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Fiscal, Contable y Nómina19 junio, 2021

Contabilidad básica: claves para la pyme

Entender los conceptos de la contabilidad básica es una gran herramienta en cualquier empresa. La contabilidad nos informa sobre la situación financiera y nos permite tomar decisiones certeras para llevar la contabilidad del negocio. 

Realizamos a continuación una introducción a la contabilidad para descubrir de forma sencilla y esquemática los procesos principales a considerar en la gestión contable, y que puedas llevar la contabilidad de tu negocio con tranquilidad y rigor.

Introducción a la contabilidad

La contabilidad es el instrumento que nos permitirá disponer de toda la información económica de nuestra empresa. Ahí reside su relevancia, puesto que nos da todas las pautas para conocer el estado de nuestro negocio, y otros datos no menos importantes como la situación financiera en la que se encuentra respecto a nuestras obligaciones con la Administración Pública, entre otros.

Entender los conceptos de manera clara y sencilla es el leitmotiv de la creación de algunos manuales que se auto describen como “contabilidad para torpes”, donde se destacan los conceptos más relevantes para poder entender los procesos contables que inciden directamente en el control y la adecuada toma de decisiones empresariales. A continuación explicaremos conceptos básicos de contabilidad, indispensables para disponer de toda la información empresarial de manera comprensible y ordenada. 

Conceptos básicos de contabilidad introducción contabilidad

  • Activo: Derechos, bienes y recursos que posee la empresa
  • Pasivo: Obligaciones y deudas que contrae la empresa, en muchas ocasiones para poder abonar el activo (préstamos, deudas con un socio o administración pública)
  • Patrimonio neto: El patrimonio neto es el resultante de restar, es decir, la diferencia entre el Activo y el Pasivo de una empresa.
  • Cuentas anuales: Son los documentos que acreditan la situación financiera de la empresa (balance de situación, cuenta de pérdidas y ganancias, memoria y estado en los cambios de patrimonio neto). 
  • Balance general: Es un documento en el que se reflejan datos de vital relevancia, como activo, pasivo y patrimonio neto.
  • Cuentas de pérdidas y ganancias o cuentas de resultados: Informe en el que se recopilan dos variables: gastos e ingresos del ejercicio contable.
  • Memoria: Este documento es de obligada presentación, por lo que debe tenerse especialmente en cuenta. Se elabora de manera conjunta a las Cuentas Anuales. 
  • Libro diario: registra las operaciones realizadas por la empresa a través de los denominados “asientos contables”, que recogen cobros a clientes, pagos de deudas… 
  • Libro mayor: Resumen las operaciones económicas o cuentas contables realizadas por la empresa. Para su realización se parte de una estructura cronológica. 

Cuentas contables de una empresa: qué son y para qué sirven

Todas las operaciones que se realizan diariamente en una empresa son recogidas en la cuenta contable. Se trata de una representación muy efectiva de la situación económica de la empresa, puesto que recoge ingresos, gastos y todas las operaciones con el objetivo de conocer la situación financiera de la misma.  

Existen 4 clases de cuentas contables, cuyo funcionamiento es interesante conocer:

  1. Cuentas de activo. En estas cuentas se reflejan los derechos y bienes con los que cuenta la empresa.
  2. Cuentas de pasivo. Aquellas cuentas que tienen como objetivo recopilar las deudas y obligaciones de la empresa, están dentro de las “cuentas de pasivo”.
  3. Cuentas de neto patrimonial. Tanto el capital social como las reservas estarían establecidos dentro de las “Cuentas de neto patrimonial”, en las que quedaría representadas las aportaciones realizadas por los socios.
  4. Cuentas de gestión. Los gastos e ingresos del ejercicio tienen su reflejo en esta última cuenta contable. Cada uno de ellos  (ingresos, gastos, ventas…) está delimitado en un grupo diferente. 

Elementos que intervienen en la contabilidad: la entrada de asientos contables

El asiento contable es el primer paso en la gestión de la contabilidad básica: se trata de la anotación o apunte que se hace en el libro diario de contabilidad para registrar un hecho económico en la empresa: una compra, el pago de un servicio o producto, etc. Controlar la entrada de los asientos contables constituye la base para la posterior gestión de la contabilidad en cualquier empresa.

El conjunto de asientos contables puede agruparse de la siguiente forma:

  • Gestión de ventas
    • Facturas expedidas
    • Cobros
    • Remesas
  • Gestión de compras
    • Facturas recibidas
    • Pagos
    • Transferencias
  • Nóminas
  • Pago impuestos
  • Amortización

Gestión del extracto bancario

La gestión del extracto bancario constituye la mayor parte de la carga de trabajo contable, especialmente en el punteo o revisión de la correspondencia de los movimientos registrados (facturas, tickets, compras, ventas) con su movimiento bancario. En este punto es interesante tener en cuenta que existen programas de contabilidad online para la pyme que nos permiten trabajar de forma más rápida gracias a la conciliación bancaria, casando cada movimiento del banco con nuestra contabilidad, sin necesidad de realizar la tarea de forma manual.

Plan de cuentas sencillo 

Para organizar de manera sencilla las finanzas de la empresa, el Plan de Cuentas permite diferenciar pasivos, activos, así como ingresos y gastos. De este modo se obtiene una visión real y muy certera de la situación financiera de la empresa. 

De este modo, para un seguimiento estructurado y fidedigno de la situación financiera de la empresa,el Plan de cuentas se ordena a través de números y letras que forman un código en las cuentas del sistema contable. Para su elaboración, se deben seguir criterios basados en la integridad, claridad, y una estructura flexible e intuitiva que facilite su uso. 

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La gestión de la tesorería

La gestión de tesorería es otra de las piezas clave en la contabilidad de cualquier empresa: sólo conociendo el estado de liquidez del negocio -si disponemos o no de dinero, y en qué cantidad- es posible optimizarlo y hacer frente a los pagos que tenemos en el futuro y a las inversiones que vamos a acometer. Forman parte de esta actividad:

  • Comprobar la situación de la cartera.
  • Realizar previsiones de Tesorería.
  • Gestionar la morosidad.

Documentos contables y de comprobación: ¿en qué situación está la empresa?

Los documentos contables facilitan una visión de la situación de la empresa: ¿estamos ganando dinero? ¿tenemos una deuda creciente? ¿podemos hacer frente a los próximos gastos e inversiones? Entre ellos se encuentran:

  • el Balance de pérdidas y ganancias (cuenta de resultados)
  • el Balance de situación.

Además de los anteriores, existen los llamados documentos de comprobación:

  • El Libro Mayor o Mayor contable: recoge cronológicamente todas las operaciones económicas registradas
  • el Balance de sumas y saldos o Balance de comprobación: registra la relación de las cuentas utilizadas en el diario, y del saldo que tienen en una fecha concreta.

Finalmente, existen diversas ratios o indicadores básicos de contabilidad que también nos permiten identificar la situación del negocio, cada uno de ellos con sus especificidades.

  • Ratio de Tesorería
  • Ratio de Liquidez
  • Ratio de Solvencia
  • Ratio de Rentabilidad

Obligaciones contables de la pyme

Siguiendo el consejo de nuestro asesor, nos aseguraremos el cumplimiento de los siguientes puntos contables:

  • Libro Diario
  • Persona física (renta)
  • Pyme (sociedades)
  • Depósito de Cuentas Anuales en el Registro Mercantil
  • Legalización de libros

 

El proceso del cierre contable

El cierre contable es el proceso por el que determinamos el resultado del ejercicio del año. Implica revisar las cuentas para detectar errores y duplicidades, así como realizar los ajustes necesarios para que la contabilidad refleje la realidad del negocio. Descubre más detalles sobre el proceso completo en nuestro ebook gratuito "El cierre fiscal y contable".

 

Soluciones para una contabilidad más rápida y eficiente en tu empresa o asesoría

Actualmente existen ya múltiples soluciones y programas de contabilidad para todo tipo de necesidades y empresas. Uno de los aspectos más importantes de este tipo de software reside en la posibilidad que tenga un carácter intuitivo y una gran facilidad de uso, para que la gestión contable incluya también a usuarios sin grandes conocimientos en contabilidad.

Entre las opciones más novedosas destacan los programas de contabilidad online para pymes y autónomos como a3innuva | Contabilidad para pymes. Este software, de funcionamiento sencillo y ágil, suma a los beneficios de automatizar la actividad todas las ventajas del cloud (ahorro de costes, acceso permanente a la información y posibilidad de trabajar en modelo colaborativo con el asesor) la posibilidad de disponer de toda la información de la contabilidad de la empresa en tiempo real y de trabajar con todos los datos en un entorno encriptado.

También los asesores tienen a su alcance programas de contabilidad online para la asesoría como a3innuva | Contabilidad,  que además de agilizar las tareas contables permite ofrecer un mejor servicio al cliente con un modelo de trabajo colaborativo más cercano y ágil. Este software ofrece también todas las ventajas de trabajar en cloud, entre las que destaca el acceso a toda la información en cualquier momento y la protección de los datos en un entorno de máxima seguridad y control. 

En definitiva, se trata de soluciones que responden a la necesidad creciente de disponer de software completo y de fácil uso, con toda la garantía de seguridad.  

Wolters Kluwer lleva más de 30 años en España ofreciendo soluciones integrales de software de gestión, información, servicios y formación.
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