Steuerkanzlei in dritter Generation am Starnberger See setzt konsequent auf Automatisierung und digitale Prozesse

Die wichtigsten Vorteile von DocuWare:

• Individuelle Workflows und Freigabeprozesse: Die Unterschriftenmappe gibt es nicht mehr. Auch wenn Dokumente auf Papier in die Kanzlei kommen, werden diese digital verarbeitet und über digitale Prozesse immer an die zuständige Person weitergeleitet.
• Zugriff von überall aus – 24/7: Früher mussten Dokumente und Daten für die Kollegen im Homeoffice immer zusammengesammelt und dann per E-Mail verschickt werden. Jetzt hat jeder auf benötigte Dokumente über die Cloudlösung Zugriff.
• Voll in ADDISON integriert: Dokumente können in der ADDISON-Oberfläche angezeigt, bearbeitet und durchsucht werden. Informationspakete (z. B. Einkommensteuer-bescheid, Begleitschreiben und Rechnung) können zusammengefasst direkt über ADDISON OneClick oder per Brief an den Mandanten gesendet werden.

Wie kam die Entscheidung für ADDISON? 

Der Großvater arbeitete mit DATEV – zu Zeiten, als Akten noch in Kurbelregalen archiviert wurden. In der zweiten Generation schrieb Thomas Beigel (Partner und Steuerberater) seine Diplomarbeit über den Vergleich von Branchensoftware – DATEV vs. ADDISON – und legte damit den Grundstein für die Entscheidung, zukünftig auf ADDISON zu setzen.

Die Vision: Eine zukunftssichere Steuerkanzlei

Dazu zählen für Florian und Christoph zum einen ein professioneller Auftritt nach außen, so wurden in den letzten Jahren alle Räume renoviert und mit moderner Hardware ausgestattet. Auch der Aufbau bzw. Ausbau der eigenen Marke, insbesondere durch einen aktuellen Webauftritt und Kampagnen in Social Media, macht sich vor allem im Recruiting bezahlt.

Zum anderen spielt die Standardisierung von Prozessen eine wesentliche Rolle, um den immer höheren Anforderungen gerecht werden zu können – besonders inspirierend waren die ADDISON Dialog-Tage sowie das ADDISON Sommer-Symposium, aber auch der Austausch mit anderen Steuerkanzleien.

Die Einführung des Office Managers während der Corona-Pandemie war ein wichtiger Meilenstein. Es folgten die Vollmachtsdatenbank, ADDISON Scannen-Buchen-Archivieren (SBA) und ADDISON scan|bar.

„Wir fokussieren uns heute viel mehr darauf, aktiv zu gestalten, wenn es neue Anforderungen und Möglichkeiten gibt wie bspw. DIVA II. Hier sind wir von Anfang mit dabei und implementieren diese frühzeitig – so sind wir vorbereitet, wenn diese verpflichtend genutzt werden muss.“ erklärt Florian Beigel.

Die DocuWare-Cloud Einführung - ein Gamechanger für mehr Struktur und Effizienz

„Liegt das Dokument im Windows Explorer, in ADDISON oder physisch im Schrank? Diese Frage stellt sich jetzt nicht mehr. Wir haben dank indexierter Suche sofort alles im Zugriff – von überall aus“, berichtet Christoph Beigel begeistert.

Warum nicht OneDrive oder ein Netzlaufwerk?

Bei Ordnerstrukturen stößt man schnell an seine Grenzen, weil sich nicht immer ganz klar abgrenzen lässt, was gehört in welchen Ordner. Mit DocuWare ist das alles standardisiert. Es gibt Pflichtfelder, die mit Indexwerten gefüllt werden müssen. Das ist aktuell zwar ein initialer Mehraufwand, zahlt sich aber später mehrfach aus, weil man Dokumente in Sekundenschnelle findet. Zukünftig soll es möglich sein, die Pflichtfelder automatisch zu befüllen.

Fazit:

Eine zukunftssichere Kanzlei mit professionellem Außenauftritt und hohem Automatisierungsgrad ist für den langfristigen Erfolg unabdingbar. Die Einführung der DocuWare Cloud war dabei ein echter Gamechanger – sie sorgt für klare Ablagestrukturen, effizientere Workflows und standortunabhängigen Zugriff.

Die Empfehlung der Beigels an andere Kanzleien:
Mit einer Pilotphase starten, agile Mitarbeitende einbinden, das Automatisierungspotenzial ausschöpfen – und nicht nur einführen, sondern kontinuierlich weiterentwickeln.

Über die Steuerkanzlei: 

Beigel Steuerberater PartG mbB
Kaiser-Wilhelm-Str. 3a
82319 Starnberg

www.beigel-steuerberater.de

Gegründet: 1962
Beschäftigte: 30