Fiscal, Contable y Nómina03 junio, 2020

Digitalizar con sentido: el reto de la pyme ante el coronavirus

Gestionar procesos de producción, realizar compras o ventas online, digitalizar procesos… El impacto de la crisis del coronavirus ha sido global, en todos los sectores y actividades. Pero si hay un ámbito en el que se plantean grandes retos es el de la pyme. Y es que son muchas las pequeñas y medianas empresas que ya están definiendo para los próximos meses un plan de actuación digital que transforme estos desafíos en grandes oportunidades.

En esta nueva etapa, la digitalización se ha convertido en el punto decisivo: aquellos que empezaron su proceso de transformación digital hace tiempo que han visto reforzada su decisión y han sufrido un impacto mucho menor que las empresas que no apostaron en su momento o todavía no han definido su modelo. 

Pero, ¿por dónde debemos empezar? Y ¿cómo puede la pequeña y mediana empresa digitalizarse o reforzar su transformación digital con sentido? Veamos cómo proceder:

Entender el contexto actual y las necesidades de la pyme

Es el momento de adaptarse, y hacerlo conllevará grandes beneficios a los que lo hagan de la forma más adecuada. De hecho, no evolucionar con el contexto actual conlleva un gran riesgo: el inmovilismo no es una opción. Pero antes de empezar a tomar decisiones, debemos empezar con un periodo inicial de reflexión, en el que analizaremos cuestiones como las siguientes:

  • Cuáles son nuestras necesidades más directas y qué recursos tenemos. 
  • Por dónde debemos empezar a trabajar: prioridades, separar lo urgente de lo importante. ¿Queremos crecer o bien nos planteamos optimizar mejor nuestra actividad? ¿Dónde pondremos el foco en los próximos meses?
  • Cuándo implantar cambios: quick wins y medidas a corto, medio o largo plazo.

A partir de este análisis y de la información que extraigamos podemos empezar a listar acciones concretas centrándonos en quick wins, es decir, acciones con bajo coste de implantación y que permitan ver resultados rápidos, y medidas concretas faseadas por etapas sobre un calendario.

Digitalizar con sentido: estrategia y herramientas

Invertir en nuestra digitalización, y hacerlo en su justa medida, nos reportará beneficios y sostendrá nuestra actividad. Veamos distintas opciones, estrategias y grados de digitalización que podemos plantear en nuestra pyme con herramientas concretas para que tenga todas las garantías de éxito:

1. Estrategias para optimizar nuestra actividad

Este es uno de los requisitos sine qua non más relevantes en este paso hacia la digitalización. Centrar nuestros esfuerzos en mejorar nuestra actividad. Para ello, las pymes disponen de herramientas orientadas muy directamente hacia esta dirección, con propuestas claras y muy intuitivas. blog_small

  • Controlar mejor el negocio, de forma centralizada y clara. Disponer de una herramienta que nos permita entender de forma fácil en qué situación se encuentra el negocio es una de las claves para empezar a optimizar nuestra actividad. Un ERP nos permite trabajar con una única base de datos en todos los ámbitos de la empresa: facturación, contabilidad, gestión financiera, stocks…. De esta manera, podremos tener una gestión más eficiente, evitando errores y duplicidades, además de disponer de una visión global del negocio y mayor control y trazabilidad de los procesos administrativos. Si, además, contamos con un software ERP adaptado a la pyme, fácil de implantar y utilizar, con opciones para personalizar informes y vistas a nuestra medida, tendremos toda la información del negocio de un vistazo, siempre a nuestra disposición, para tomar decisiones con datos fiables

    icono-5Especial Coronavirus: todas las novedades fiscales y laborales


     

  • Automatizar procesos repetitivos es otro de los ámbitos que, con mayor contundencia, contribuye a  la digitalización. Un buen ejemplo de ello es la gestión contable, que implica un gran número de horas de trabajo. En este sentido, hay herramientas que nos permiten automatizar procesos, como por ejemplo la conciliación bancaria, para evitar una gran parte de la gestión manual de los cobros y pagos y el tratamiento de los datos contables. El resultado: ahorraremos hasta un 70% del tiempo dedicado, que podremos destinar a tareas de mayor valor.
  • Mejorar la actividad comercial utilizando la segmentación a clientes. Personalizar nuestra oferta es sinónimo de mayores ventas, y esto es posible con un CRM adecuado a las necesidades de la pyme. Se planifican, de esta manera, las acciones comerciales y se gestionan las campañas con  total trazabilidad. Por otro lado, disponer de un CRM especializado en pymes asegura un análisis completo con la generación de estadísticas, gráficas y visualización de rendimiento por equipos,  la fórmula más rentable para generar datos que nos ayuden a definir nuevas vías de negocio para cada empresa.
  • Optimizar la gestión laboral: es uno de los ámbitos que más ha tenido que evolucionar durante el estado de alarma, empezando por poder ofrecer alternativas de implantación de opciones de teletrabajo, y mantener un nivel de comunicación interna adecuado con los equipos. En este punto ha cobrado especial relevancia contar con soluciones que incluyan portales para el empleado para mantener un espacio de comunicación empresa-trabajador adecuado en las gestiones habituales (hojas de salario, certificados de IRPF, solicitudes de permisos retribuidos, comunicar ITs) y un buen nivel informativo (avisos, comunicar novedades o nuevas políticas, etc) para afrontar unas semanas críticas de forma mucho más alineada.
    De la misma manera, en las últimas semanas ha sido clave mantener gestiones diarias críticas como el registro de la jornada con una solución de registro horario, o asegurando la gestión adecuada de la nómina con herramientas cloud. Todas estas herramientas agilizan las gestiones del ámbito laboral y nos permiten ganar tiempo para dedicarlo a nuestra actividad principal. 


imagen-guia-teletrabajo-1Pautas y consejos prácticos para que los empleados se adapten mejor al teletrabajo: descarga la Guía gratuita para trabajar desde casa

  • Estrategias de planificación.
  • Incluir rutinas saludables en la jornada diaria.
  • Entorno y ambiente de trabajo.
    Descargar guía gratis >

2) Estrategias para crecer: plantear nuevos servicios o ampliar el alcance actual de los existentes

Realizar el paso a la transformación del negocio con nuevas propuestas dirigidas al delivery y la venta online, así como conocer y probar plataformas de ecommerce para pyme conectadas con el ERP son algunas de las opciones más recomendadas y que mayor retorno de la inversión presentan en la actualidad.

Si nuestra estrategia es crecer, apostaremos por herramientas que nos acerquen y faciliten el ecommerce: existen soluciones que permiten integrar nuestra tienda online Prestashop con el software de gestión de la empresa , de forma que esta nueva vía de ventas quede completamente integrada: tendremos sincronizados los pedidos/stocks, de forma automática o manual, y podemos reducir errores de duplicidad de datos y conocer mejor la evolución global del negocio. 

En definitiva, la crisis provocada por el coronavirus se ha traducido en un momento idóneo para analizar hacia donde se deben dirigir los esfuerzos tanto económicos como técnicos, apostando por herramientas que puedan ayudar a agilizar, de un modo preciso, las tareas de cada departamento, ajustándose a las necesidades de digitalización de las pymes.

ico-mailSuscríbete a a3news y recibe cada mes contenidos como éste