CONTABILIDAD BASICA
Fiscal, Contable y Nómina29 enero, 2021

Cómo llevar la contabilidad de una empresa

Entender cómo debemos llevar la contabilidad de nuestra empresa o pyme, cómo funciona la contabilidad a nivel básico y cómo manejarla es clave para que podamos juzgar acertadamente en qué situación económica está el negocio y tomar decisiones más acertadas.

➡️ Repasamos los 10 conceptos básicos de contabilidad que deberemos tener en cuenta para que el proceso contable sea un éxito:

  1. Proceso contable paso a paso: Control de la Tesorería
  2. Pago de los impuestos al día
  3. Seguimiento de las facturas
  4. Conoce la situación de la empresa
  5. Sigue los indicadores de rentabilidad
  6. Contabilidad paso a paso: Chequeo anual de contabilidad
  7. Llevar la contabilidad de mi negocio: Software de contabilidad
  8. Herramientas Cloud
  9. Ayuda de tu asesor
  10. El Despacho Profesional

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Cómo funciona la contabilidad de una empresa

La contabilidad es un ejercicio esencial en toda empresa, sea cual sea el tamaño o sector al que esta pertenezca. Al permitir conocer la situación financiera por la que atraviesa la misma, su funcionamiento está ligado a una serie de procesos que abordaremos, de un modo sencillo, en líneas posteriores. 

La importancia de entender todos los parámetros de contabilidad reside en que estos nos permitirán responder de manera precisa a las obligaciones fiscales propias de cualquier empresa, y adoptar el posicionamiento en nuestras decisiones que aseguren un crecimiento sostenido de la misma, tanto a medio como a largo plazo. 

 

1. Proceso contable paso a paso: Control de la Tesorería

Mantener controlada la tesorería implica no provocar un problema de liquidez por no gestionar cuándo y cuánto vas a cobrar o pagar. El proceso contable tiene un vértice esencial en este aspecto, puesto si no conocemos la liquidez del negocio, difícilmente podremos solventar pagos o realizar inversiones. Disponer de un control de la tesorería implica tener una visión global de los siguientes puntos:

  • Cartera: comprobar la situación de las facturas y la cartera, así como de los clientes y proveedores. 
  • Disponer, siempre, de una previsión de la tesorería: cobros, pagos, vencimientos de deuda...
  • Impagos: conocer el estado de la morosidad implica tener una previsión imprescindible para desarrollar la actividad de manera correcta. 

2. Pago de los impuestos al día

Desarrollar una adecuada contabilidad lleva aparejado un ítem muy concreto:  hay que tener en cuenta, especialmente, los impuestos periódicos a pagar, como el IVA o el Impuesto de sociedades / renta. Los cambios legislativos suelen producirse de una manera periódica, por lo que, en este aspecto, se recomienda contar con la figura de una experto asesor. Los programas de contabilidad también son un aliado especial en este punto, puesto que aportan información y desarrollan la trazabilidad más correcta para cada empresa. 

¿Qué impuestos o responsabilidades fiscales con los más relevantes para la correcta contabilidad de la empresa?

  • Presentación de los modelos de IVA: 300, 347, 349
  • Modelos de IRPF: 111-190,115-180, 130
  • Contabilización de las facturas emitidas y recibidas, así como mantenimiento de los datos de los proveedores y clientes. Todo ello, para su debida inclusión en la documentación fiscal a presentar en cada caso. 

3. Seguimiento de las facturas y asientos contables 

Es importante introducir la contabilidad según ocurran los hechos, y no esperar al último día para contabilizar las facturas.
 En este sentido, es vital disponer de una visión pormenorizada del asiento contable, apuntes que se realizan en el libro diario de contabilidad para poder realizar un seguimiento exhaustivo de las facturas, entre otros ítems. 

Ponemos el foco, especialmente, en los asientos contables, que nos permiten realizar el seguimiento correcto de las facturas, puesto que agrupan:

  • Nóminas 
  • Pago de impuestos 
  • Gestión de ventas: facturas expedidas, cobros.
  • Gestión de compras: facturas recibidas, pagos o transferencias. 

4. Conoce la situación de la empresa

Es positivo conocer los informes básicos de contabilidad, como el de Pérdidas y Ganancias y el Balance de Situación. Revisarlos periódicamente te ayudará a tomar decisiones con más eficiencia. 

En el primer caso, Balance de Pérdidas y Ganancias, también conocido como Cuenta de Resultados es el dato que permite conocer si la empresa ha obtenido o no beneficios durante el año contable. El resultado procede de realizar la operación de calcular ingresos menos gastos. La rentabilidad económica de la empresa se verá reflejada, así, con este dato objetivo que sirve, además, para calcular la base del impuesto de sociedades. 

Por otro lado, hay que hacer especial mención al Balance de Situación. Tres son las variables que lo conforman, y que sirven de modelo fiel de la situación empresarial en el momento en el que se realiza la operación. 

El “activo” es el resultado de unir el “pasivo” y el “patrimonio neto” que posea la empresa en ese momento. 
Veamos con más detalle:

  • Activo:  Local, vehículos, ordenadores... es decir, todo aquello de lo que sea propietaria la empresa.
  • Pasivo: Créditos bancarios, préstamos, en definitiva, las deudas que ha contraído la misma.
  • Patrimonio neto: Aportaciones de los socios, beneficios que no han sido distribuidos... es decir, fondos propios o reservas.

5. Sigue los indicadores de rentabilidad 

¿Qué ratios nos indican de una manera fidedigna la rentabilidad de la empresa?

Para comenzar a desgranarlos, hay que partir del hecho de que la rentabilidad se incrementa en base a una sencilla ecuación: cuanto mayores sean los beneficios, con similares o menores recursos invertidos. 

Los indicadores más precisos de la rentabilidad son: 

  • EBITDA: es un indicador financiero (acrónimo de los términos en inglés Earnings Before Interest Taxes Depreciation and Amortization) que determina el beneficio de la empresa. Para ello, no tiene en cuenta los intereses por la deuda contraída, los impuestos, las depreciaciones o la amortización de las inversiones realizadas. Por ello, presenta el beneficio bruto de la explotación, permitiendo tener una imagen muy fiel de si el negocio es rentable o no lo es.
  • EBIT: Es el resultado neto de explotación, es decir, es el indicador que establece el beneficio operativo de una empresa, sin tener en cuenta los impuestos,  costes ni los intereses abonados en el ejercicio.  

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6. Contabilidad paso a paso: Chequeo anual de contabilidad 

El cierre anual es una herramienta clave en la planificación futura de una empresa. Por ello, y a modo de resumen, se recopilan a continuación todas las gestiones del cierre contable puesto que este ultimo aspecto es de vital relevancia para la correcta gestión empresarial. 

Realiza al final de año un chequeo de la contabilidad, y revisa los puntos básicos previos al cierre contable:

7. Llevar la contabilidad de mi negocio: Software de contabilidad 

Utilizar el software contable que te ayude con estas tareas, que sea sencillo e intuitivo, incluso para un usuario sin perfil contable es uno de los elementos más importante para culminar con éxito la tarea contable. Los programas de contabilidad permiten acceder, en cualquier momento y lugar, a toda la información necesaria para poder desarrollar todas las funciones relativas a la contabilidad de tu negocio del modo más eficaz:

  • Podrás disponer de informes con listados del plan contable y mayor, así como balances de sumas y saldos. 
  • La gestión de la cartera, con cobros y pagos y el informe de situación de las facturas en relación a su vencimiento, aportará criterios de gran relevancia para la correcta gestión del negocio.
  • El software de contabilidad, por otro lado, proporcionará una visión  global y detallada de tu negocio, con gráficos de evolución mensual, o información del saldo, entre otros.
  • La importación de ficheros excel y la trazabilidad de todos los datos facilitarán extraordinariamente toda la labor relacionada con la contabilidad. 

8. Herramientas Cloud

Elige herramientas en la nube para tener una mayor accesibilidad a la información, desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo móvil. De esta forma, podrás colaborar con tu asesor de forma más fluida y cercana. Las soluciones abarcan ámbitos muy diversos,  siempre en un entorno colaborativo, facilitando la tarea a la Pyme, ya que permiten compartir toda la documentación de un modo organizado y centralizado.

9. Ayuda de tu asesor

 Analiza qué relación de colaboración quieres con tu asesor: asesoramiento, consultas esporádicas, servicios puntuales. Existen diversas fórmulas, pero lo más relevante es disponer de ayuda profesional para delegar el trabajo más técnico, así como aquellos trámites relacionados con la Administración que puedan conllevar un mayor seguimiento y la debida trazabilidad en las gestiones. 

10. El Despacho Profesional

En cualquier caso, la confianza en el Despacho Profesional es clave, puesto que su labor asesora asegura el cumplimiento exhaustivo de los siguientes ítems:

  • Libro diario 
  • Legalización de Libros
  • Pyme: facturas expedidas, recibidas, bienes de inversión, o determinadas operaciones intracomunitaria
  • Persona física: libros de registros de ventas /ingresos; libros registros de compras/gastos; provisiones de fondos o bienes de inversión
  • Registro Mercantil: depósito de cuentas anuales.

En definitiva, realizar correctamente la contabilidad de tu negocio, se trate de una gran empresa o Pyme, es clave en la toma de decisiones, puesto que nos aporta una imagen muy exacta de la situación por la que atraviesa la misma. Los datos que arroja son vitales para su correcta proyección, a corto o medio plazo.

Wolters Kluwer lleva más de 30 años en España ofreciendo soluciones integrales de software de gestión, información, servicios y formación.

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