„Freier Rücken für die Digitalisierungsstrategie”

ASP-Lösung von Wolters Kluwer bei der HKF Beratergruppe 

„Die ADDISON-Software bietet die besten Möglichkeiten für die Zusammenarbeit und OnlineCollaboration mit den Mandanten.“

Die HKF Beratergruppe mit Hauptsitz in Sankt Augustin bei Bonn hatte schon immer eine starke IT-Ausprägung. Um die Möglichkeiten der Digitalisierung für die Kanzlei und ihre Mandanten noch besser zu nutzen, lagerte die Gruppe die IT aus und arbeitet seit 2018 im ASP-Betrieb. Die Anwendungen werden seither von Wolters Kluwer in einem deutschen Rechenzentrum bereitgestellt. Entscheidender Erfolgsfaktor ist die funktionierende Zusammenarbeit mit einem verlässlichen Partner, der mit leistungsstarken IT- und Softwarelösungen die Digitalisierungsstrategie der Kanzlei unterstützt. 

Bereits seit über zwei Jahrzehnten setzt HKF auf ADDISON-Software, um in puncto Innovation stets an der Spitze zu stehen. Die Kanzlei hat in dieser Zeit ihre Kernkompetenz in der Steuerberatung um die Bereiche Wirtschaftsprüfung, Rechtsberatung und Insolvenzverwaltung ergänzt und neue Standorte im Raum Köln/Bonn sowie in Nauen bei Berlin geschaffen. Die Gruppe beschäftigt heute an sechs Standorten über 120 Mitarbeitende und rund 20 Berufsträger und Berufsträgerinnen auf den Gebieten Steuern, Finanzen und Recht. Eine besondere Stärke ist die interdisziplinäre Zusammenarbeit zwischen den Fachbereichen, mit der die Gruppe eine umfassende Beratung ihrer Mandantinnen und Mandanten realisiert. Die Rankings unter den „TOP Steuerberatern 2020“ von Focus-Money und den „Besten Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern 2020“ des Handelsblatts zeigen die führende Rolle, die HKF in der Branche einnimmt.

Der hohe Stellenwert der IT in der Kanzleistrategie wurde 2005 durch die Gründung eines eigenen Unternehmens für diese Aktivitäten, die HKF Systems GmbH, unterstrichen. Michael Rupprecht, der bereits seit Ende der 1990er Jahre für die Systemadministration zuständig ist, verfolgt als Geschäftsführer der HKF Systems das Ziel, „unseren Mandanten optimale Softwarelösungen für Buchhaltung, Kostenrechnung und Controlling anzubieten“. Dabei wuchs im Lauf der Jahre der Aufwand für die IT rasant und die HKF musste kontinuierlich in Personal und Hardware investieren. Nur so konnte Michael Rupprecht ein hohes Servicelevel gegenüber den rund 50 Mandantinnen und Mandanten gewährleisten, die von HKF Systems mit kompletten Softwarelösungen versorgt werden.

„Die Mandanten nutzen direkt in ihren Unternehmen eine stets aktuelle, professionelle Steuerberatersoftware ohne jeglichen Installations- und Wartungsaufwand.“

Als Betreiber eines Rechenzentrums stand er vor der Herausforderung, eine immer komplexere Hard- und Softwareumgebung zu managen sowie wachsende Anforderungen an den Datenschutz und die Datensicherheit – Ausfallsicherheit der Systeme, Backup-Lösungen, Notstromversorgung – zu erfüllen.

Hinzu kommt die Schwierigkeit, in der Region Köln/Bonn im Wettbewerb mit großen Arbeitgebern der Telekommunikations- und Autoindustrie und der Verwaltung die nötigen Fachkräfte zu gewinnen. Daher wurde eine externe Lösung in Erwägung gezogen.
Bei der Suche nach einem passenden Provider, der einen reibungslosen Betrieb gewährleisten könnte, standen mehrere Anbieter zur Wahl. Neben dem Angebot von Wolters Kluwer in Verbindung mit dem Rechenzentrumsbetreiber Lansol wurden auch alternative Lösungen von Datev und Partnern in Betracht gezogen. Die Wahl fiel auf die Lösung von Wolters Kluwer, da „aus unserer Sicht die ADDISON-Software in der Bereitstellung durch einen zuverlässigen Provider die besten Möglichkeiten für die Zusammenarbeit und Online-Collaboration mit den Mandanten bietet“, so Rupprecht. Neben den klassischen Anwendungen im Rechnungswesen stehen mit ADDISON OneClick weitere innovative Apps zur Verfügung, mit denen mittelständische Firmen, Freiberufler und Selbstständige ihre täglichen administrativen Aufgaben erledigen können. Zu den Mandantinnen und Mandanten von HKF Systems zählen produzierende Betriebe ebenso wie medizinische Heilberufe und Dienstleister unterschiedlicher Branchen.

„Die Kosten sind klar kalkulierbar, HKF bietet den Mandanten den Service zu monatlichen Festpreisen entsprechend dem Leistungsumfang an.“

HKF Systems kann mit dem Provider im Hintergrund seine Services noch sicherer, zuverlässiger und schneller bereitstellen, als es mit dem eigenen Rechenzentrum früher möglich war. Wolters Kluwer greift beim Application Service Providing (ASP) auf das nach ISO 27001 zertifizierte Lansol-Rechenzentrum mit Sitz in der Region Rhein-Neckar zurück, das mit seinen rund 2.500 Servern ausfallsichere, stets verfügbare Leistung bietet. Die Dienste werden über eine Netzwerkanbindung von mehr als 10 Gbit/s bereitgestellt. Für den Mandanten bedeutet die Nutzung der Services von HKF, dass ihnen eine stets aktuelle, professionelle Steuerberatersoftware ohne jeglichen Installations- und Wartungsaufwand direkt an den PC-Arbeitsplätzen in ihren Unternehmen zur Verfügung steht.

Während die Mandantinnen und Mandanten an ihrem Arbeitsplatz Daten erfassen, bearbeiten und auswerten, findet deren Verarbeitung und Sicherung aufgrund der schnellen Verbindung ohne jede Verzögerung auf den Servern des Rechenzentrums statt. Softwareanschaffungen entfallen, Updates werden automatisch durchgeführt. Der Berater bzw. die Beraterin in der Kanzlei verfügt jederzeit über den aktuellen Datenbestand; Bilanzen oder Zwischenabschlüsse können ohne Verzug nach der letzten Buchung erstellt werden. Michael Rupprecht hebt einen weiteren Vorteil hervor: „Die Kosten sind klar kalkulierbar, HKF bietet den Mandanten den Service zu monatlichen Festpreisen entsprechend dem Leistungsumfang an.“ Auch in der Kanzlei selbst wird ausschließlich im ASP-Modus mit den ADDISON-Anwendungen gearbeitet – ganz ohne Server und Softwareinstallation vor Ort.

Fazit

Knapp zwei Jahre nach der Auslagerung der IT an Wolters Kluwer und Lansol blickt der Geschäftsführer von HKF Systems zufrieden auf die Entscheidung zurück: „Die IT wird sowohl für unsere Beratergruppe als auch für unsere Mandanten immer wichtiger. Aber wir wollen uns als Kanzlei nicht mit den technologischen Details, sondern mit den strategischen Zielen der Digitalisierung beschäftigen. Dafür hält uns ASP den Rücken frei.“ Die Mandantinnen und Mandanten werden individuell unterstützt. HKF Systems schaut sich die jeweilige Umgebung an: Wo müssen Schnittstellen zu bestehenden Anwendungen bereitgestellt werden; welche Lösungen aus dem Portfolio der ADDISON OneClick-Apps kommen in Frage? „Wir verfügen über die Mittel, den Mandanten optimal zu beraten und mit den passenden Lösungen zu versorgen. Durch ASP kann die Beratung ganz in den Vordergrund gerückt werden.“