Cloud Computing wird in Deutschland immer populärer. Gemäß der Studie "Cloud Monitor 2021“ von Bitkom und KPMG nutzen bereits vier von fünf der deutschen Unternehmen Cloud Computing. Seit der Änderung der anwaltlichen Berufsordnung im Jahre 2017 ist es auch Anwälten gestattet, Daten in der Cloud bzw. eine Cloud Kanzleisoftware nutzen.
Die Entscheidung für eine Cloud basierte Kanzleisoftware kann eine wesentliche Änderung der Arbeitsweisen in der Kanzlei bedeuten. Sie können flexibler, mobiler und mandantenorientierter arbeiten und Ihre Kanzlei viel agiler lenken.
Schlüsselfaktoren
Ob für Ihre Kanzlei eine Cloud Lösung in Frage kommt, hängt von einer Reihe von Schlüsselfaktoren, wie bspw. vom Zeitpunkt, der bisherigen IT Ausstattung oder vom Reifegrad der Kanzlei ab.
Ein guter Zeitpunkt, sich für eine Cloud Kanzleisoftware zu entscheiden, besteht dann, wenn Sie eine neue Anwaltskanzlei gründen und sozusagen über leere Akten verfügen. Aber auch für etablierte Kanzleien lohnt es sich, Cloud Lösungen für Anwälte zu verifizieren, da Sie Daten aus Ihrer derzeitigen Kanzleisoftware migrieren oder Ihre bestehende Software über einen Zeitraum parallel zu einer neu aufgesetzten Cloud Kanzleisoftware nutzen können, so dass Sie jederzeit auf archivierte Informationen zugreifen können.
Eine Cloud Kanzleisoftware ist jedoch ebenso relevant, wenn Sie eine Bürogemeinschaft gründen oder eine Modernisierung und den Austausch alternder IT Anlagen planen. Wenn Sie bereits mit einer erheblichen Kostenbelastung für die Modernisierung Ihrer bestehenden bürobasierten IT Infrastruktur konfrontiert sind, könnte eine Cloud Kanzleisoftware eine überzeugende Alternative zur lokal installierten Lösung darstellen.
Die zunehmende Digitalisierung und der Wunsch nach Flexibilität und Mobilität führen dazu, dass immer mehr Kanzleien auf Cloud-Lösungen setzen. Eine günstige Cloud kann dabei helfen, Kosten zu senken und gleichzeitig von den Vorteilen der Technologie zu profitieren.
Zugegeben: Wenn Sie erst kürzlich in eine neue, lokal installierte Kanzleisoftware investiert haben, dann ist der Zeitpunkt vielleicht nicht ganz richtig für Sie, da sich Ihre Investition noch nicht amortisiert hat. Eine Cloud Kanzleisoftware bietet jedoch zahlreiche Vorteile, die neben Ihrer On Premise Lösung in Betracht gezogen werden sollten. Neben den modernen und vielseitigen Funktionen innerhalb der Kanzleisoftware sind „systembedingte Spezifika“ einer Cloud basierten Anwaltssoftware, wie z. B. automatische Datensicherung, sichere Datenaufbewahrung und im Ernstfall eine schnelle wiederherstellbare Disaster Recovery Version nur drei von vielen Vorteilen, die es wert sind, in Betracht gezogen zu werden.
Sicherheitsvorkehrungen
Ein guter Zeitpunkt für die Umstellung ist auch damit verknüpft, ob Sie eine Aktualisierung Ihrer Sicherheitsvorkehrungen (wie z. B. externe Festplatten, Magnetbänder) vornehmen müssen. Sowohl Installation als auch die Wartung eines Backup Systems sind zeitaufwendig und, wenn Sie diesen Service über Ihren IT Betreuer vornehmen lassen, zudem auch kostspielig. Sein häufig vorgebrachtes Argument „Sicherheit hat nun mal seinen Preis“ kann durchaus nachvollzogen werden, wenn man lediglich eine Seite der Medaille betrachtet. Eine Kanzleisoftware aus der Cloud jedoch bietet eine Sicherung auf höchsten Niveau – meist im Preis der Softwarelizenz inkludiert, so dass keine Zusatzkosten auf Sie zukommen. Hand auf’s Herz: Wie häufig sichern Sie Ihre Kanzleidaten und lagern diese, sicher vor externem Zugriff geschützt, an einem anderen Ort (z. B. Bankschließfach)?
Laut der eingangs zitierten Studie geben 90 Prozent der befragten Unternehmen an, dass für sie die Konformität mit der Datenschutz Grundverordnung bei Cloud Lösungen unverzichtbar ist. Für jeweils zwei Drittel müssen sich der Hauptsitz des Cloud Anbieters sowie das Rechenzentrum im Rechtsgebot der EU befinden. Im Falle der Kanzleisoftware Kleos werden zwei unabhängig voneinander arbeitende, auch physisch über mehrere 100 Kilometer entfernte Datenzentren in Deutschland genutzt, die in kurzen Zeitabständen Ihre Daten redundant sichern. Die Kleos Datenzentren sind sowohl für das Rechenzentrum selbst als auch für die Serviceprozesse nach ISO 27001 zertifiziert. Sollte es passieren, dass Ihr lokaler Rechner unbrauchbar wird, können Sie auf einem neuen Gerät jederzeit und innerhalb kürzester Zeit auf Ihre in Kleos gespeicherten Daten wieder zugreifen und wie gewohnt weiter arbeiten. Ein beruhigendes Gefühl, wenn man sich um Datensicherheit und Datensicherung keine Gedanken mehr machen muss.
Erfahren Sie, warum Datenschutz auch für eine moderne Kanzleiorganisation und für digitale Mandantenakquise wichtig ist.
Fragenkatalog
Um die Eignung der Cloud Technologie für Ihre Kanzlei besser beurteilen zu können, finden Sie im Folgenden Fragen zu verschiedenen Aspekten der Cloud. Je mehr Fragen Sie mit "ja" beantworten, desto relevanter kann sich die Cloud Technologie für Ihre Kanzlei erweisen:
- Steht Ihr Server kurz vor dem Ende der Lebensdauer oder ist der Austausch überfällig?
- Zahlen Sie hohe Kosten für die Serverwartung, die Sie durch Cloud Nutzung einsparen können?
- Stehen Sie derzeit vor einer teuren Rechnung für den Austausch Ihres Servers oder der Erweiterung Ihrer IT Infrastruktur?
- Benötigen Sie zum Einspielen von Software Updates häufig die Unterstützung Ihres IT Betreuers?
- Ist Ihre lokale Kanzleisoftware veraltet und wird möglicherweise nicht mehr weiterentwickelt?
- Macht es Ihnen Kopfschmerzen, wenn Sie mit einem IT Problem konfrontiert werden?
- Sie haben nicht den vollständigen Überblick über das IT Netzwerk in Ihrer Kanzlei?
- Sind Sie häufig auf die Unterstützung Ihres IT Betreuers angewiesen?
- Halten Sie Ihre internen IT Systeme für zu kompliziert?
- Verfügen Sie über einen guten und zuverlässigen Internet Breitband Zugang?
- Sie haben zum Thema Cloud recherchiert und könnten sich vorstellen, dass diese Technologie Ihre Kanzlei weiterbringen kann?
- Befürchten Sie, dass Ihre Backups nicht ordnungsgemäß ausgeführt werden?
- Ist Ihnen das Fehlen eines getesteten Disaster Recovery Plans ein Anliegen?
- Sie möchten sich auf Ihre anwaltlichen Tätigkeiten und die Mandantenberatung konzentrieren, anstatt sich um den Betrieb der IT zu kümmern?
- Möchten Sie Dokumente direkt für Mandanten freigeben, haben aber nicht die Funktionen in Ihrem aktuellen System?
- Falls Ihre Kanzlei über mehrere Standorte verfügt: Möchten Sie den Datenaustausch mit den weiteren Büros vereinfachen und verbessern?
- Sind Sie der Ansicht, dass Ihre eingesetzte Terminalserver Lösung für Ihre Bedürfnisse zu umfangreich und teuer ist?
- Möchten Sie und Ihre Kanzleimitarbeiter flexibler und mobil arbeiten?
- Ist Ihre derzeitige Kanzleisoftware unhandlich, kompliziert und zu restriktiv?
Wenn Sie eine Cloud basierte Kanzleisoftware evaluieren, dann sollten Sie sich Kleos anschauen. Denn Kleos macht Ihre Kanzlei unschlagbar: Mit einer Lösung, die am Schreibtisch und unterwegs die fakturierbare Zeit maximiert, die auch nicht mandatsbezogene, administrative Aufgaben effizienter macht und die zudem einen ausgezeichneten Mandantenservice ermöglicht.
Dieser Artikel stammt in seiner ursprünglichen Form aus August 2019 und wurde im Dez. 2022 überarbeitet
