Es ist Mittwochabend, und Sie erhalten einen Anruf von einem Kollegen aus der Vertriebsabteilung. Er ist aufgeregt, weil ein millionenschwerer Vertrag mit einem ausländischen Kunden kurz vor dem Abschluss steht, und er braucht Ihre Hilfe, um das Geschäft bis zum Ende der Woche abzuschließen. Sie erklären sich bereit, den Vertrag zu prüfen.
Leider verweist der Vertrag auf bestimmte Dokumente, die Sie nie eingesehen haben. Nachdem Sie nicht herausfinden können, wo diese Dokumente gespeichert sind, bitten Sie Ihre Kollegen um Hilfe. Sie sprechen mit dem Vertriebsleiter und erklären ihm, dass sich die Klärung verzögert. Der ist nun natürlich besorgt, dass der Kunde abspringen könnte, wenn die Freigabe zu lange auf sich warten lässt.
Kommt Ihnen dieses Szenario nur allzu bekannt vor?
Vertragsmanagement ist für Rechtsabteilungen von höchster Priorität.
In der Trend-Studie„Legal Departments on the Move“ von Wolters Kluwer und der European Company Lawyers Association wurde Vertragsmanagement als der Teil der aktuellen Organisation und Prozesse identifiziert, den Rechtsabteilungen als erstes verbessern würden. Mehr als die Hälfte der Rechtsabteilungen (54 %) ist der Ansicht, dass das Vertragsmanagement am dringendsten verbessert werden muss. Die Zusammenarbeit zwischen der Rechtsabteilung und dem Unternehmen (50 %) und das Compliance-Management (34 %) sind weitere Bereiche, die Rechtsabteilungen mit hoher Priorität verbessern würden.
Warum Sie einen effizienten Vertragsmanagementprozess brauchen.
Im Allgemeinen ist das Vertragsmanagement über den gesamten Vertragslebenszyklus, das sogenannte Contract Lifecycle Management (CLM), unzusammenhängend und schwerfällig, wenn es aus verschiedenen Prozessen besteht und über zahlreiche Plattformen abgewickelt wird. Infolgedessen fehlt es an Transparenz, da unklar ist, wer für welche Phase des Vertragslebenszyklus verantwortlich ist. Das kann zu Engpässen führen und bewirken, dass die Unterzeichnung zu viel Zeit in Anspruch nimmt (siehe das obige Szenario). Wenn der Vertragsverwaltungsprozess über mehrere Systeme und Akteure verstreut ist, wird es schwieriger, mithilfe von Analysetools den Vertragslebenszyklus zu optimieren. Woher wissen Sie, wie viele aktive Verträge es gibt? Weitere Informationen darüber, wie ineffiziente Vertragsmanagementprozesse das Unternehmen Risiken aussetzen, sowie Best Practices zur Verbesserung des Vertragslebenszyklus finden Sie in unserem Whitepaper.
Beginnen Sie, indem Sie Ihren bestehenden Vertragsverwaltungsprozess auf den Prüfstand stellen.
Software für das Vertragsmanagement kann zwar den Lebenszyklus von Verträgen automatisieren, aber sie löst nicht alle Ihre Probleme. Wenn Sie den Vertragsverwaltungsprozess verbessern wollen, müssen Sie verstehen, wie dieser in Ihrem Unternehmen funktioniert. Dazu gehören (unter anderem):
- Wo Verträge gespeichert werden und wer für sie verantwortlich ist
- Der Wert eines jeden Vertrags und sein Verlängerungsdatum
- Alle standardisierten Begriffe oder Klauseln, die in Verträgen verwendet werden
- Beteiligte, die während der Genehmigungsphase an der Vertragsunterzeichnung beteiligt sind
Bilden Sie Ihre Prozesse ab, bevor Sie Vertragsverwaltungssoftware implementieren.
Es ist verlockend, den gesamten Lebenszyklus der Vertragsverwaltung zu überarbeiten. Dieser Ansatz ist jedoch angesichts der enormen Veränderungen, die damit verbunden sind, riskant. Bei solchen Mammutaufgaben kann man sich schnell verzetteln. Ein sicherer Ansatz ist es, jeweils eine Phase des Lebenszyklus auszuwählen und diese dann in kleinere Schritte zu unterteilen. Sie können die Phase sogar Schritt für Schritt visuell darstellen und die beteiligten Akteure einbeziehen. Sobald Sie wissen, wie der Vertragslebenszyklus in Ihrem Unternehmen abläuft und wo in jeder Phase Verbesserungen erforderlich sind, können Sie die entsprechenden Stakeholder einbeziehen.
Fazit
Ein gut organisiertes Management des Vertragslebenszyklus kann sicherstellen, dass alle Klauseln konsistent sind, dass der Zugang zu Dokumenten einfach möglich ist und dass die Compliance verbessert wird.