Als Leiter einer Rechtsabteilung müssen Sie nicht nur in der Lage sein das Produktivitätspotential Ihres eigenen Teams auf einen möglichst hohen Stand zu bringen. Sie verantworten auch den Wissenstransfer bzgl. juristischer Fragestellungen in die Fachabteilungen, das Reporting ggü. der Geschäftsführung sowie das unternehmensweite Legal Risk Management. Insoweit sind Sie auf die Mithilfe anderer Mitarbeiter ebenso angewiesen wie diese Mitarbeiter Ihre fachliche Unterstützung benötigen. Denn viele Projekte sind heute nur noch ressortübergreifend umsetzbar und immer neue gesetzliche Anforderungen vergrößern das unternehmerische Risiko.
Die nachfolgend dargestellten Punkte helfen Ihnen dabei, sozusagen als „Business Enabler“ die Zusammenarbeit zwischen der Rechtsabteilung und den anderen Fachabteilungen zu verbessern.
Digitalisierung vorantreiben
Nun stehen Juristen nicht gerade unter dem Generalverdacht, traditionelle Prozesse unnötig schnell voranzutreiben. Man könnte auch sagen, der Berufsstand wird allgemein als besonders technologie- und fortschrittsfeindlich wahrgenommen. Dies mag für den einen oder anderen Rechtsanwalt und Syndikus bzgl. der Technologie auch zutreffen. Überwiegend gehen aber auch und gerade die Juristen stets mit der Zeit, nicht zuletzt, weil Sie anderenfalls neue rechtliche Fragestellungen gar nicht beantworten könnten. Gerade momentan besteht unter dem Stichwort „Digitalisierung“, das sich nicht nur die großen Technologiekonzerne auf die Fahne schreiben, sondern das gerade in den letzten ein, zwei Jahren selbst von der Politik zunehmend als Leitmotto aufgegriffen wird, die einmalige Möglichkeit, diesen Mega-Trend für sich nutzbar zu machen. Denn mit dem Potential smarter Legal Tech Lösungen treiben Sie die Digitalisierung im Unternehmen durch Einführung eines passgenauen Legal Management Systems mühelos selbst dann voran, wenn Sie kein Informatik-Studium abgeschlossen haben.
Risiken und Potentiale aufzeigen
Unternehmen werden täglich mit einer Vielzahl von Risiken konfrontiert. Während bestimmte Unsicherheiten als Teil des Geschäfts akzeptiert werden (müssen), können gerade rechtliche Risiken ernsthafte oder gar existenzbedrohende Folgen haben. Eine einzige verpasste Kündigungs- oder Verlängerungsfrist, das Übersehen einer Wettbewerbs- oder Vertraulichkeitsvereinbarung, die Wiederholung einer bereits abgemahnten Marketingmaßnahme oder ein Verstoß gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen kann erhebliche Geschäftseinbußen, Vertragsstrafen, Bußgelder und teilweise sogar strafrechtliche Sanktionen auslösen. Beispielsweise drohen den betroffenen Unternehmen bei Verstößen gegen die ab dem 25. Mai 2018 wirksame EU Datenschutz-Grundverordnung drastische Bußgelder von bis zu 4 % des globalen Jahresumsatzes, den verantwortlichen Personen droht eine Freiheitsstrafe von bis zu drei Jahren.
Die Einführung eines professionellen Legal Risk Managements trägt maßgeblich zu einer Risikominimierung und somit zu einer langfristigen Steigerung des Unternehmenserfolgs bei. Aber auch um das Effizienzpotential digitaler Lösungen aufzuzeigen, bedarf es heute im Grunde keiner größeren Überzeugungsarbeit mehr, insbesondere soweit in diesem Umfeld bereits erste Erfolge erzielt wurden. Was aber schon eine ganz wichtige Rolle spielt, ist die einfache Handhabung der verwendeten Software, die Sicherheit und Zugriffsverwaltung auf vertrauliche Daten sowie die Flexibilität, Skalierfähigkeit und Mobilität der Anwendung – und natürlich die Betriebskosten (inkl. Hosting und Wartung). Da die Rechtsabteilung häufig über kein eigenes oder ein nur geringes Budget verfügt, helfen auch die nachfolgenden Hinweise, die Anschaffungs- und Betriebskosten ggü. der Geschäftsführung zu rechtfertigen.
Zentrale Datenspeicherung
Ein juristisches Risikomanagement lebt von der Verfügbarkeit aller relevanten Rechtsdaten, anderenfalls ist es genauso unzuverlässig wie unvollständig. Zu berücksichtigen sind verschiedene Bereiche:
- Gesellschaftsrecht (Unternehmensbeteiligungen)
- Vertragsmanagement
- Verfahrens- und Projektmanagement
- Datenschutz und Compliance
- Unternehmenswerte (z.B. Real Estate und IP Management)
Eine Auswertung sollte für alle relevanten Vorgänge auf „Knopfdruck“ erfolgen, bestenfalls in Echtzeit und mit der Möglichkeit der statistischen Auswertung und automatisierten Erstellung von Reports entsprechend dem individuellen Bedarf. Dies wiederum ist nur möglich, wenn alle Rechtsdokumente (Verträge, Verfahren, Protokolle usw.) und die rechtlich relevante Kommunikation hierüber (E-Mails, Protokolle) sowie Vorgänge und Verantwortlichkeiten an zentraler Stelle gespeichert sind, und zwar abteilungs- und standortübergreifend. Eine All-in-One Plattform mit einheitlicher Bedienoberfläche und verlässlicher Datenanalyse ist daher nicht nur aus Kostengründen die zu bevorzugende Lösung.
Effiziente Aufgabenteilung
Die Zusammenarbeit mit den Business-Verantwortlichen sollte nicht darin münden, dass sämtliche Prozesse durch die Rechtsabteilung gesteuert werden, was schnell zum viel zitierten „Flaschenhals“ und Unmut der Beteiligten führt. Das Legal Department sollte sich auf seine strategischen Aufgaben konzentrieren können. Dafür muss den anderen Fachabteilungen wiederum die Möglichkeit eröffnet werden, die abteilungsrelevanten Verträge und Vorgänge völlig autonom managen zu können. Nur im Rahmen riskanter Geschäfte mit größerem Risikopotential sollte Sie im Rahmen eines intelligent ausgestalteten Freigabeprozesses frühzeitig und verlässlich eingebunden werden. Ein integriertes Aufgaben- und Workflow-Management Tool kann solche Prozesse digital abbilden, Prozessfortschritte aufzeigen und getroffene Entscheidungen dauerhaft nachhalten. Automatisierte E-Mail-Erinnerungen und Eskalationsprozesse sichern ab, dass Aufgaben erfüllt, Fristen eingehalten und Verantwortliche informiert werden.
Policies und Vertragsvorlagen bereitstellen
Die unternehmensinternen Policies sollten nicht nur mühsam erstellt, sondern auch an richtiger Stelle (Point of Need) bereitgestellt werden. Mitarbeiter, die für die Verarbeitung personenbezogener Daten verantwortlich sind, sollten die rechtlichen Vorgaben, Aktions- und Maßnahmenpläne sowie Checklisten zum Thema Datenschutz stets vor Augen haben. Um Vertragsrisiken zu managen, sollte die Rechtsabteilung zudem rechtlich geprüfte, verbindliche Vertragsvorlagen zur automatisierten Vertragsgenerierung (sog. „Smart Contract Templates“) bereitstellen können. Das vermeidet eigensinnige, rechtlich riskante Vertragsausgestaltungen und somit Abmahnungen und unangebrachte Verpflichtungen sowie Risiken.
Transparenz und Informationssicherheit schaffen
Der unternehmensweite Einsatz eines Vertrags- und Informationsmanagement-Systems ermöglicht die Zusammenarbeit innerhalb einer Plattform und somit den verlässlichen Zugriff auf die Daten, auf die der jeweilige Mitarbeiter zugreifen darf. Nur so gehen keine Informationen mehr verloren und selbst der urlaubs- und krankheitsbedingte Ausfall eines Mitarbeiters oder ein Zuständigkeitswechsel führen nicht mehr ins Chaos. Alle Vorgänge können (im Rahmen der Berechtigungen) ohne Zutun des Verantwortlichen selbstständig eingesehen und bei Bedarf (z.B. weil ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt) reibungslos übernommen werden. Die Geschäftsführung und Rechtsabteilung gewinnen die notwendige Informationshoheit über alle relevanten Vorgänge, Dokumente und Verantwortlichkeiten. Audits werden erleichtert, die Transparenz und Compliance-Sicherheit steigt. Durch die Einrichtung geschützter Datenräume können besonders vertrauliche Großprojekte (M&A, Due Diligence, etc.) sicher und effizient abgewickelt werden.
Think big, but start simple, deliver!
Vermeiden Sie langwierige IT Projekte und übernehmen Sie sich nicht. Die Überfrachtung mit zu viel Themen und Anforderungen gleich zu Anfang überfordern Sie und andere, was schnell zu Frust führen kann (!). Steigen Sie auf der Basis einer allerdings zukunftsfähigen Technologie (jederzeit erweiterbar, individuell anpassbar und preislich skalierbar) einfach „klein“ ein, indem Sie prototypisch mit einem zahlenmäßig überschaubaren Projektteam erste Erfolge erzielen. Mit Rückendeckung der Geschäftsführung können Sie die Anwendung in weiteren Schritten sukzessive auf das gesamte Unternehmen ausrollen.
Doch Vorsicht: Lassen Sie sich die Gesamtprojektverantwortung niemals aus der Hand nehmen. Denn was eine Legal Management Software zu leisten in der Lage sein muss, um Compliance- und Rechtsrisiken zu minimieren, weiß am besten die Rechtsabteilung. Nicht etwa das IT Department mit ihrem naturgegebenen Hang zu unausgereiften Eigenentwicklungen oder/und überfrachteten Oberflächen, und auch nicht der Projektmanager auf der „grünen Wiese“ ohne jeden Bezug zu juristischen Themen.
