firma electronica
Fiscal, Contable y NóminaFinanzas y Gestión29 noviembre, 2022

Firma electrónica: qué es y cómo te ayuda

La expansión del uso de la firma electrónica se explica por muchos motivos: la transformación digital ha empujado a muchas empresas, sea cual sea su sector y tamaño, a cambiar sus procesos internos para adaptarlos a procesos digitales y online, y la reciente pandemia ha acelerado este proceso. Por todo ello la firma electrónica se ha convertido en garantía de autenticidad e integridad, y una utilidad que facilita la reducción de costes y del tiempo de realización de trámites esenciales.

¿Qué es la firma electrónica?

La firma electrónica es el conjunto de datos en forma electrónica que acompañan o que están asociados a un documento y cuyas funciones básicas son identificar al firmante de manera inequívoca, asegurar la integridad del documento firmado y que quien firma el documento efectivamente ha realizado dicha acción. 

Según la ley 59/2003 "la firma electrónica es el conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante”. Esto es lo que podríamos denominar firma electrónica básica, que equivale a nuestra firma manuscrita, pero en el entorno digital. 

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Tipos de firma electrónica

Distinguimos los siguientes tipos de firma electrónica 

  • Firma electrónica simple: es la usada de manera habitual para trámites como ceder derechos de imagen o confirmar la asistencia a un evento empresarial; en definitiva, para trámites básicos que únicamente requieren de una conformidad y un nivel de seguridad mucho menor. Un ejemplo de firma electrónica simple es la firma digitalizada, que resulta de convertir en imagen el trazo de una firma (a partir de un escaneo o hardware que permita esta digitalización). Es un caso de firma considerada legal pero que no ofrece garantía de identificación del firmante, por lo que sus casos de uso no son extensos.
  • Firma electrónica avanzada: es la que permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio posterior de los datos firmados. Está vinculada al firmante de manera única y a los datos a que se refiere, y certifica que ha sido creada por medios que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su exclusivo control. Es habitual su uso en RRHH o entornos financieros, al asegurar de manera indiscutible la identificación del receptor.
    • Dentro de la firma electrónica avanzada cabe destacar la firma reconocida, que es la basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma. 
    • Puede también mencionarse la firma avanzada biométrica que, de manera similar a la anterior, dispone de un tiempo válido para consolidar la fiabilidad y la no modificación del documento tras la propia firma, con la diferencia de que en este caso se requiere la presencia física del firmante y al ser biométrica, recoge aspectos intrínsecos a la recogida de la misma, como aquellos que muestran el movimiento o posición del bolígrafo.
  • Firma electrónica cualificada: su uso hace necesario disponer de un certificado digital, y se realiza mediante un dispositivo creado a tal efecto. Establece criterios de integridad y garantía jurídica al máximo nivel.

Diferencias entre firma electrónica y firma digital

Para hablar de firma digital debemos referirnos a la firma en la que participa un uso de la encriptación en el documento, lo que permite autenticar al emisor del mensaje. A su vez, este tipo de firma evita cualquier manipulación del mensaje o documento desde su envío y también el repudio (el emisor no puede negar el envío de dicho mensaje). Tanto la firma electrónica avanzada como la cualificada forman parte de la digital, es decir, todas las firmas digitales son electrónicas; mientras que la firma simple no puede contar con esta característica y, por tanto, no todas las firmas electrónicas son digitales

Ventajas de utilizar firma electrónica

Las primeras ventajas que debemos citar por el uso de la firma electrónica son la seguridad y la confidencialidad, que se incrementan notablemente. Los documentos con firma electrónica no pueden ser manipulados y los sistemas de protección son más fiables.

Otra ventaja, rápidamente detectable, es la agilidad. Gracias a la firma electrónica mejoramos los procesos, se simplifican procedimientos que antes eran más tediosos y ahorramos desplazamientos, esperas, etc. Su adopción implica reducir el uso del papel, con lo que reducimos también los gastos asociados. 

Una tercera gran ventaja de la firma electrónica es de cara al cliente: ofreceremos una mejor imagen, facilitaremos su comodidad y la seguridad de sus datos. 

Entre los trámites que más rápido han adoptado la firma electrónica podemos mencionar:

  • Realizar trámites con la Administración a través de internet (pago de seguros sociales, impuestos, consulta de expedientes, petición de la vida laboral…).
  • Facturación electrónica, ya sea con la Administración o entre empresas.
  • Enviar información cuya integridad y autenticidad puede ser probada, ya que al firmar el documento electrónico o el email podemos probarlo.
  • Sellar logs y evidencias electrónicas.
  • Solicitudes en los registros electrónicos administrativos.
  • Recepción de notificaciones electrónicas.
  • Contratos telemáticos de valor legal, firma de correos electrónicos, etc.
 

Aplicaciones de la firma electrónica según su usuario

Firma electrónica en los RRHH;

La firma electrónica es una palanca de digitalización clara de los Recursos Humanos y la gestión laboral. Los trámites presenciales son cada vez más suplantados por una gestión digital: videollamadas o entrevistas online, intercambio de documentación digital, firma de documentos y contratación, trabajo colaborativo basado en plataformas cloud, etc. son síntomas de una nueva forma de trabajar que en el caso de la gestión laboral y de RRHH tiene un gran impacto en el día a día. 

Los RRHH ya imponen una gestión laboral digitalizada, y su practicidad es evidente: desde la firma de contratos laborales, a la protección de datos personales, nóminas, finiquitos, excedencias, formación interna, entre otros. Infórmate sobre las opciones de firma electrónica de a3innuva Nómina para Corporate, nuestro software de gestión laboral y de nómina

Firma electrónica para el Despacho y la asesoría

En el trabajo diario de la asesoría y el despacho profesional, la firma electrónica es una herramienta esencial para facilitar y agilizar el trabajo, dar un mejor servicio al cliente y avanzar en la transformación digital que permite: 

  • Alcanzar una alta garantía de seguridad e integridad de los documentos: el contenido del documento electrónico firmado no puede ser alterado, por lo que se garantiza tanto identidad como autentificación del firmante. La confidencialidad queda completamente asegurada, puesto que el contenido del mensaje tan solo es conocido por aquellas personas que tengan la autorización requerida.
  • Incremento de la productividad y competitividad: los trámites se agilizan enormemente, facilitando la visualización, firma y distribución de forma casi instantánea de cualquier documento requerido por la Administración. Reduce los costes asociados al papel y a su almacenamiento y envío. 
  • Mejora la imagen del despacho y la satisfacción del cliente, que percibe un servicio de calidad, ágil, flexible y a la medida de sus expectativas. 
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Firma electrónica para la pyme

La adopción de la firma electrónica en la pyme se ha acelerado extraordinariamente en los últimos meses, porque cumple con tres objetivos muy alineados con sus necesidades: 

  • Disminución de costes: atrás quedan los tiempos en los que era necesario realizar envíos certificados para la firma de documentos, con el consiguiente coste temporal y económico. La gestión en papel obligaba también a dedicar un espacio físico para poder almacenar los documentos ya firmado, disponer de herramientas para su escaneo, impresión (tinta, papel, impresoras) y un largo etcétera. La firma electrónica evita estos costes asociados a la gestión documental de forma radical.
  • Agilidad en la gestión y procesos: la firma electrónica facilita extraordinariamente el trabajo diario, sobre todo en lo referente a la gestión. La movilidad, el teletrabajo o trabajo a distancia, entre otros factores, hacen de la firma electrónica un punto primordial para que la cadena de valor de la empresa no se ralentice. Al permitir firmar documentos electrónicamente, sin la necesidad de personarse, flexibiliza la labor empresarial y acorta los tiempos de las transacciones. 
  • Incremento del volumen de negocio: la adopción de la firma electrónica está estrechamente relacionada con una mejora en los procesos de contratación, o aquellos en los que se hace indispensable disponer de la firma para poder culminar una transacción económica. Por ello se convierte en un activo relevante que incrementa el volumen de negocio de la pyme.

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Legislación sobre la firma electrónica

En la actualidad, la norma base reguladora de la firma electrónica está recogida en Europa por el Reglamento 910/2014, conocido como Reglamento eIDAS, que trata sobre la identificación electrónica y los servicios de confianza. Hace hincapié en la seguridad e integridad jurídica de la gestión de los procesos digitales en su conjunto y, de manera específica, en las firmas electrónicas. Establece la admisión de tres firmas que prueban la identidad del firmante, disponen de un alto componente jurídico y, por tanto, son aceptadas para ratificar los documentos: la firma electrónica básica, la avanzada y la reconocida. 

En España, la normativa ha sido desarrollada por la Ley 59/2033 y la Ley 6/2020, que regula determinados aspectos de los servicios electrónicos de confianza, que explora en qué circunstancias la ley equipara la firma electrónica a la firma manuscrita, añade notas respecto a la normativa europea, y hace distintas referencias legales. 

Soluciones de firma electrónica

En el mercado existen hoy en día opciones de firma electrónica para todas las necesidades: herramientas como a3doc cloud, el software de gestión documental que ya contiene, entre otras funcionalidades, las de la firma electrónica de Signaturit para la rúbrica de documentos de forma telemática, sin necesidad de una gestión presencial, desplazamientos ni envíos de documentación. Gracias a estas es posible firmar y solicitar la firma a clientes, proveedores y trabajadores en remoto con la máxima garantía: Signaturit es un proveedor europeo líder de servicios de firma digital, gestión de transacciones digitales y servicios de confianza, Autoridad de Certificación y Prestador de Servicios de Confianza Cualificado y cumple con el reglamento 91/2014 eIDAS. 

Además, con a3doc cloud los documentos firmados electrónicamente quedan integrados dentro del ecosistema de gestión del Despacho, con todas las ventajas que ello supone: total trazabilidad, ahorro de tiempo y desplazamientos, y costes (envíos, papel, tinta, impresoras), a la vez que prestamos un servicio innovador basado en una nueva forma de relacionarnos con el cliente que le facilita comodidad, seguridad y autonomía.

En el caso de los recursos humanos, nuestro software de gestión laboral y de nómina a3innuva Nómina para Corporate incluye la firma electrónica para agilizar y securizar los trámites del departamento.

Consejos para elegir proveedor de firma electrónica 

Cuando nos planteamos cómo elegir proveedor de firma electrónica nos conviene valorar una serie de puntos clave, que apelan a la seguridad y la fiabilidad de los documentos firmados. Listamos los principales: 

  • Seguimiento del status y trazado de las comunicaciones: la herramienta que elijamos debe transparentar al máximo el proceso completo de comunicación e intercambio de información, con el mayor detalle posible. De esta manera sabremos si el receptor ha recibido el contenido, si lo ha descargado, si ha firmado el documento, etc. y podremos conocer el estado de la entrega y firma del documento (fecha y hora exactas, IP del cliente/servidor, etc.). 
  • Evidencias electrónicas que nos aporta la plataforma: tanto el navegador, como el protocolo utilizado, deben quedar reflejados. Disponer de una solución que incorpore la firma electrónica en materia de seguridad, como evidencias electrónicas en formato XML, es una garantía de tranquilidad. 

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