Fiscal, Contable y Nómina10 enero, 2019

Cómo poner en marcha un software de gestión en la pyme

Ventajas de utilizar un programa de gestión en la pyme

Simplificar procesos, tomar decisiones más rápido, ser más eficientes, centrarnos en el core de nuestro negocio... Son muchas las ventajas que proporciona implementar las soluciones tecnológicas para la gestión y planificación de los recursos. Hoy en día un tercio de las grandes compañías en España trabajan con ERP, una tendencia al alza también en el caso de las PYMES.

Entre las tareas en las que podemos ganar tiempo y energía con un software de gestión, encontramos la contabilidad, la facturación, la gestión laboral, el análisis de negocio y la gestión comercial. En tiempos tan rápidos y cambiantes como los que vivimos, una herramienta así resulta esencial para que cualquier empresa sobreviva.

Fase de análisis previo

Sin embargo antes de implementar un sistema así, hay una serie de aspectos que como pymes tenemos que analizar para que su funcionamiento sea el correcto. A continuación resumimos algunos de los aspectos fundamentales:

  1. Saber cuál es la realidad de la empresa y qué persigue con este movimiento

    A la hora de empezar a funcionar con un software ERP tenemos que analizar dos aspectos. Por un lado nuestro contexto: la naturaleza del negocio, el tipo de plantilla, el nivel de digitalización... Y por otro, ver los motivos por los que realizamos el cambio. No es lo mismo partir de un entorno sin digitalizar, que de otros donde se nos ha quedado obsoleta la tecnología y el software o un tercer escenario donde las necesidades que tenemos no están cubiertas.

  2. Analizar qué necesito conforme a mis necesidades y objetivos

    Como comentábamos en la introducción del artículo, con un ERP podemos trabajar en tareas muy diferentes como recursos humanos, facturación online... Por eso es importante saber qué herramientas o módulos precisamos para cubrir nuestras necesidades. Una de las claves del éxito es saber de dónde y cómo vienen los datos para importarlos y sincronizarlos con el sistema y que así se pueda obtener el máximo rendimiento.

  3. Saber quién hace qué con esta nueva herramienta

    A la hora de trabajar con un software de gestión es importante definir roles de forma clara y que profesionales con conocimiento, y que vengan de diferentes departamentos, puedan guiar el despegue con el sistema.

  4. Busca un apoyo de calidad en el que confiar

    Un proceso como este resulta más cómodo y productivo si tenemos un partner con conocimiento que nos pueda dar una atención técnica y operativa de calidad. Para hacernos una idea, un software de este tipo tiene una vida media de diez años. De nuestro trabajo con ese proveedor externo dependerá que durante todo ese tiempo podamos exprimir al máximo la digitalización de procesos.

    Con esa intención de optimizar el proceso debemos tener en cuenta si los plazos previstos y recursos destinados se corresponden con las necesidades descritas y los módulos deseados. En este sentido, es bueno estudiar si es mejor una solución más personalizada u optar por algo más estándar.

  5. Prestar atención a la ley y cumplir la normativa sobre información

    Cualquier compañía,  sobre todo aquellas que trabajan para la Administración pública o con datos sensibles, tienen que cerciorarse de que cumplen con todos los estándares, estándares, certificaciones y aprobaciones oficiales necesarias para manejar la información que le hemos encomendado.

Selección y compra

Una vez definidas nuestras necesidades entraremos en la fase de decisión. Para ello realizaremos un ejercicio comparativo de las soluciones disponibles en el mercado y validaremos cuáles cumplen mejor con nuestras expectativas. En el proceso de selección valoraremos tanto las funcionalidades como al proveedor, su posible acompañamiento y procesos de formación, la escalabilidad de la herramienta o los precios y formas de pago. 

Fase de puesta en marcha

El tipo de arranque dependerá mucho de nuestro contexto como compañía o de la cantidad de módulos con los que vayamos a trabajar. Sin embargo existen una serie de fases compartidas por todos aquellos que comienzan con un ERP, son las siguientes:

  1. Planificación y análisis: Se trata como veíamos en las líneas precedentes de analizar nuestra necesidad y ver cómo satisfacerla en plazos, objetivos, proveedor...
  2. Diseño e implantación: En esta fase trabajaremos codo a codo con el proveedor para plasmar ese análisis que habíamos hecho. Conviene ser previsor y realizar proyecciones de futuro para que la herramienta sea útil en diferentes escenarios.
  3. Prueba: Es imprescindible testar el producto, detectar incidencias, ver las mejores prácticas... Todo para que en el uso diario podamos incrementar nuestra productividad.
  4. Liberación: El último paso es el que lleva este sistema a toda la organización, que se formará con este software y con la que tendremos que hacer un trabajo para gestionar este cambio.

En la primera fase es interesante “vivir en beta” y tratar de evaluar para detectar errores y trabajar cambios. A continuación en la fase de entrada en funcionamiento tendremos que evitar realizar evaluaciones continuas.

Cómo elegir un ERP

Fase On way

La implementación de un software de este tipo finaliza cuando llega a toda la organización. Para que el proceso culmine como esperamos, una parte fundamental es la adaptación de los trabajadores. Un nuevo sistema exige nuevos procedimientos y genera reticencias. Sin embargo, los beneficios serán constatables para todos y la pyme pasará a tener una operativa automatizada y simplificada que le permitirá generar más oportunidades de negocio.

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