Het is woensdagavond en u wordt gebeld door een collega van de salesafdeling. Ze vertelt dat een miljoenencontract met een internationale klant bijna afgerond is, en ze uw hulp nodig heeft om de deal binnen een paar dagen rond te krijgen. U stemt ermee in om het contract te bekijken.
Helaas verwijst het contract naar bepaalde documenten die u nooit eerder heeft gezien. Nadat het niet gelukt is deze documenten op te sporen, vraagt u een collega om hulp. U spreekt met de Sales Manager en legt uit dat er een vertraging is. De Sales Manager is bang dat de klant zich zal terugtrekken als het te lang duurt voordat het contract getekend kan worden.
Komt dit scenario u bekend voor?
Contractmanagement is een topprioriteit voor juridische afdelingen.
Volgens het rapport, Legal Departments on the Move, van Wolter Kluwer en de European Company Lawyers Association werd contractmanagement aangewezen als het meest noodzakelijke onderdeel van de huidige organisatie en processen dat juridische afdelingen zouden willen verbeteren. Meer dan de helft van alle juridische afdelingen (54%) vinden dat contractmanagement het meest dringend aan verbetering toe is. Samenwerking tussen de juridische afdeling en het bedrijf (50%) en compliancemanagement (34%) zijn andere onderdelen van de organisatie die juridische afdelingen het meest dringend zouden willen verbeteren.
Waarom is een efficiënt contractmanagement proces noodzakelijk
Over het algemeen is het contractmanagement proces onsamenhangend en omslachtig wanneer het door verschillende processen en platforms uitgevoerd wordt. Hierdoor ontbreekt er transparantie in het proces omdat het onduidelijk is wie er verantwoordelijk is voor welke stap in het proces. Dit kan voor knelpunten en vertragingen voor het ondertekenen van het contract zorgen (zie het scenario hierboven). Wanneer het contractmanagement proces verspreid is over meerdere systemen en stakeholders, is het lastiger om toegang te hebben tot de juiste gegevens en het lifecycle te verbeteren. Hoe weet je hoeveel actieve contracten er zijn? Lees voor meer informatie onze whitepaper over hoe inefficiënte contractmanagement processen bedrijven blootstellen aan risico's en ontdek best practices om het huidige contractverloop te verbeteren.
Begin bij het analyseren van uw huidige contractmanagement proces
Hoewel contractmanagement software het proces kan automatiseren, kan dit niet al uw problemen oplossen. Als u het contractmanagement proces wilt verbeteren moet u begrijpen hoe het werkt binnen uw organisatie. Dit omvat (maar is niet beperkt tot):
- Waar contracten worden opgeslagen en wie de eigenaar is
- De waarde van elk contract en de vernieuwingsdatum
- Gestandaardiseerde termen of clausules die in contracten gebruikt worden
- Stakeholders die betrokken zijn bij het ondertekenen van het contract in de goedkeuringsfase
Het opstellen van processen voor het implementeren van contractmanagement software
Het is verleidelijk om het hele contractmanagement proces te herzien. Dit is echter een riskante aanpak gezien de enorme hoeveelheid veranderingen die dat met zich meebrengt. Neem niet teveel hooi op de vork. Een veiligere manier is om één deel van het proces per keer onder handen te nemen, en dat deel in kleinere stappen onder te verdelen. U kunt zelfs het onderdeel stap-voor-stap uitstippelen en de betrokken belanghebbenden erbij betrekken. Als u eenmaal weet hoe het contractverloop binnen uw organisatie werkt en waar per deel verbeteringen nodig zijn, kunt u beginnen met het contacteren van verkopers.
Wanneer management van het contract management lifecycle goed georganiseerd is kan dit consistente clausules, goede toegankelijk en een betere naleving garanderen.
