papier oder in anderen elektronischen Formaten gelten als sonstige Rechnung.

    Als gängigste nationale E-Rechnungsformate sind die XRechnung oder das hybride Format ZUGFeRD ab Version 2.0.1 zu nennen.

    • Das Format XRechnung wird bereits erfolgreich im öffentlichen Auftragswesen eingesetzt.
    • ZuGFeRD (zentraler User-Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) fungiert als Container für eine PDF-Datei und eine XML-Datei. Das hybride Format ist sowohl für die öffentliche Verwaltung als auch für Unternehmen weltweit einsetzbar und ermöglicht eine benutzerfreundliche Ansicht und automatische Verarbeitung zugleich.
  • Die aktuelle Entwicklung der Rechtsprechung

    In Deutschland wird eine stufenweise E-Rechnungspflicht eingeführt, die zukünftig von einem nationalen Meldesystem der Finanzverwaltung unterstützt wird. Für inländische B2B-Umsätze müssen Unternehmer Rechnungen in strukturierter Datenform erstellen und versenden. Mit Zustimmung des Empfängers erlauben zeitliche Übergangsregelungen die Verwendung der üblichen Rechnungsformate. Ursprünglich für den 01.01.2025 geplant, wird eine Verschiebung der Empfangspflicht von E-Rechnungen auf den 01.01.2027 diskutiert.

    Die nationalen Vorschriften orientieren sich an der ViDA-Initiative der Europäischen Kommission zur Bekämpfung von Mehrwertsteuerbetrug. Im Rahmen des Wachstumschancengesetzes wird die Einführung der E-Rechnungspflicht im Umsatzsteuergesetz verankert. Um die deutsche Wirtschaft zu entlasten und Unternehmen mehr Zeit zur Anpassung zu geben, plant der Bundesrat die Einführung um zwei Jahre zu verschieben, was derzeit in einem Vermittlungsausschuss zur Diskussion steht.

  • Der aktuelle Status zum Wachstumschancengesetz

    Mit Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes (Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness) ist die Einführung der E-Rechnung durch Anpassungen im UStG und der UStDV im Entwurf der Bundesregierung wie folgt vorgesehen:

    • Für Leistungen an einen anderen Unternehmer innerhalb Deutschlands sind verpflichtend E-Rechnungen zu empfangen und auszustellen (§ 14 Abs. 2 S. 2 Nr. 1 S. 2 UStG-E)
    • Vorgeschriebenes Format der E-Rechnung ist die EU-konformen Norm EN 16931 (§ 14 Abs. 1 S. 4 UStG-E)
    • Der bisherige Vorrang der Papierrechnung aufgrund der erforderlichen Zustimmung des Empfängers bei Verwendung einer E-Rechnung entfällt: Es bedarf keiner Zustimmung des Empfängers der E-Rechnung
    • Übergangsregelungen für die Übermittlungspflicht (§ 27 Abs. 39 UStG-E):
    • Bis Ende 2025: Bei Zustimmung des Empfängers ist die Übermittlung von Rechnungen in sämtlichen anderen Formaten möglich
    • Bis Ende 2026: Bei Zustimmung des Empfängers ist die Übermittlung von Rechnungen in sämtlichen anderen Formaten möglich, wenn der Gesamtumsatz des die Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800 000 Euro betragen hat
    • Bis Ende 2027: Bei Zustimmung des Empfängers sind EDI-Rechnungen möglich
    • Kleinbetragsrechnungen, d.h. Rechnungen deren Gesamtbetrag 250 € brutto nicht übersteigt, werden von der E-Rechnungspflicht ausgenommen (§ 33 UStDV-E). Das gilt auch für Fahrausweise für die Beförderungen von Personen, die als Rechnungen gelten (§ 34 Abs. 1 UStDV-E).
    • Dem BMF wird mit Zustimmung des Bundesrates die Möglichkeit eingeräumt, nähere Bestimmungen zur Ausgestaltung des strukturierten elektronischen Formats einer E-Rechnung zu erlassen (§ 14 Abs. 6 UStG-E)

    Hinweis: Der Bundesrat plant die Einführung der E-Rechnung um zwei Jahre zu verschieben, was derzeit in einem Vermittlungsausschuss zur Diskussion steht.

  • Die ViDA-Initiative - Modernisierung des Mehrwertsteuerrechts

    Die Einführung der E-Rechnungspflicht für nationale B2B-Umsätze bildet die Grundlage für die Implementierung eines staatlichen Meldesystems. Gemäß der ViDA-Initiative sind Geschäfte zwischen Unternehmen innerhalb der EU ab 2028 meldepflichtig.

    Die Mitgliedstaaten müssen sicherstellen, dass die erforderlichen Daten im EN 16931–Format an eine zentrale Datenbank übermittelt werden.

    Deutschland plant, das transaktionsbasierte Meldesystem im Einklang mit dem EU-System einzurichten, entweder über eine staatliche Plattform oder private Plattformen, die den Sicherheitsanforderungen der Verwaltung entsprechen.

    Der Rechnungsauszug aller steuerrelevanten Daten (VAT-Meldung) wird von den Plattformen bundeseinheitlich an die Finanzverwaltung weitergeleitet. Hierfür könnte ein CTC (Continuous Transaction Control)-System verwendet werden, das eine durchgehende und in Echtzeit erfolgende Meldung von Transaktionsdaten an die Steuerbehörde ermöglicht.

  • E-Rechnungspflicht in der öffentlichen Verwaltung (B2G) seit dem 27.11.2020
    Mit der am 26. Mai 2014 in Kraft getretenen Richtlinie 2014/55/EU legte die EU den Rahmen für ein einheitliches Vorgehen bei der Übermittlung von elektronischen Rechnungen an die öffentlichen Verwaltungen fest.

    Deutschland hat die entsprechenden Vorgaben im B2G (Business-to-Government)-Bereich durch das E-Rechnungsgesetz (2016) und die E-Rechnungsverordnung (2017) des Bundes umgesetzt. Seitdem sind Bundesbehörden verpflichtet, E-Rechnungen anzunehmen.

    Für die öffentliche Verwaltung des Bundes ist die E-Rechnungserstellung obligatorisch. Bundesländer und Kommunen müssen EU-konforme E-Rechnungen empfangen, während die Verpflichtung zur Ausstellung derzeit nur in einigen Bundesländern besteht, darunter Baden-Württemberg, Bremen, Hamburg, Saarland und Mecklenburg-Vorpommern. Ab 2024 werden Hessen und Rheinland-Pfalz folgen.
  • Was für Chancen und Vorteile bietet die E-Rechnung für Steuerkanzleien und Unternehmen?
    Mehr Effizienz: Automatisierte Prozesse der Rechnungsverarbeitung ermöglichen eine schnelle und umfassende Leistungsabwicklung. Die Rechnungsdaten werden automatisch entsprechenden Bestellungen zugeordnet. Auslesungsfehler gehören der Vergangenheit an.

    Reduktion der Kosten: Durch die Nutzung von E-Rechnungen können 60 bis 80 % der Kosten eingespart werden, da zeitaufwendige manuelle Prozesse (z. B. Drucken, Kuvertieren etc.) nicht mehr notwendig sind. Zudem entfallen typische Warenkosten wie Papier, Porto, Umschläge und Ablageordner.

    Mehr Übersichtlichkeit: Der gesamte Rechnungsprozess wird auf einen Ort reduziert. Erstellung, Bearbeitung, Zuordnung und Versand werden von einer Software erledigt, die Befugten einen einfachen und immerwährenden Zugriff auf Ihre Dokumente ermöglicht.

    Mehr Nachhaltigkeit: E-Rechnungen werden sicher und platzsparend archiviert. Der Verzicht auf Papier, Druck und Versand schont natürliche Ressourcen, schützt die Umwelt und reduziert den CO2-Fussabdruck.

    Compliance: Ein strukturierter und standardisierter Austausch von Rechnungsinformationen mithilfe einer Software gewährleistet einen ordnungsgemäßen und einheitlichen Datenaustausch. Gesetzeskonforme maschinenlesbare Rechnungsstellung minimiert die Fehleranfälligkeit, fördert die Transparenz und erleichtert die Prüfung durch Steuerbehörden. Darüber hinaus entfällt die Verpflichtung einer elektronischen Signatur.

Gesetzgebung in der EU und in Deutschland zum Thema E-Rechnung

  • 20.10.2023: Stellungnahme Bundesrat zum Wachstumschancengesetz
  • 02.10.2023: BMF-Schreiben EU-Konformität der Formate XRechnung und ZUGFeRD als E-Rechnung
  • 02.10.2023: Gesetzentwurf zum Wachstumschancengesetz als Grundlage für die 1.Lesung am 13.10.2023 im Bundestag
  • 29.08.2023: Beschluss Regierungsentwurf zum Wachstumschancengesetz
  • 25.07.2023: Zustimmung der EU zur Einführung von E Rechnungs-Pflicht (2025) und elektronischem Steuermeldesystem (2028) in Deutschland
  • 17.07.2023: Veröffentlichung Referentenentwurf BMF zur E-Rechnungspflicht ab 01.01.2025
  • 17.04.2023: Veröffentlichung Diskussionsentwurf BMF: Einführung E-Rechnungspflicht für inländische B2B-Umsätze ab 01.01.2025 sowie Einführung elektronisches Meldesystem für nationale B2B-Umsätze ab 2028
  • 08.12.2022: Veröffentlichung Ergebnisse aus der ViDA-Initiative durch die EU: Obligatorische E-Rechnung für länderübergreifende Transaktionen
  • 30.11.2022: Antrag Deutschlands für eine Sondergenehmigung zur Einrichtung eines national einheitlichen Meldesystems an die EU-Kommission
  • 18.04.2020: Verpflichtung für Bundesländer und Kommunen zur Annahme von E-Rechnungen
  • 27.11.2020: Verpflichtung zur Übermittlung von elektronischen Rechnungen im öffentlichen Auftragswesen des Bundes
  • 27.11.2019: Verpflichtung von subzentralen öffentlichen Auftraggebern, Sektorenauftraggebern und Konzessionsgebern zur Annahme elektronischer Rechnungen
  • 27.11.2018: Verpflichtung des Bundes zur Annahme und Weiterverarbeitung elektronischer Rechnungen (§ 11 Abs. 1 E-RechV)
  • 06.09.2017: Beschluss E-Rechnungsverordnung des Bundes (Veröffentlichung im Bundesgesetzblatt am 18.10.2017)
  • 01.12.2016: Verabschiedung Gesetz zur elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen ( am 10.04.2017 Veröffentlichung im Bundesgesetzblatt)
  • 26.05.2014: EU-Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen
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