Fiscal, Contable y Nómina18 diciembre, 2019

Firma electrónica: qué es y aplicaciones prácticas

La transformación digital ha empujado a muchas empresas, sea cual sea su tamaño, a cambiar sus modelos de gestión e integraren su día a día los procesos on line. Dentro de todas las novedades, una de las que ha permitido avanzar más en la garantía de autenticidad e integridad ha sido la firma electrónica.

¿Qué es la firma electrónica ?

Según la ley 59/2003 la “firma electrónica es el conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante”. Esto es lo que podríamos denominar firma electrónica básica.

Por entenderlo, equivale a nuestra firma manuscrita pero en el entorno digital. En ese texto legal que regula la firma electrónica, además de su eficacia jurídica y la prestación de servicios de certificación, se distinguen dos tipos de firma además de la básica:que es la firma electrónica ?

  • Firma electrónica avanzada: Es la firma electrónica que permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio posterior de los datos firmados. La firma está vinculada al firmante de manera única y a los datos a que se refiere y que ha sido creada por medios que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su exclusivo control.
  • Firma electrónica reconocida: Se trata de la firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma.

Las primeras ventajas que debemos citar por el uso de la firma electrónica son la seguridad y la confidencialidad, que se incrementan notablemente. Los documentos con firma electrónica no pueden ser manipulados y los sistemas de protección son más fiables.

Otra ventaja, rápidamente detectable, es la agilidad. Gracias a la firma electrónica mejoramos los procesos, se simplifican procedimientos que antes eran más tediosos y ahorramos desplazamientos, esperas…  Su adopción implica un uso de papel mejor, seremos más sostenibles, y también el ahorro de costes que lleva aparejado el uso de ese papel. Ante los clientes también daremos una buena impresión, dada la comodidad que supone y la seguridad que ofrece.


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La utilidad de la firma electrónica es grande tanto para personas como para empresas. Son muchos los trámites que se agilizan enormemente al contar con la firma electrónica. Aportamos algunos ejemplos:

  • Realizar facturación electrónica con la administración y también con empresas
  • Enviar información cuya integridad y autenticidad puede ser probada ya que al firmar el documento o el email podemos probarlo.
  • Sellar logs y evidencias electrónicas
  • Realizar trámites con la Administración a través de internet (pago de seguros sociales, impuestos, consulta de expedientes…)
  • Crear contratos telemáticos de valor legal
     

¿Qué es el certificado electrónico?

El certificado electrónico es un documento o archivo generado y firmado electrónicamente por un prestador de servicios de certificación que vincula unos datos de verificación de firma a un firmante y confirma su identidad. Nos puede servir para usarlo como una identificación digital y también para generar la firma electrónica. Es decir, se trata de un documento con los datos que nos identifican, autentificados por un organismo oficial, y que confirman nuestra identidad como persona física en el ámbito digital.

 ¿Cómo distinguimos la firma electrónica del certificado?

El propio procedimiento nos obliga a diferenciarlos, ya que para firmar un documento es necesario disponer de un certificado digital.  La firma implica que una persona verifica una acción concreta a través de un medio electrónico. El certificado, por su parte, es el documento con el que se identifica a una persona en internet. Es un fichero informático que asocia a la persona, ya sea jurídica o física, con una serie de datos que además están autentificados por una autoridad certificadora.

¿Para qué nos sirve un certificado electrónico?

Con él podemos hacer muchas operaciones en las web de numerosas entidades públicas como la Seguridad Social o la Agencia Tributaria. Desde conseguir ayudas, crear una empresa, saber los puntos que tenemos en el carnet, hacer la declaración del IRPF o pagar multas.

Para qué nos sirve un certificado electrónicoUno de los certificados más famosos en nuestro país es el que expide la Fábrica de Moneda y Timbre, el conocido como CERES. Es un certificado que podemos tener incluso en nuestro teléfono móvil por su compatibilidad con Android y iOS.  Pero no es el único que nos permite diferentes usos. El más popular es el Documento de Identidad electrónico,  un certificado electrónico con múltiples usos. Lo podemos utilizar como medio de autenticación de identidad, como medio de firma electrónica de documentos, come medio de certificación de integridad de un documento o como documento de viaje.

En el ámbito empresarial las autoridades de certificación emiten diferentes tipos de certificados electrónicos. Estos son algunos certificados interesantes en el entorno corporativo

  • Certificado de persona jurídica identifica una empresa o sociedad.
  • Certificado de pertenencia a empresa: Se trata del certificado de persona jurídica que acredita su vinculación con la entidad para la que trabaja, en virtud del cargo que ocupa en la misma además de la identidad del titular.
  • El certificado de representante, además la pertenencia a empresa y también los poderes de representación que tiene el titular sobre la misma.
  • El certificado de Factura Electrónica es un certificado reconocido de persona física con poderes de representación de una organización únicamente para firmar Facturas Electrónicas.

  
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