Es ist nicht allein die Software
Recht & Verwaltung20 April, 2021

Worauf es bei Digitalisierungsprojekten in Kanzleien wirklich ankommt

Schneller, effizienter, moderner – wer wollte all dies nicht, wenn es um die technische Ausstattung der Kanzlei geht. Digitalisierung ist das Gebot der Stunde. Und weil die Bedeutung von Remote Working in Zeiten der Pandemie weiter zugenommen hat, bekommt so manches längst geplante IT-Projekt nun den Dringlichkeitsstempel.

In der Praxis folgt die Ernüchterung: Mit der Software allein ist es nicht getan. „Viele Kanzleien unterschätzen anfangs, was notwendig ist, um ein erfolgreiches Digitalisierungsprojekt aufzusetzen“, sagt Manfred Bachmann, Direktor Segment Kanzleien und Notariate bei Wolters Kluwer. „Wird nicht von Beginn an stringent geplant, klar kommuniziert und rechtzeitig geschult, ist Frust vorprogrammiert – sofern das Projekt überhaupt zum Abschluss geführt wird.“

Manfred Bachmann begleitet mit seinem Team Kanzleien bei der Umstellung auf neue Kanzleisoftware. Mehr als 50 große Projekte und zahlreiche kleinere, bei Kanzleien mit weniger als 30 Arbeitsplätzen, haben die Experten allein in den letzten vier Jahren realisiert. Auf insgesamt mehr als 40 Jahre Erfahrung in der Projektbegleitung von Wirtschaftskanzleien kann Wolters Kluwer verweisen und hat die Produktpalette über die Zeit immer weiter ergänzt und optimiert. Eigentlich sollte damit in den Projekten nichts mehr anbrennen können. Doch Manfred Bachmann warnt: „Der Blick auf die Leistungsfähigkeit der gewünschten Software ist wichtig. Fast genauso entscheidend ist jedoch, das Projekt von Beginn an – ggf. unterstützt durch Berater – in der Kanzlei richtig aufzusetzen. Das wird oftmals unterschätzt.“

Seit Legal Tech in aller Munde ist, sind Kanzleien generell aufgeschlossener gegenüber digitalen Helfern im Kanzleialltag und kennen vielfach bereits die gängigen Produkte am Markt. „Teilweise haben Anwälte schon genaue Vorstellungen davon, was sie haben möchten“, so Manfred Bachmann. Schwierig wird es allerdings dann, wenn das neue Werkzeug auf langjährig etablierte, nicht digitale Kanzleiabläufe trifft. Beides geht oft nicht so einfach zusammen. Lieber als die Anforderung „Wir wollen auf die XY Software umstellen“, ist Bachmanns Team daher, wenn der Kunde formuliert „Wir haben folgende Herausforderung und suchen eine Software, mit der sich das lösen lässt.“ Dann machen die Software-Spezialisten sich ein Bild davon, wo die Kanzlei auf ihrer digitalen Reise derzeit steht und ermitteln die Zielvorstellung. „Wenn wir verstanden haben, was die Kanzlei erwartet, können wir dezidierte Vorschläge machen“, sagt Manfred Bachmann. „Bei der AnNoText smarten Anwaltsakte zum Beispiel zeigen wir dem Kunden, wie die Prozesskette aussieht ¬– nicht zuerst, was die Software technisch alles kann.“ Wie gut die Einführung der Software tatsächlich funktioniert, hängt wiederum davon ab, wie die Kanzlei das Projekt managt. „Dass in einem Digitalisierungsprojekt alle mitreden, funktioniert in der Regel nicht“, lehrt Manfred Bachmann die Erfahrung. Ein Projekt im stillen Kämmerlein aufzusetzen und die Mitarbeiter am Schluss vor vollendete Tatsachen zu stellen, ist ebenso wenig ratsam. Sich frühzeitig Gedanken über die richtige Zusammenstellung des Projektteams zu machen – IT-affine Partner, Mitarbeiter, die später mit der Software arbeiten werden, interne Multiplikatoren – ist für ein erfolgreiches Umstellungsprojekt genauso wichtig, wie zu berücksichtigen, dass Standorte und Dezernate gegebenenfalls unterschiedlich organisiert sind. Weil Mitarbeiter dazu tendieren, an eingespielten Abläufen festzuhalten, erleichtert eine begleitende Kommunikation den Wechsel von der alten in die neue Systemwelt. Fehlt es an Transparenz, verweigern Mitarbeiter nicht selten ihre Unterstützung und „torpedieren“ somit schlimmstenfalls das Projekt. „Die tollsten Funktionalitäten nützen nichts, wenn sich die Kanzlei nicht früh genug Gedanken macht, wie sie die Menschen bei der Veränderung mitnimmt“, bringt Bachmann es auf den Punkt. In größeren Kanzleien kann es Sinn machen, einen Consultant für das Change Management hinzuziehen. Für die Folgezeit sollten regelmäßige Softwareschulungen ein fester Bestandteil der internen Fortbildung sein, damit die Anwender auch umfänglich von neuen Features und Funktionen profitieren. Keine gute Idee ist es nach der Erfahrung von Manfred Bachmann, alte und neue Systemwelt parallel laufen zu lassen. „Manchmal haben Kanzleien die Vorstellung, sie führen eine neue Software ein, lassen aber die alte sicherheitshalber noch eine Weile weiterlaufen, sei es, weil sie sich den kompletten Transfer von Altdaten sparen möchten oder weil nicht alle Mitarbeiter von Tag 1 an geschult sind.“ Im Ergebnis werden die auf der Hand liegenden Potenziale des Digitalisierungsprojektes nicht genutzt: Mitarbeiter arbeiten solange es geht weiter mit dem System, an das sie gewohnt und in das sie eingearbeitet sind. Die Akzeptanz für die neue Software sinkt entsprechend – und schlimmstenfalls kann das Projekt scheitern.

Woran IT-Projekte scheitern

Organisatorische Aspekte sind der Hauptgrund für den Widerstand gegen neue Technologien in Kanzleien, auch das ist ein Ergebnis der Studie „Future Ready Lawyer 2020”. In vielen Fällen fehlt eine Technologiestrategie, die Unternehmenskultur ist nicht offen gegenüber Veränderungen und Change-Management-Prozesse werden nicht aktiv angestoßen. Hinzu kommt, dass es an Technologiekenntnissen bzw. -verständnis bei den Mitarbeitern fehlt oder zu wenig geschult wird. An den Kosten scheitert ein Technologieprojekt vor allem dann, wenn seine Rentabilität nicht hinreichend nachgewiesen wird.

Wie schätzen die Software-Spezialisten von Wolters Kluwer selbst die Veränderungen im Markt ein? „Früher konnte man quasi einfach die Softwarelösung in Form von Disketten verkaufen“, überspitzt Bachmann. Heute stehe die Beratung auf Augenhöhe im Vordergrund. Und dies gebiete auch die Offenheit zu sagen: „Die technischen Anforderungen zu definieren, ist richtig und wichtig. Aber es kommt ebenso sehr auf die transparente Planung innerhalb der Organisation an und dass alle Mitarbeiter mitgenommen werden. Der Zeitpunkt, um mit dem Digitalisierungsprozess zu beginnen, wird nie günstiger sein als jetzt.“

Digitalisierung – ja bitte!

Drei Viertel der Anwälte, die Wolters Kluwer für die Studie „Future Ready Lawyer 2020” befragt hat, sehen in Legal Tech den Top-Trend im Rechtsmarkt. 82% sagen voraus, dass der vermehrte Einsatz von Technologie beeinflussen wird, wie sie künftig ihre Dienstleistung erbringen. Entsprechend erwartet gut die Hälfte der Befragten, dass die Kanzlei ihre Ausgaben für Legal-Technology-Lösungen in den kommenden drei Jahren steigern wird. Die Kehrseite: Weniger als jeder dritte Kanzleivertreter gibt an, dass die Kanzlei darauf sehr gut vorbereitet ist.

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