Die Akzeptanz und Nutzung von Cloud-Lösungen verzeichnen europaweit einen steilen Anstieg. Unser Bericht Wolters Kluwer Future Ready Accountant Bericht 2025 zeigt, dass mehr als vier fünftel aller Unternehmen in der Steuerbranche hybrid oder vollständig cloudbasiert arbeiten. Allerdings klafft auch hier eine Lücke: 13 % der Unternehmen in Europa planen nicht, cloudbasierte Lösungen einzuführen. Die unzureichende Akzeptanz durch die Berater selbst ist eine Herausforderung an sich: Wenn Steuerexperten das Potenzial moderner Tools nicht voll ausschöpfen, sind auch sie unzureichend gerüstet, um ihre kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) durch den technologischen Wandel zu begleiten, den diese Unternehmen dringend benötigen.
Die Realität sieht so aus, dass viele KMU in Europa nach wie vor auf einfache Hilfsmittel wie Tabellenkalkulationen oder Textdokumente setzen, um ihr Unternehmen am Laufen zu halten. Denken wir beispielsweise an einen kleinen Baumarkt in Spanien. Bisher ist der Inhaber mit einfachen Systemen sehr gut zurechtgekommen, doch das wird sich bald ändern, wenn die gesetzliche Pflicht zur digitalen Rechnungsstellung kommt.
Genau hier können Steuerexperten etwas für ihre Mandanten bewirken. Sie können KMU bei der digitalen Transformation durch Cloud-Migration begleiten und ihnen dabei helfen, die steigenden Erwartungen an schnellere Kommunikation, Echtzeit-Einblicke und nahtlose Nutzungsmöglichkeiten zu erfüllen. Die Vorteile sind von beiderseitigem Nutzen: KMU steigern ihre operative Effizienz, während Steuerkanzleien digitalen Zugriff auf Mandantendaten haben, und zwar frühzeitig im Arbeitsablauf und mit deutlich geringeren administrativen Reibungsverlusten.
Die finanziellen und operativen Folgen von Stillstand für Unternehmen
Viele KMU setzen noch immer auf papiergestützte Prozesse, was mit einem erheblichen Konformitätsrisiko verbunden ist, da in Europa zunehmend die elektronische Berichterstattung und Rechnungsstellung verlangt wird. In Italien war zu beobachten, welche dramatischen Folgen es haben kann, wenn die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung nur schleppend vorankommt und für heftige Turbulenzen sorgt. Unternehmen, die ihre Entscheidungen hinauszögerten, mussten alles in letzter Minute umsetzen, was zu unnötigem Stress und Chaos führte.
Das Hinauszögern von Veränderungen bereitet nicht nur Kopfschmerzen im Hinblick auf die Regelkonformität. Es bedeutet auch verpasste Effizienzgewinne und mangelnde Transparenz der finanziellen Situation. Wenn Sie mit Tabellenkalkulationen arbeiten, kann es sehr schwierig und zeitaufwändig sein, bestimmte Einblicke zu gewinnen, die für die Führung eines effizienten Unternehmens nötig sind, vor allem in wirtschaftlich unsicheren Zeiten.
Hinzu kommt die Frage der Resilienz. Unternehmen, die sich auf lokale Server oder Tabellenkalkulationen verlassen, bleiben krisenanfällig. Die Flutkatastrophen, die den Süden Europas vor einigen Monaten heimsuchten, haben uns diese Realität noch einmal eindringlich in Erinnerung gerufen. Unternehmen, die ihren Betrieb bereits in die Cloud verlagert hatten, konnten weiterarbeiten, während die anderen erhebliche Datenverluste und Unterbrechungen hinnehmen mussten.
Diese Ereignisse zeigen, warum der Aufbau von Resilienz durch technologischen Fortschritt und Cloud-Migration für das langfristige Überleben von Unternehmen mittlerweile unerlässlich ist. Für KMU stellt sich nicht mehr die Frage, ob sie modernisieren, sondern wie schnell, bevor diese Kosten unüberwindbar werden.
Vorteile der Cloud-Technologie für KMU
Die digitale Transformation setzt direkt dort an, indem sie anfällige herkömmliche Systeme durch sichere und integrierte Technologie ersetzt. Vor allem Cloud-Lösungen haben sich als außerordentlich zuverlässig erwiesen, auch in schwierigen Zeiten.
Zu den zentralen Vorteilen der Cloud-Migration für KMU zählen die Integration von KI zur Effizienzsteigerung, die Automatisierung von Prozessen und der Zugriff auf Echtzeit-Einblicke.
So lässt sich die Cloud-Technologie in Unternehmen beispielsweise dazu nutzen, die Fakturierung und Rechnungseingangsbearbeitung zu automatisieren, die mobile Einreichung von Dokumenten zu ermöglichen und Dashboards in Echtzeit bereitzustellen, wobei dies auch noch den Verwaltungsaufwand verringert. Über die Cloud können Mitarbeiter Dokumente mit ihrem Smartphone einscannen, sie sofort übermitteln und zudem Finanzdaten abrufen, die in Echtzeit aktualisiert werden.
Die Einführung der Cloud bringt auch fortschrittliche Sicherungs- und Wiederherstellungslösungen, die Daten vor Verlust schützen und eine geringere Abhängigkeit von physischen Aufzeichnungen bedeuten. Diese Sicherheit wird immer wichtiger, da extreme Wetterereignisse und andere Ausnahmesituationen inzwischen häufiger eintreten.
Mit dem Fortschreiten der digitalen Transformation werden die strategischen Vorteile der Cloud-Technologie immer deutlicher. Damit avancieren sie zu einem unverzichtbaren Instrument für Unternehmen jeder Größe, um operative Exzellenz zu gewährleisten, Kosteneinsparungen zu erzielen und die Flexibilität zu erhöhen.
Wie Steuerberater unterstützen können
Mit dem Thema Regelkonformität bieten sich dem Steuerberater Ansatzpunkte die Transformation zu lenken, beispielsweise über die elektronische Rechnungsstellung, um dadurch weitergehende Effizienzsteigerungen anzuregen. Wenn der Inhaber des spanischen Baumarkts aus unserem vorigen Beispiel die Vorschriften zur elektronischen Rechnungsstellung erfüllen muss, ist dies die perfekte Gelegenheit, um über weitergehende technologische Verbesserungen zu sprechen.
Die Einführung der Cloud ermöglicht immer und überall Zugriff auf Finanzdaten, sodass Steuerexperten schnelleren Einblick haben und gezieltere Empfehlungen geben können. Der Fernzugriff auf Mandanteninformationen und die Möglichkeit, Fragen auf der Stelle zu beantworten, stärkt die Beziehung zwischen Berater und Mandanten erheblich.
Indem Berater die technische Modernisierung als Gesetzespflicht und Unternehmenschance zugleich präsentieren, stärken sie sowohl das Vertrauen ihrer Mandanten als auch die Resilienz ihrer Kanzlei auf lange Sicht. KMU vertrauen ihren Steuerberatern oft mehr als allen anderen professionellen Dienstleistern, was sie zu idealen Partnern bei der Digitalisierung macht.
Frühzeitig handelnde Steuerkanzleien sind der Konkurrenz eine Länge voraus und untermauern ihre Führungsrolle in einem sich schnell ändernden Markt. Mit der zeitnahen KI-Einführung handeln Unternehmen gleich welcher Größe proaktiv, anstatt sich durch gesetzliche Fristen zu Entscheidungen drängen zu lassen.
Die Zeit für die digitale Transformation ist gekommen
50 % der europäischen Steuerkanzleien rechnen mit Automatisierungsvorteilen und Effizienzsteigerungen durch KI. Kanzleien und Unternehmen, die bei der Einführung neuer Technologien hinterherhinken, laufen Gefahr, hinter die Konkurrenz zurückzufallen, die diese Veränderungen zu nutzen weiß. Steuerberater, die die Cloud-Technologie jetzt integrieren, sichern sich ihre Rolle als strategischer Unternehmenspartner, weg von der reinen Überwachung der Regelkonformität hin zu strategischen Beratungsleistungen.
Führende Technologieanbieter können diese Transformation mit bewährten, skalierbaren und cloudbasierten Plattformen unterstützen, die den Beratern und ihren Mandanten dabei helfen, automatisierte Arbeitsabläufe einzuführen und KI-Effizienzen verlässlich einzubinden. Die nötige Infrastruktur ist vorhanden, um diesen Übergang reibungslos und erfolgreich zu gestalten.
Die Frage ist nicht, ob man die Transformation angeht, sondern wie schnell Steuerberater ihre Mandanten in einem längst realen wirtschaftlichen Umfeld zum gemeinsamen Erfolg führen können.