E-Rechnungs-Ready mit ADDISON Direkt

Die E-Rechnung wird die Menge digitaler Belege spürbar erhöhen – und damit auch den Druck auf Kanzleien und Mandanten. Mit dem neuen Beleghub und der integrierten E‑Rechnungsvalidierung auf Mandantenseite sind Sie perfekt vorbereitet: Fehlerhafte E-Rechnungen werden bereits im Mandantenportal ADDISON Direkt erkannt, und so aufwändige Kommunikationsschleifen vermieden, bevor sie überhaupt entstehen.

Mit ADDISON Direkt ist der gesamte Prozess abgedeckt – vom Eingang bis zur Archivierung von E‑Rechnungen. So schaffen Sie heute schon Ordnung und Sicherheit, noch bevor die Pflicht greift. Alles aus einer Hand. Für Steuerkanzleien. Für ihre Mandanten.

Empfangen, lesen und validieren

Beim validieren von E-Rechnungen sieht der Mandant sofort ob E-Rechnungen den geltenden Anforderungen entsprechen.
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E-Rechnungen schreiben

 Rechnungsschreibung in verschiedenen Formaten (ZUGFeRD, XRechnung und PDF) möglich und viele weiteres

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E-Rechnungsnetzwerk

Ohne Fachkenntnisse können Ihre Mandanten einen Zugang zum Peppol E-Rechnungsnetzwerk einrichten.
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E-Rechnungsarchiv

Das E‑Rechnungsarchiv bietet eine zentrale, strukturierte Ablage für elektronische Rechnungen
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E-Rechnungsschreibungs-Pakete - zugeschnitten auf die Anforderungen Ihrer Mandanten

Starter

Business

Professional

Alles Rund um Rechnungen
Rechnungen schreiben

Gutschriften

Rechnungskorrektur und -Storno

Formate: ZUGFeRD, XRechnung und PDF

Übermittlung: Druck, E-Mail, Netzwerkversand (Peppol)

Angebote erstellen

Lieferscheine

Wiederkehrende Rechnungen (coming soon)

Weitere Rechnungsarten (Anzahlung)

Fremdwährung

Übersicht behalten
Dashboard (u.a. Umsatzentwicklung, Top 10 Kunden)

Kundenstamm

Artikelstamm

Zahlungserinnerung

Individualisierungen
Eigenes Logo

Nummernkreise

Texte (Einleitung, Abschluss und Fußzeile)

Kleinunternehmerregelung

Anhänge an Rechnungen und Gutschriften

Versand mit eigener E-Mail-Adresse (coming soon)

Schnittstellen
Übergabe von Dokumenten inkl. Kostenstellen und Sachkonten

Manuelle Bereitstellung der Daten/Rechnungen an die Buchhaltung

Automatisierte Bereitstellung der Daten/Rechnungen an die Buchhaltung

Zahlungsmanagement*

*Manuell oder automatisch in Verbindung mit Belegmanagement und Online-Banking

E-Rechnungen empfangen, auslesen, validieren und verarbeiten

Empfangen von E-Rechnungen: Ganz einfach über den Beleghub via Upload oder per E-Mail

Auslesen und validieren von E-Rechnungen:  E-Rechnungen werden automatisch ausgelesen und im gleichen Zug validiert. 
Die KoSIT-Validierung erfolgt in ADDISON Direkt - so weiß der Mandant sofort Bescheid und in der Steuerkanzlei besteht kein Prüfungsaufwand ob E-Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
Dabei werden folgende Status unterschieden:

  • E-Rechnung entspricht den Vorgaben (grüner Status)
  • E-Rechnung enthält Abweichungen, aber enthält alle Informationen (gelber Status)
  • E-Rechnung enthält Fehler (roter Status)
  • E-Rechnung wurde noch nicht validiert oder konnte nicht verarbeitet werden (grauer Status)

Weitere Informationen zur Validierung finden Sie in der Produktdokumentation.

Weiterverarbeitung: Anschließend können die Belege im Belegmanagement (ehemals ADDISON SMART Connect), SBA oder in der Finanzbuchhaltung weiterverarbeitet werden

kosit-validierung in addison direkt belegmanagement
In der Spalte "Dokumente" wird in einfach verständlichen Ampelfarben angezeigt ob eine E-Rechnung den gesetzlichen Vorgaben entspricht, teilweise entspricht oder fehlerhaft ist. 
peppol anbindung in addison direkt
Vereinfacht gesprochen kann man sich den PEPPOL-Access-Point als Postfach speziell für E-Rechnungen vorstellen. 

Anbindung an das E-Rechnungsnetzwerk-PEPPOL

PEPPOL kann man sich vereinfacht gesprochen, wie ein digitales Postfach speziell für elektronische Rechnungen vorstellen. Das ist eine Alternative zum Rechnungsversand per E‑Mail. Mandanten können bei Bedarf ohne Fachkenntnisse in ADDISON Direkt einen eigenen Zugang einrichten und so E‑Rechnungen empfangen.

PEPPOL ist ein europaweit etablierter Standard für den automatisierten Austausch von E‑Rechnungen von Unternehmen zu Unternehmen, sowie öffentlichen Auftraggebern. Um diesen Austausch zuverlässig abzubilden, setzen wir auf das E‑Rechnungsnetzwerk flowin von Wolters Kluwer. Die Lösung ist in mehreren europäischen Märkten im Einsatz und unterstützt den strukturierten, regelkonformen Versand und Empfang von E‑Rechnungen über PEPPOL.

E-Rechnungsarchiv

Das E‑Rechnungsarchiv in ADDISON Direkt ist Teil der E‑Rechnungsplattform und dient als zentrale Ablage für ausschließlich elektronische Rechnungen, die über die Plattform empfangen, erstellt oder verarbeitet werden. Andere Belege (nicht elektronische Rechnungen) können über das Belegarchiv archiviert werden. 

Die Vorteile auf einen Blick: 

  • Kein zusätzlicher Aufwand für Steuerkanzlei und Mandant
  • Alle E-Rechnungen werden GoBD konform in ADDISON Direkt archiviert
  • Das Archiv kann durchsucht werden 

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Das GoBD-konforme E-Rechnungsarchiv kann auch durchsucht werden.
Grafik die zeigt, dass das PDF Format nicht dem E-Rechnungsformat entspricht
Eine PDF Datei ist keine elektronische Rechnung (kurz E-Rechnung)

Definition: Was ist eine E‑Rechnung


Eine elektronische Rechnung bildet einen strukturiert erstellten maschinenlesbaren Datensatz. Die E‑Rechnung ermöglicht das digitale Übermitteln und Empfangen von Daten, die automatisch verarbeitet und für weitere Zwecke, z. B. Zahlungsgenerierung, verwendet werden können.

Strukturierte Dateiformate für E-Rechnungen sind bspw. XML, EDI und die XRechnung. Die Übertragung erfolgt in der Regel durch E-Mail, aber auch per Download im Web, E-Post, De-Mail oder elektronischem Fax. Die E-Rechnung ist kein visuelles Bildformat. Eingescannte Rechnungen oder PDF-Dateien gelten als digitalisierte Papierrechnungen und erfüllen nicht die Kriterien einer E-Rechnung, selbst wenn sie elektronisch per E-Mail versendet werden.

Wird die E-Rechnung mit einer Bilddatei kombiniert, handelt es sich um ein hybrides Rechnungsformat.

Weitere Informationen rund um die E-Rechnung in Deutschland:

  • Empfangs- und Versandpflicht bei E-Rechnungen im Überblick

    Mit Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes am 22.03.2024 (Gesetz zur Stärkung von Wachstumschancen, Investitionen und Innovation sowie Steuervereinfachung und Steuerfairness) ist die Einführung der E-Rechnung durch Anpassungen im UStG und der UStDV im Entwurf der Bundesregierung wie folgt:

    • Für Leistungen an einen anderen Unternehmer innerhalb Deutschlands sind verpflichtend E-Rechnungen zu empfangen und auszustellen
      (§ 14 Abs. 2 S. 2 Nr. 1 S. 2 UStG-E)
    • Vorgeschriebenes Format der E-Rechnung ist die EU-konformen Norm EN 16931 (§ 14 Abs. 1 S. 4 UStG-E)
    • Der bisherige Vorrang der Papierrechnung aufgrund der erforderlichen Zustimmung des Empfängers bei Verwendung einer E-Rechnung entfällt: Es bedarf keiner Zustimmung des Empfängers der E-Rechnung
    • Übergangsregelungen für die Übermittlungspflicht (§ 27 Abs. 39 UStG-E):
    • Bis Ende 2025: Bei Zustimmung des Empfängers ist die Übermittlung von Rechnungen in sämtlichen anderen Formaten möglich
    • Bis Ende 2026: Bei Zustimmung des Empfängers ist die Übermittlung von Rechnungen in sämtlichen anderen Formaten möglich, wenn der Gesamtumsatz des die Rechnungsausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800 000 Euro betragen hat
    • Bis Ende 2027: Bei Zustimmung des Empfängers sind EDI-Rechnungen möglich
    • Kleinbetragsrechnungen, d.h. Rechnungen deren Gesamtbetrag 250 € brutto nicht übersteigt, werden von der E-Rechnungspflicht ausgenommen (§ 33 UStDV-E).
    • Das gilt auch für Fahrausweise für die Beförderungen von Personen, die als Rechnungen gelten (§ 34 Abs. 1 UStDV-E).
    • Dem BMF wird mit Zustimmung des Bundesrates die Möglichkeit eingeräumt, nähere Bestimmungen zur Ausgestaltung des strukturierten elektronischen Formats einer E-Rechnung zu erlassen (§ 14 Abs. 6 UStG-E)

    Hinweis: Der Bundesrat plant die Einführung der E-Rechnung um zwei Jahre zu verschieben, was derzeit in einem Vermittlungsausschuss zur Diskussion steht.

  • Die gängigsten E-Rechnungsformate und die EN 16931 Norm

    Europaweit sollen E-Rechnungen langfristig einem einheitlichen Format – der Norm EN 16931 – entsprechen. Die neuen nationalen Bestimmungen des Umsatzsteuergesetzes (§ 14 Abs. 1 S. 2 ff. UStG) unterscheiden ab 01.01.2025 zwischen E-Rechnungen und sonstigen Rechnungen.

    Rechnungen auf Papier oder in anderen elektronischen Formaten gelten als sonstige Rechnung.

    Als gängigste nationale E-Rechnungsformate sind die XRechnung oder das hybride Format ZUGFeRD ab Version 2.0.1 zu nennen.

    • Das Format XRechnung wird bereits erfolgreich im öffentlichen Auftragswesen eingesetzt.
    • ZuGFeRD (zentraler User-Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) fungiert als Container für eine PDF-Datei und eine XML-Datei. Das hybride Format ist sowohl für die öffentliche Verwaltung als auch für Unternehmen weltweit einsetzbar und ermöglicht eine benutzerfreundliche Ansicht und automatische Verarbeitung zugleich.
  • ViDA-Initiative - Modernisierung des Mehrwertsteuerrechts

    Die Einführung der E-Rechnungspflicht für nationale B2B-Umsätze bildet die Grundlage für die Implementierung eines staatlichen Meldesystems. Gemäß der ViDA-Initiative sind Geschäfte zwischen Unternehmen innerhalb der EU ab 2028 meldepflichtig.

    Die Mitgliedstaaten müssen sicherstellen, dass die erforderlichen Daten im EN 16931–Format an eine zentrale Datenbank übermittelt werden.

    Deutschland plant, das transaktionsbasierte Meldesystem im Einklang mit dem EU-System einzurichten, entweder über eine staatliche Plattform oder private Plattformen, die den Sicherheitsanforderungen der Verwaltung entsprechen.

    Der Rechnungsauszug aller steuerrelevanten Daten (VAT-Meldung) wird von den Plattformen bundeseinheitlich an die Finanzverwaltung weitergeleitet. Hierfür könnte ein CTC (Continuous Transaction Control)-System verwendet werden, das eine durchgehende und in Echtzeit erfolgende Meldung von Transaktionsdaten an die Steuerbehörde ermöglicht.

  • E-Rechnungspflicht in der öffentlichen Verwaltung (B2G) seit dem 27.11.2020
    Mit der am 26. Mai 2014 in Kraft getretenen Richtlinie 2014/55/EU legte die EU den Rahmen für ein einheitliches Vorgehen bei der Übermittlung von elektronischen Rechnungen an die öffentlichen Verwaltungen fest.

    Deutschland hat die entsprechenden Vorgaben im B2G (Business-to-Government)-Bereich durch das E-Rechnungsgesetz (2016) und die E-Rechnungsverordnung (2017) des Bundes umgesetzt. Seitdem sind Bundesbehörden verpflichtet, E-Rechnungen anzunehmen.

    ​    Für die öffentliche Verwaltung des Bundes ist die E-Rechnungserstellung obligatorisch. Bundesländer und Kommunen müssen EU-konforme E-Rechnungen empfangen, während die Verpflichtung zur Ausstellung derzeit nur in einigen Bundesländern besteht, darunter Baden-Württemberg, Bremen, Hamburg, Saarland und Mecklenburg-Vorpommern. Ab 2024 werden Hessen und Rheinland-Pfalz folgen.
  • Was für Chancen und Vorteile bietet die E-Rechnung für Steuerkanzleien und Unternehmen?
    Mehr Effizienz: Automatisierte Prozesse der Rechnungsverarbeitung ermöglichen eine schnelle und umfassende Leistungsabwicklung. Die Rechnungsdaten werden automatisch entsprechenden Bestellungen zugeordnet. Auslesungsfehler gehören der Vergangenheit an.

    Reduktion der Kosten: Durch die Nutzung von E-Rechnungen können 60 bis 80 % der Kosten eingespart werden, da zeitaufwendige manuelle Prozesse (z. B. Drucken, Kuvertieren etc.) nicht mehr notwendig sind. Zudem entfallen typische Warenkosten wie Papier, Porto, Umschläge und Ablageordner.

    Mehr Übersichtlichkeit: Der gesamte Rechnungsprozess wird auf einen Ort reduziert. Erstellung, Bearbeitung, Zuordnung und Versand werden von einer Software erledigt, die Befugten einen einfachen und immerwährenden Zugriff auf Ihre Dokumente ermöglicht.

    Mehr Nachhaltigkeit: E-Rechnungen werden sicher und platzsparend archiviert. Der Verzicht auf Papier, Druck und Versand schont natürliche Ressourcen, schützt die Umwelt und reduziert den CO2-Fussabdruck.

    Compliance: Ein strukturierter und standardisierter Austausch von Rechnungsinformationen mithilfe einer Software gewährleistet einen ordnungsgemäßen und einheitlichen Datenaustausch. Gesetzeskonforme maschinenlesbare Rechnungsstellung minimiert die Fehleranfälligkeit, fördert die Transparenz und erleichtert die Prüfung durch Steuerbehörden. Darüber hinaus entfällt die Verpflichtung einer elektronischen Signatur.
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