3 Möglichkeiten, das E Mail Management zu optimieren

Während viele Kanzleien dem Dokumentenmanagement nach wie vor eine große Bedeutung beimessen, wird das E Mail Management immer noch gerne ignoriert. Dabei hat sich die E Mail zu einem der wichtigsten Kommunikationsmedien entwickelt. Laut des Digitalverbandes BITKOM gehen durchschnittlich 21 E Mails pro Tag im beruflichen Postfach ein – drei mehr als noch vor vier Jahren. Die Umfrage aus 2018 ergab weiterhin, dass 30% der Berufstätigen mehr als berufliche 30 E Mails pro Tag erhalten; bei 8 Prozent sind es sogar 50 und mehr E Mails – Grund genug, das E Mail Management zu einer Top Priorität zu machen. Denn schließlich können ineffiziente E Mail Abläufe viel Zeit vergeuden. Und Zeit ist Ihre wichtigste Ressource.

Deshalb ist die Vereinfachung des E Mail Managements für Anwälte besonders wichtig. Wir stellen Ihnen drei Wege vor, den Umgang mit E Mails in der Kanzlei zu optimieren und wertvolle Zeit zu sparen:

1. E Mails direkt in der Kanzleisoftware erstellen

Viele Anwälte verwalten ihre Mandate über eine Kanzleisoftware, E Mails dagegen separat in einer E Mail Software, wie z.B. Outlook. Wenn Sie an einem Fall arbeiten und eine E Mail erstellen, müssen Sie von Ihrem Kanzleisystem zur E Mail Software wechseln – und vergeuden damit Zeit.

Wenn Ihr E Mail Tool aber direkt in die Kanzleisoftware integriert ist, brauchen Sie gar nicht erst zwischen den verschiedenen Programmen zu wechseln. Bei Kleos beispielsweise können Sie Outlook integrieren und direkt in Ihrer Anwaltssoftware starten. Das spart Anwälten wertvolle Zeit! Alle Tools von Kleos können in Outlook verwendet werden. Durch diese Integration können Sie alle Vorteile Ihrer Kanzleisoftware direkt in Ihrer E Mail Software nutzen.

Außerdem können Sie dank des integrierten Editors ganz problemlos mit Vorlagen arbeiten. Beispielsweise können Sie in Kleos schnell eine Vorlage auswählen und sogar mitten in der Arbeit Vorlagen wechseln, ohne dass Ihre bisherige Arbeit verloren geht.

2. E Mails automatisch in der Kanzleisoftware archivieren

Informationen aus fallspezifischen E Mails herauszusuchen, zu sortieren und zu organisieren kann eine echte Herausforderung sein. Eigenständige E Mail Programme bieten zwar bestimmte Tools, Ordner, Regeln und Kennzeichnungsfunktionen. Trotzdem kann es ganz schön aufwendig sein, Informationen in Ihrem E Mail Programm zu finden. Dazu müssen Sie unter Umständen Berge von E Mails durchforsten – und das kostet wertvolle Zeit. Im besten Fall speichern Sie E Mails in speziellen Mandanten oder Mandatsordnern. Aber auch das muss manuell gemacht werden und Ihre E Mails sind trotzdem abgekoppelt von Ihrer Kanzleisoftware, in der die übrigen Akteninformationen gespeichert sind.

Und angenommen, Sie und Ihre Partner arbeiten gemeinsam an einem Fall. Sie kommunizieren per E Mail mit Ihrem Mandanten und speichern die E Mails manuell in Fallordnern. Das Problem dabei: Möglicherweise sehen Sie oder Ihre Partner nicht die neuesten E Mails, wenn Sie gemeinsam an dem Fall arbeiten. Das führt zu Inkonsistenzen. Entweder werden Sie nicht alle in Echtzeit auf den neuesten Stand gebracht, oder Sie haben nicht vollen Einblick in alle Informationen, die den Fall betreffen.

Um Zeit zu sparen, benötigen Sie eine Kanzleisoftware, die sich in Ihr E Mail Programm integrieren lässt und mit der das Speichern von E Mails in der richtigen Akte der Kanzleisoftware schnell und einfach vonstatten geht. Die Informationen werden also in Echtzeit aktualisiert und jeder, der an dem Mandat arbeitet, wird direkt über die neuesten Entwicklungen informiert, was das Akten Management innerhalb Ihrer Kanzlei deutlich konsistenter macht. Mit dem Kleos Plugin für Outlook können Sie E Mails sofort im richtigen Ordner archivieren – mit nur einem Klick und ohne Kleos durchsuchen zu müssen: Das Programm schlägt Ihnen automatisch die relevanteste Akte zum Speichern Ihrer E Mail (und Anhänge) vor.

Dadurch bleiben Ihre aktiven Akten nicht nur stets aktuell, Sie können E Mails künftig auch viel einfacher finden.

Lesen Sie zu diesem Thema unseren Artikel über Kanzleiorganisation und digitales Mandatsmanagement.

Auf die E Mail bezogene Aufgaben hinzufügen

Meistens muss man auf eine E Mail in irgendeiner Form reagieren, zum Beispiel, indem man einen Termin mit einem Mandanten vereinbart, eine bestimmte Aufgabe erledigt oder eine Angelegenheit nachfasst. Wenn Sie Ihre E Mails in Ihrem E Mail Programm und damit getrennt von der Kanzleisoftware organisieren, müssen Sie manuell Notizen zum weiteren Vorgehen anlegen. Wenn Sie dagegen Ihr E Mail Tool in die Kanzleisoftware integrieren, können Sie einen Termin, eine Aufgabe oder eine Folgeaktivität direkt hinzufügen, sobald Sie eine ältere oder neue E Mail archivieren. Ausgehend von den Informationen in den E Mails können Sie Aktionen hinzufügen, was die Kanzleiarbeit deutlich vereinfacht. Denn Sie wissen, was zu tun ist und wann.

Dank der Integration in Outlook ist das Arbeiten mit E-Mails bei Kleos ganz unkompliziert. Falls Sie alle Möglichkeiten oder nur die Highlights unserer Kanzleisoftware Kleos kennenlernen möchten, stellen wir Ihnen diese gerne im Rahmen einer unverbindlichen Online-Präsentation vor. Melden Sie sich hier an.