KI ist oft schneller als Governance
Eine der größten Herausforderungen besteht nicht darin, dass Mitarbeitende KI nutzen. Kritisch wird es, wenn eine Kanzlei nicht weiß, welche Anwendungen zum Einsatz kommen und welche Informationen dort verarbeitet werden.
Der aktuelle KI-Boom erzeugt einen hohen Innovationsdruck. Mitarbeitende möchten neue Werkzeuge ausprobieren, Erfahrungen sammeln und ihren Arbeitsalltag effizienter gestalten. Nicht immer warten sie darauf, dass dafür eine offiziell freigegebene Lösung bereitsteht. Einige nutzen privat abgeschlossene Zugänge oder frei verfügbare Anwendungen, um Texte zu erstellen, Informationen zusammenzufassen oder Recherchen durchzuführen. So können Mandanten- oder Unternehmensdaten unbeabsichtigt in Anwendungen gelangen, die für diesen Zweck weder geprüft noch freigegeben wurden.
Dann stellen sich entscheidende Fragen:
- Wo werden Eingaben gespeichert?
- Wer kann darauf zugreifen?
- Werden die Daten für das Training eines Modells verwendet?
- Ist die Auftragsverarbeitung vertraglich geregelt?
- Weiß die Kanzlei, welche Anwendungen genutzt werden?
Fehlt dieser Überblick, wird es schwierig, Datenverarbeitungen nachzuvollziehen und im Fall eines Vorfalls angemessen zu reagieren. Gerade beim Umgang mit sensiblen Mandantendaten ist deshalb besondere Sorgfalt gefragt. Die berufsrechtliche Verschwiegenheitspflicht gilt unabhängig davon, welche Software oder KI-Anwendung eingesetzt wird. Sie bindet den Berufsträger, nicht das verwendete Tool.
Werden Mandantendaten in einer Anwendung verarbeitet, bleibt die Kanzlei ihren Mandantinnen und Mandanten gegenüber in der Verantwortung, auch wenn die Ursache eines Fehlers beim Anbieter liegt. Datenschutz, vertragliche Regelungen und die sorgfältige Auswahl geeigneter Anwendungen gehören daher zur eigenen beruflichen Verantwortung.
Dabei geht es um mehr als die Einhaltung von Vorgaben: Es geht um das Vertrauen der Mandantinnen und Mandanten. Dieses Vertrauen ist ein wesentliches Kapital jeder Kanzlei und kann durch einen Vorfall nachhaltig beschädigt werden.
Verbote allein lösen dieses Problem nicht. Zu restriktive Regeln können dazu führen, dass Mitarbeitende im Arbeitsalltag auf inoffizielle Alternativen ausweichen.
Der sichere Weg muss deshalb mindestens genauso einfach sein wie der unsichere.
Produktivität allein reicht als Maßstab nicht aus
Bei der Auswahl einer KI-Lösung lautet eine der ersten Fragen häufig: Wie viel Zeit können wir damit sparen?
Das ist wichtig, reicht aber nicht aus.
Ein Effizienzgewinn verliert schnell an Wert, wenn ihm Datenschutz-, Sicherheits- oder Qualitätsrisiken gegenüberstehen. Deshalb sollten Kanzleien eine KI-Lösung nicht nur nach ihrer Funktionalität bewerten.
Entsprechend sollten Kanzleien bereits vor der Einführung prüfen, ob eine Lösung den fachlichen, vertraglichen und sicherheitsbezogenen Anforderungen entspricht.
Zu einer professionellen Bewertung gehören aus meiner Sicht mindestens vier Aspekte:
- Vertragliche Sicherheit: Sind Auftragsverarbeitung, Haftung und Verschwiegenheit nachvollziehbar geregelt?
- Transparenz der Datenverarbeitung: Ist klar, wo Daten verarbeitet werden und ob Eingaben vom Modelltraining ausgeschlossen sind?
- Fachlich belastbare Datenbasis: Arbeitet die Anwendung mit geprüften und regelmäßig aktualisierten Inhalten?
- Organisatorische Kontrolle: Gibt es Rollen, Berechtigungen, Protokollierung und klare Ansprechpartner für kritische Fälle?
Gerade beim Einsatz generativer KI kommt ein weiterer Punkt hinzu: Ein Ergebnis kann überzeugend formuliert sein und trotzdem fachlich falsch sein. Ein häufiges Missverständnis besteht nämlich darin, dass eine KI etwas „weiß“. Tatsächlich erzeugt sie lediglich eine wahrscheinlich passende Antwort.
Im Steuerrecht sind jedoch Aktualität, Qualität und Nachvollziehbarkeit der verwendeten Informationen besonders wichtig. Ohne belastbare Quellen lässt sich eine Aussage weder zuverlässig prüfen noch gegenüber Mandantinnen und Mandanten oder Behörden belegen.
Responsible AI heißt: Der Mensch behält die Verantwortung
Responsible AI ist kein abstraktes Konzept. Es zeigt sich in sehr konkreten Fragen:
Wofür setzen wir KI ein? Welche Daten dürfen verarbeitet werden? Wie nachvollziehbar ist das Ergebnis? Wer prüft es? Und wer trägt die Verantwortung, wenn etwas schiefgeht?
Für mich ist die wichtigste Grenze eindeutig:
Entscheidungen mit Auswirkungen auf die Mandantschaft dürfen nicht vollständig an eine Maschine delegiert werden.
KI kann recherchieren, vorbereiten und Vorschläge machen. Die fachliche Verantwortung bleibt jedoch beim Menschen. Bevor ein KI-generiertes Ergebnis eine Entscheidung beeinflusst oder Mandantinnen und Mandanten erreicht, muss es fachlich geprüft und freigegeben werden, einschließlich der zugrunde liegenden Quellen.
Der Mensch spielt auch in der Cyber Security eine zentrale Rolle. Social Engineering, Zeitdruck und Routine können Menschen zu einem möglichen Einstiegspunkt für Angriffe machen. Gleichzeitig sind aufmerksame Mitarbeitende eine wichtige Verteidigungslinie. Sie erkennen verdächtige Nachrichten oder ungewöhnliche Vorgänge, die technischen Schutzmechanismen möglicherweise entgehen.
Entscheidend ist deshalb eine Kultur, in der verdächtige Vorgänge und eigene Fehler schnell gemeldet werden können, ohne dass Mitarbeitende unmittelbar Schuldzuweisungen befürchten müssen. Bei einem Sicherheitsvorfall ist Zeit ein wesentlicher Faktor. Eine offene Fehlerkultur kann daher ebenso wichtig sein wie technische Schutzmaßnahmen.
Vertrauen zeigt sich heute auch in digitalen Prozessen
Vertrauen war schon immer die Grundlage der Beziehung zwischen Steuerkanzlei und Mandantschaft. Heute zeigt es sich zusätzlich darin, wie sicher digitale Systeme, Kommunikationswege und Prozesse gestaltet sind.
Damit wird der verantwortungsvolle Umgang mit Daten zu einem Teil der Beratungsqualität.
Kanzleien sollten ihren Mandantinnen und Mandanten nachvollziehbar erklären können, unter welchen Bedingungen Cloud- und KI-Anwendungen eingesetzt werden, wie sensible Daten geschützt werden und an welchen Stellen KI unterstützt oder ein Mensch fachlich entscheidet.
Die Aussage „Ihre Daten sind bei uns sicher“ allein reicht dafür nicht aus.
Vertrauen entsteht durch sichtbare Praxis.
Ein sicheres Mandantenportal anstelle unverschlüsselter E-Mail-Anhänge macht beispielsweise unmittelbar erlebbar, wie eine Kanzlei mit sensiblen Informationen umgeht. So wird der verantwortungsvolle Umgang mit Daten direkt im täglichen Austausch gezeigt.
Vier Grundlagen, die jede Kanzlei im Blick haben sollte
Cyber Security muss nicht mit einem komplexen Großprojekt beginnen. Einige grundlegende Maßnahmen können bereits einen wichtigen Beitrag leisten:
- Systeme aktuell halten: Sicherheitsupdates sollten konsequent eingespielt werden. Systeme, für die keine Sicherheitsupdates mehr verfügbar sind, sollten überprüft und gegebenenfalls ersetzt werden.
- Zugänge konsequent absichern: Multi-Faktor-Authentifizierung sollte überall genutzt werden, wo dies möglich ist. Administratorrechte sollten zudem vom normalen Arbeitskonto getrennt sein.
- Externe Zugriffe kontrollieren: Kanzleien sollten regelmäßig prüfen, wer von außen auf ihre Systeme zugreifen kann. Besonders im Blick behalten werden sollten Fernwartungszugänge von Dienstleistern.
- Auf den Ernstfall vorbereitet sein: Backups allein genügen nicht. Entscheidend ist, dass die Wiederherstellung getestet wurde und im Notfall klar ist, wer welche Aufgabe übernimmt.
Cyber Security wird zum Wettbewerbsfaktor
Sicherheit ist längst nicht mehr ausschließlich ein IT-Thema. Sie wird zunehmend zu einem Bestandteil des Leistungsversprechens einer Kanzlei.
Mandantinnen und Mandanten wollen darauf vertrauen können, dass ihre Daten geschützt sind und neue Technologien verantwortungsvoll eingesetzt werden. Eine Kanzlei, die ihre Schutzmaßnahmen nachvollziehbar machen kann, schafft deshalb nicht nur Sicherheit, sondern vor allem Vertrauen.
Vertrauen entsteht durch Transparenz, nachvollziehbare Entscheidungen und verantwortungsvolles Handeln.
In der Kanzlei der Zukunft gehören Cyber Security und KI-Governance deshalb zusammen. Sicherheit sollte nicht nachträglich ergänzt, sondern von Beginn an in Prozesse und Anwendungen integriert werden. Mitarbeitende müssen wissen, welche Werkzeuge sie nutzen dürfen, wie sie mit sensiblen Daten umgehen und an wen sie sich bei Zweifeln wenden können.
Mein Rat zum Cyber Security Month
Prüfen Sie Sicherheit, bevor Sie sich für eine Lösung entscheiden, nicht erst nach dem ersten Vorfall.
Denn eine Steuerkanzlei entwickelt ihre Software in der Regel nicht selbst. Sie entscheidet, welchen Anbietern und Lösungen sie ihre Daten und Prozesse anvertraut.
Cyber Security beginnt deshalb nicht erst beim Betrieb einer Lösung, sondern bereits bei ihrer Auswahl.
