Bei der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung spielen Rechtsinformationssysteme eine wichtige Rolle, denn sie stellen den Mitarbeiter:innen in den Behörden übersichtlich, vollständig und aktuell Rechtsinformationen aus ihrem Arbeitsbereich bereit und unterstützen sie praxisorientiert bei der Sach- und Fallbearbeitung. Im Interview gibt Franz Schlickum, Senior Product Manager eGovPraxis bei Wolters Kluwer Deutschland, Auskunft darüber, welche Vorteile Rechtsinformationssysteme bieten und was sie können müssen, damit sie die täglichen Arbeitsschritte aller Mitarbeiter:innen intuitiv digital unterstützen.
Neben der Mammutaufgabe „Digitalisierung“ steht die Verwaltung in Deutschland vor weiteren Herausforderungen. Welche sind das?
Die Verwaltung steht neben der Digitalisierung aktuell vor vielfältigen weiteren Herausforderungen wie Fachkräftemangel, hohe Rechtsdynamik und steigende Produktivitätsanforderungen. Um der Dynamik am Rechtsmarkt und den sich damit wandelnden Anforderungen zu begegnen, sind aktuelle, rechtssichere und immer verfügbare Rechtsinformationen notwendig. So wird ein Verwaltungshandeln ermöglicht, das den Qualitätsanforderungen der Verwaltung, der Politik, der Bürger:innen und der Unternehmen genügt.
Inwiefern können digitale Rechtsinformationssysteme die tägliche Arbeit von Verwaltungen unterstützen?
Rechtsinformationssysteme wie unsere eGovPraxis-Expertenlösungen sind ein integraler Bestandteil der Verwaltungsdigitalisierung und damit ein Schlüsselerfolgsfaktor. Neben den Fachverfahren sowie den Dokumentenmanagement- und E-Akten-Systemen stellen digitale Rechtsinformationssysteme einen zentralen Erfolgsfaktor dar, um den eben genannten Herausforderungen zu begegnen. Ein digitales Rechtsinformationssystem bietet unmittelbar produktivitäts- und qualitätssteigernde Effekte: schnelle Fallbearbeitung, rechtssichere Entscheidungen und Verwaltungsakte und nicht zuletzt die Entlastung der Mitarbeiter:innen. Für diese Entlastung sollte bei der Auswahl und dem Einsatz des Systems die Anforderungen der einzelnen Nutzergruppen in ihrem jeweiligen Fachkontext beachtet werden.
Für welche unterschiedlichen Nutzergruppen sollte das eingesetzte System welche Anforderungen erfüllen?
Für die Nutzergruppe der Fall- und Sachbearbeitenden, die in der Regel keine umfangreiche juristische Ausbildung hat, ist für die erfolgreiche Fallbearbeitung der Zugriff auf einfach zu erfassende Rechtsinformationen essenziell. Wenn das System auch Onboarding- und Schulungs-Funktionen bietet, ist der beschleunigte produktive Einsatz neuer und die Entlastung bestehender Mitarbeiter:innen ein direkter Mehrwert. Für die Nutzergruppe der Führungskräfte und Amtsleitungen sind Funktionen zur digitalen Verteilung und nachhaltigen Verfügbarmachung der Rechtsinformationen wesentlich, da neue Vorgaben sofort an alle Mitarbeitenden kommuniziert werden und so behördeneinheitliches Verwaltungshandeln gewährleistet wird.
Und welche Anforderungen sollten Verwaltungen darüber hinaus an ein System stellen?
Für alle Nutzergruppen ist wichtig, dass ein solches System sich gut in die bestehende IT-Landschaft integrieren lässt, also in erster Linie mit Fachverfahren und E-Akten-System kompatibel ist, um so den Arbeits- und Dokumentationsprozess zu unterstützen. Außerdem sollte es über vielfältige Informationszugänge und -typen verfügen, damit es den unterschiedlichen Anforderungen der Nutzer:innen entspricht. Darüber hinaus sollten lokale Inhalte der Behörde wie Rechtsvorschriften und Arbeitshilfen kontextsensitiv integriert sein, da diese für die richtige Entscheidung vor Ort unabdingbar sind. Im besten Fall gibt es noch einen Redaktionsservice, der die rechtlichen Themen und Sachverhalte leicht verständlich aufbereitet und lokale Regelungen, Dienstanweisungen und Arbeitshilfen intelligent in das System integriert. So entstehen tagesaktuelle für die jeweilige Behörde maßgeschneiderte Editionen, die sich kontinuierlich weiterentwickeln. Wichtig ist außerdem, dass ein Rechtsinformationssystem niedrigschwellige kollaborative Funktionen beinhaltet, mit denen Rechtswissen aufgebaut und gepflegt werden können sowie die Zusammenarbeit unterstützt wird.