El objetivo de las cuentas anuales y de su depósito en el Registro Mercantil es precisamente que cualquier persona pueda acceder a la información contable de cualquier empresa. Por eso es obligatorio su depósito en este Registro público, creado específicamente para dar publicidad al tráfico jurídico mercantil y asegurar así su seguridad.
Si tienes interés en la marcha de una empresa determinada, en España existe libre acceso a los datos jurídicos y económicos de las sociedades y demás personas inscritas en el Registro Mercantil.
Hay cinco documentos que se incluyen en las cuentas anuales: balance de situación, cuenta de pérdidas y ganancias, estado de cambios en el patrimonio neto, estado de flujos de efectivo y memoria. Cada uno de ellos cumple una función distinta y, de su lectura conjunta, puede extraerse información muy útil y valiosa sobre el estado de cualquier negocio con obligación de presentarlos.
Si te preguntas qué documentos incluyen las cuentas anuales, son los siguientes:
- Balance de situación. Se trata de un documento que nos indica la situación financiera en la que se encuentra una empresa en un momento determinado. Con él podemos conocer tanto el estado económico como financiero de una empresa a lo largo de un periodo de tiempo. En él se recogen activos (biees, derechos de cobro, patrimonio…), pasivos (deudas y obligaciones) y patrimonio neto de la empresa de forma detallada.
- Cuenta de pérdidas y ganancias. La cuenta de pérdidas y ganancias, cuenta de resultados o cuenta PyG es un documento que cumple el objetivo de mostrar si la empresa ha tenido beneficios o pérdidas durante un ejercicio económico determinado. También es el punto de partida para calcular el Impuesto sobre Sociedades.
- Estado de cambios en el patrimonio neto. El patrimonio neto de una empresa está formado por las aportaciones de capital de los socios y las reservas o beneficios no repartidos y el resultado del ejercicio corriente. En este documento se recoge cualquier cambio en este ámbito, a raíz de procesos como repartos de dividendos, ampliaciones de capital.
- Estado de flujos de efectivo. Este documento nos muestra los movimientos de efectivo dentro de la empresa durante el ejercicio del que se trate. El flujo de efectivo es el movimiento de dinero que existe en la empresa, por lo que ese documento nos dará información sobre cómo se genera y se emplea la liquidez.
- Memoria. En cuanto a la memoria, sirve como informe en el que incluir cualquier otro dato adicional que se desee reflejar. En él se da cuenta de lo sucedido en el negocio durante el ejercicio, así como su impacto. Con la Memoria damos un contexto a todo lo anterior y explicamos en mayor medida los resultados de la empresa.
Las cuentas anuales se presentan una vez finalizado el ejercicio contable, que suele coincidir con el fin del año natural. Una vez cerrado el ejercicio, las empresas pueden presentar sus cuentas hasta el 31 de julio, aunque existen ciertos plazos previos:
- Elaboración de las cuentas anuales. Se inicia al finalizar el año contable y debe cerrarse a 31 de marzo, cumpliendo con el Plan General de Contabilidad (PGC).
- Legalización de los libros contables. Se puede cerrar este trámite hasta el 31 de abril.
- Presentación de la cuentas anuales a la junta general de la empresa. El plazo límite en este caso es el 30 de junio.
- Depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil. Deben depositarse las rentas anuales con fecha límite de 31 de julio.
En cuanto a la documentación que debe aportarse ante el Registro Mercantil a la hora de presentar las cuentas anuales, se trata de la siguiente:
- Solicitud firmada por quien presente las cuentas.
- Certificado del acuerdo de la junta o del órgano social competente aprobando las cuentas.
- Un ejemplar del informe de gestión.
- Un ejemplar del informe de los auditores de cuentas en caso de que la sociedad deba realizar una verificación contable, o cuando alguno de los miembros de la sociedad solicitara una auditoría independiente.
- Un ejemplar del informe de los negocios con acciones de la empresa, si la empresa o sociedad está obligada a presentarlo.
- Una certificación de que las cuentas depositadas se corresponden con las auditadas.
Las novedades en cuentas anuales 2022 quedan reflejadas en el nuevo modelo de cuentas anuales, aprobado recientemente, que se aplica al pasado ejercicio y con el que deberemos cumplir con nuestras obligaciones fiscales en esta materia.
Entre otros puntos, en el modelo de cuentas anuales 2022 se incluye, dentro de la hoja de datos generales de identificación, una nueva referencia al porcentaje de mujeres presentes en el órgano de administración, un dato de aportación obligatoria.
También se incluye una nueva área de indicadores de sostenibilidad, cuyos datos son de aportación voluntaria (al menos por el momento), en materia de medioambiente (emisiones de CO2, consumo de energía, consumo de agua…). Por otro lado, se elimina la hoja sobre Covid.
Estas novedades se aplican a todos los modelos de cuentas anuales: individual, normal, abreviado y pyme.
La presentación de las cuentas anuales, así como la llevanza de la contabilidad de la empresa mes a mes y el análisis de los resultados sociales, resulta mucho más sencilla haciendo uso de herramientas de contabilidad automatizada como a3asesor Soc, nuestro software para el Impuesto de Sociedades y las cuentas anuales.
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