Todas las compañías pasan por procesos como realizar presupuestos, cobrar facturas, gestionar los impuestos… Todos ellos generan una gran cantidad de procesos contables, complejos y difíciles de manejar manualmente, y que tienen mucha importancia en la toma de decisiones a futuro. Optimizar el tiempo real que les dedicamos es una obsesión para la mayoría de empresas, y es algo que la contabilidad automatizada pone a nuestro alcance.
- Qué es la contabilidad automatizada
- ¿Qué ventajas ofrece la automatización contable?
- ¿Cómo automatizar los procesos de contabilidad?
¿Qué es la contabilidad automatizada?
La contabilidad automatizada o automatización contable es el proceso por el que automatizamos la contabilidad de nuestra empresa gracias a la tecnología. Es una manera de ahorrar tiempo y esfuerzo sin que eso menoscabe el seguimiento de los números de la compañía.
Todos conocemos la importancia de la cartera de efectos: todas las facturas de compra o venta nos generan cobros y pagos que en algún momento tendremos que liquidar, pero además, también hay gastos de otro tipo: comisiones, gastos de tarjetas, intereses... que no vienen en forma de factura y que tienen que registrarse manualmente en la contabilidad. Contando con soluciones de automatización contable podemos, por ejemplo, generar apuntes directos, sin tener que ir a la contabilidad y generar apuntes manuales.
Al contrario de lo que sucede con otras disrupciones tecnológicas, este cambio puede resultar útil para cualquier tipo de empresa; no es un proceso que sólo sea accesible para aquellos que manejan grandes volúmenes de información. Es más, supone un gran salto para muchas empresas y pymes, al permitirles ganar un valioso tiempo.
Qué ventajas oferece la automatización contable
- Permite una gestión ágil y sencilla de nuestros cobros y pagos. Eso mejora nuestra productividad, ahorrando un tiempo que podemos destinar a las tareas más relacionadas con nuestro core bussiness.
- Siempre tendremos nuestra información contable actualizada y accesible. Todos estos aspectos desembocan en una mayor fiabilidad; el riesgo de error es mucho menor gracias a que la contabilización, la transcripción de cobros y pagos o los procesos de punteo son automáticos.
- Si contamos con la herramienta adecuada, será fácil de usar y nos facilitará información clara y fiable de un vistazo. Entenderemos la situación contable de la empresa y podremos actuar sobre ella como mejor consideremos.
¿Cómo automatizar los procesos de contabilidad?
A la hora de llevar a cabo estos procesos contables podemos elegir entre diferentes herramientas de software. En el caso de a3ERP | bank, el módulo de automatización contable para pymes, además de cumplir con las características anteriores añade a sus funcionalidades otros aspectos interesantes:
- Más que conciliación bancaria, automatización de los extractos bancarios: porque permite cobrar y pagar desde el extracto bancario, contabilizar la información y puntear todos los movimientos tratados.
Los extractos bancarios se importan en a3ERP | bank para automatizar la entrada y punteo de datos
- Un único entorno de trabajo: permite disponer de toda la información necesaria para la gestión de documentos bancarios en un solo marco. Un aspecto que mejora nuestra comodidad, velocidad y eficiencia trabajando.
- Datos interpretados de forma inteligente: uno de los aspectos de a3ERP | bank que más eficientes nos hará es su potente tecnología. Gracias a ella podremos importar documentos de tipo extracto, remesa de cobro y detalle de visa, tanto en papel como en soporte digital en diferentes formatos (pdf, excel, jpg, tiff, csv, norma 43 y norma 19). Además, esa tecnología interpreta los datos asociados a los documentos bancarios de forma inteligente, de tal manera que va “aprendiendo” de nuestros patrones de uso, y podremos realizar búsquedas a través de un buscador.
- Mejor comunicación con nuestro asesor: podremos anotar incidencias o comentarios en los movimientos y enviarlos a nuestro asesor. Ganamos en velocidad y en buena en gestión trabajando con un modelo colaborativo.
- Más control: la herramienta ofrece una trazabilidad total de los movimientos y, además, informa de posibles duplicidades o errores en los datos bancarios.
- Integrado con a3ERP, el software ERP para pymes. Una solución que permite ser más eficientes con otros procesos productivos y administrativos y, por lo tanto, facilita la toma de decisiones y la posibilidad de dedicarnos a las tareas primordiales de nuestra empresa.
La transformación digital de la empresa es un proceso que debe partir de una planificación sopesada: invertir en las herramientas adecuadas para la contabilidad automatizada será sólo el primer paso, que debemos apoyar con las metodologías de optimización de nuestro trabajo para conseguir los resultados esperados.
