La expansión del uso de la firma electrónica se explica por muchos motivos: la transformación digital ha empujado a muchas empresas, sea cual sea su sector y tamaño, a cambiar sus procesos internos para adaptarlos a procesos digitales y online, y la reciente pandemia ha acelerado este proceso. Por todo ello la firma electrónica se ha convertido en garantía de autenticidad e integridad, y una utilidad que facilita la reducción de costes y del tiempo de realización de trámites esenciales.
- ¿Qué es la firma electrónica?
- Tipos de firma electrónica
- Diferencias entre firma electrónica y firma digital
- Ventajas de utilizar firma electrónica
- Trámites que se agilizan con la firma electrónica
- Aplicaciones de la firma electrónica según el sector
- Legislación sobre la firma electrónica
- Soluciones de firma electrónica
- Consejos para elegir proveedor de firma electrónica
- Preguntas frecuentes sobre firma electrónica
¿Qué es la firma electrónica?
La firma electrónica es el conjunto de datos en forma electrónica que acompañan o que están asociados a un documento y cuyas funciones básicas son identificar al firmante de manera inequívoca, asegurar la integridad del documento firmado y que quien firma el documento efectivamente ha realizado dicha acción.
Según la ley 59/2003 "la firma electrónica es el conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante”. Esto es lo que podríamos denominar firma electrónica básica, que equivale a nuestra firma manuscrita, pero en el entorno digital.
Tipos de firma electrónica
Distinguimos los siguientes tipos de firma electrónica
- Firma electrónica simple: es la usada de manera habitual para trámites como ceder derechos de imagen o confirmar la asistencia a un evento empresarial; en definitiva, para trámites básicos que únicamente requieren de una conformidad y un nivel de seguridad mucho menor. Un ejemplo de firma electrónica simple es la firma digitalizada, que resulta de convertir en imagen el trazo de una firma (a partir de un escaneo o hardware que permita esta digitalización). Es un caso de firma considerada legal pero que no ofrece garantía de identificación del firmante, por lo que sus casos de uso no son extensos.
- Firma electrónica avanzada: es la que permite identificar al firmante y detectar cualquier cambio posterior de los datos firmados. Está vinculada al firmante de manera única y a los datos a que se refiere, y certifica que ha sido creada por medios que el firmante puede utilizar, con un alto nivel de confianza, bajo su exclusivo control. Es habitual su uso en RRHH o entornos financieros, al asegurar de manera indiscutible la identificación del receptor.
- Dentro de la firma electrónica avanzada cabe destacar la firma reconocida, que es la basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma.
- Puede también mencionarse la firma avanzada biométrica que, de manera similar a la anterior, dispone de un tiempo válido para consolidar la fiabilidad y la no modificación del documento tras la propia firma, con la diferencia de que en este caso se requiere la presencia física del firmante y al ser biométrica, recoge aspectos intrínsecos a la recogida de la misma, como aquellos que muestran el movimiento o posición del bolígrafo.
- Firma electrónica cualificada: su uso hace necesario disponer de un certificado digital, y se realiza mediante un dispositivo creado a tal efecto. Establece criterios de integridad y garantía jurídica al máximo nivel.
Diferencias entre firma electrónica y firma digital
Para hablar de firma digital debemos referirnos a la firma en la que participa un uso de la encriptación en el documento, lo que permite autenticar al emisor del mensaje. A su vez, este tipo de firma evita cualquier manipulación del mensaje o documento desde su envío y también el repudio (el emisor no puede negar el envío de dicho mensaje). Tanto la firma electrónica avanzada como la cualificada forman parte de la digital, es decir, todas las firmas digitales son electrónicas; mientras que la firma simple no puede contar con esta característica y, por tanto, no todas las firmas electrónicas son digitales.
Ventajas de utilizar firma electrónica
Las primeras ventajas que debemos citar por el uso de la firma electrónica son la seguridad y la confidencialidad, que se incrementan notablemente. Los documentos con firma electrónica no pueden ser manipulados y los sistemas de protección son más fiables. La siguiente es la agilidad: gracias a la firma electrónica mejoramos los procesos, se simplifican procedimientos que antes eran más tediosos y ahorramos desplazamientos, esperas, etc. Su adopción implica reducir el uso del papel, con lo que reducimos también los gastos asociados.
Una tercera gran ventaja de la firma electrónica es de cara al cliente: ofreceremos una mejor imagen, facilitaremos su comodidad y la seguridad de sus datos.
Entre los trámites que más rápido han adoptado la firma electrónica podemos mencionar:
- Realizar trámites con la Administración a través de internet (pago de seguros sociales, impuestos, consulta de expedientes, petición de la vida laboral…).
- Facturación electrónica, ya sea con la Administración o entre empresas.
- Enviar información cuya integridad y autenticidad puede ser probada, ya que al firmar el documento electrónico o el email podemos probarlo.
- Sellar logs y evidencias electrónicas.
- Solicitudes en los registros electrónicos administrativos.
- Recepción de notificaciones electrónicas.
- Contratos telemáticos de valor legal, firma de correos electrónicos, etc.
Aplicaciones de la firma electrónica según su usuario
Firma electrónica en los RRHH
La firma electrónica es una palanca de digitalización clara de los Recursos Humanos y la gestión laboral. Los trámites presenciales son cada vez más suplantados por una gestión digital: videollamadas o entrevistas online, intercambio de documentación digital, firma de documentos y contratación, trabajo colaborativo basado en plataformas cloud, etc. son síntomas de una nueva forma de trabajar que en el caso de la gestión laboral y tiene un gran impacto en el día a día.
Firma electrónica para el Despacho y la asesoría
En el trabajo diario de la asesoría y el despacho profesional, la firma electrónica es una herramienta esencial para facilitar y agilizar el trabajo, dar un mejor servicio al cliente y avanzar en la transformación digital que permite:
- Alcanzar una alta garantía de seguridad e integridad de los documentos: el contenido del documento electrónico firmado no puede ser alterado, por lo que se garantiza tanto identidad como autentificación del firmante. La confidencialidad queda completamente asegurada, puesto que el contenido del mensaje tan solo es conocido por aquellas personas que tengan la autorización requerida.
- Incremento de la productividad y competitividad: los trámites se agilizan enormemente, facilitando la visualización, firma y distribución de forma casi instantánea de cualquier documento requerido por la Administración. Reduce los costes asociados al papel y a su almacenamiento y envío.
- Mejora la imagen del despacho y la satisfacción del cliente, que percibe un servicio de calidad, ágil, flexible y a la medida de sus expectativas. Además, permite instaurar una forma de trabajo basada en el modelo colaborativo, aplicado en entornos como por ejemplo la gestión documental.