Libro diario contable: qué es y cuándo es obligatorio

Gestionar correctamente cualquier negocio pasa necesariamente por conocer cuáles son los documentos contables que es necesario o recomendable mantener al día. El libro diario contable es uno de los más frecuentes, y por eso es importante saber cómo debe mantenerse, así como cuándo es obligatorio.

• ¿Qué es un libro diario en contabilidad?
• ¿Para qué sirve el libro diario?
• ¿Qué se anota en el libro diario de contabilidad?
• ¿Cómo se registra en el libro diario? 
• ¿Cómo se estructura el libro de diario? 
• Ejemplo de libro diario
• ¿Cómo hacer un libro diario?
• ¿Quién está obligado a llevar el libro diario?
• Encuentra un software contable a la medida de tu negocio o asesoría

¿Qué es un libro diario en contabilidad?

El libro diario o libro contable es uno de los libros contables esenciales para cualquier empresa, así como para muchos profesionales autónomos. En él se registran todas las operaciones de índole económico llevadas a cabo en el marco de un negocio, de forma cronológica, de manera que podamos mantener un control diario de cada movimiento o transacción. 

Esto incluye las compras, las ventas, los pagos… De este modo cada entrada o salida de dinero (‘Debe’ o ‘Haber’) estará documentada, lo que facilitará el control de la empresa y el cumplimiento con el resto de obligaciones contables, como el balance de situación. 

¿Para qué sirve el libro diario?

¿Qué se anota en el libro diario de contabilidad?

• El libro diario debe actualizarse, como su nombre indica, diariamente.
• Las correcciones deben introducirse a través de asientos de ajuste, sin alterar el contenido previo.

¿Cómo se registra en el libro diario? 

Una de las dudas más frecuentes en relación con el libro diario es si debe rellenarse a mano o si podemos llevar un mantenimiento digitalizado de su contenido. 

Lo cierto es que cada vez más empresas optan por un libro diario digital y la tendencia normativa es claramente favorable al uso de un soporte telemático para todos los documentos fiscales y contables de la empresa. 

Utilizar un software contable facilita mucho esta tarea y reduce al mínimo la posibilidad de cometer errores humanos. Además, permite automatizar la llevanza de otros documentos contables, trasladando los datos necesarios a cada formato, como el libro mayor.

¿Cómo se estructura el libro de diario?

Cualquier libro diario debe contener cierta información con respecto a cada movimiento económico:

• Fecha. Debe quedar claro cuando se ha llevado a cabo cada transacción.
• Número de asiento contable. Se trata del número que identifica cada registro.
• Descripción. Permite identificar con claridad la naturaleza del movimiento al que se refiere.
• Cuentas afectadas. Es necesario reflejar el código de la cuenta, así como su nombre y la naturaleza de la ficción (débito o crédito).
• Columna del movimiento. En el ‘Debe’ registraremos los ingresos y en el ‘Haber’, los gastos.

Ejemplo de libro diario

A continuación compartimos un ejemplo de libro contable:

¿Cómo hacer un libro diario?

El correcto mantenimiento de un libro diario pasa por el cumplimiento de los siguientes puntos: 

• Control de los documentos contables. Recibos, facturas y demás documentos que sirvan como prueba documental de la actividad económica de la empresa deben recopilarse y almacenarse, sirviendo como base para elaborar cada anotación.
• Registro de actividad. Siguiendo con la estructura que hemos visto, cada movimiento debe reflejarse en el libro diario, respetando el orden temporal en que se produzcan.
• Revisión periódica. Es recomendable revisar cada día el contenido del libro diario, así como realizar un análisis extra cada cierto tiempo, por ejemplo, mensualmente.
• Mantenimiento. Es necesario mantener los libros contables durante cierto tiempo de cara a posibles peticiones de información por parte de la administración, así como de cara a posibles procesos mercantiles o penales. 

¿Quién está obligado a llevar el libro diario?

El mantenimiento del libro diario es obligatorio para cualquier sociedad mercantil, tal y como recoge el propio Código de Comercio en su artículo 25. 

"Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las Leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario.”

En cuanto a los profesionales autónomos, estarán obligados a mantener un libro diario únicamente cuando tributen en régimen de estimación directa normal, es decir, siempre que facturen más de 600.000 euros anuales.

Otra obligación en relación con el libro diario es su conservación durante un periodo mínimo de cuatro años desde el punto de vista fiscal. Por su parte, el Código de Comercio extiende esta obligación hasta los seis años y el Código Penal, hasta los 10 años, en relación con posibles delitos de fraude fiscal. Esta obligación subsiste incluso cuando la sociedad sea disuelta durante estos periodos.

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