Dokumentenmanagement in der Cloud

Wolters Kluwer kooperiert seit 2011 erfolgreich mit DocuWare – einem der marktführenden Unternehmen im Bereich des Dokumentenmanagements. Mit der DocuWare Cloud heben wir das Thema Dokumentenmanagement auf eine ganz neue Ebene: Es besteht keine Notwendigkeit eigener Serverressourcen, keine Sorgen rund um die Datensicherung und dennoch hat man volle Flexibilität durch die Cloud-Technologie.Durch eine vollständige Integration in ADDISON und AKTE stehen Stammdaten innerhalb der Kanzleisoftware wie gewohnt komfortabel zur Verfügung. Innerhalb der DocuWare-Lösung lassen sich sämtliche Daten gleichermaßen verwenden, um die umfassenden Funktionen der DocuWare-Plattform vollumfänglich auszuschöpfen.

Ein integriertes User-Rights-Management und standardisierte Archivstrukturen machen den Einsatz schnell und einfach, ohne großen Konfigurationsaufwand möglich. Die Systeme sind dabei skalierbar: Von der einfachen revisionssicheren Ablage und Suche bis hin zum umfangreichen Workflowsystem, um eigene Prozesse abzubilden.
Nachfolgend möchte ich die wichtigsten Fragen zum Thema beantworten.

Warum DocuWare Cloud?

Die DocuWare Cloud bietet Steuerkanzleien erhebliche Flexibilität und eine bessere Einbindung in unsere Cloud-Lösungen. Durch die Cloud als Host ermöglichen wir unter anderem die Unabhängigkeit von Hardwareressourcen sowie den Dokumentenzugriff aus unseren Cloudlösungen. Hierfür muss weder ein VPN-Zugang noch Ähnliches verwendet werden.

Wie sieht das Angebot aus?

Wir bieten grundsätzlich drei Pakete mit unterschiedlichem Paketumfang an – vom Einsteigerpaket bis hin zum Digitalisierungspaket ist für den eigenen Kanzleiprozess alles dabei.

Um das Leistungsspektrum näher zu erläutern, haben wir für unsere Kundinnen und Kunden sowie Interessenten eine Produktbroschüre zur DocuWare Cloud erstellt.

 

Welche Vorteile bietet DocuWare Cloud den Steuerkanzleien?

• Keine eigenen Hardwareressourcen beziehungsweise Serverkapazitäten notwendig
• Keine Zusatzinstallationen erforderlich
• Keine Datensicherung notwendig
• Das System skaliert je nach Kanzleigröße mit, somit ist immer eine optimale Performance gewährleistet
• Integration in ADDISON/AKTE sowie Möglichkeit der Nutzung des originären Web-Clients
• Ein revisionssicheres Archiv mit automatischer Versionierung
• Ortsungebundener Zugriff auf die Dokumente mit Internetzugang möglich
• 24/7 verfügbar
• DocuWare Cloud lässt sich eigenständig administrieren

Wird es Unterschiede zwischen Cloud und OnPremise geben?

In der Tat gibt es bereits jetzt Unterschiede. Wir werden gewisse Funktionalitäten nur im Cloudbereich anbieten können, da die Lösung zentral verfügbar und anbindbar ist. Daher wird sich mit der Zeit ein Funktionsset ergeben, welches exklusiv für die Cloud funktioniert. Ziel ist es, die DocuWare Cloud in all unseren Modulen als zentrales System einzubinden.

Wie machen sich die Unterschiede zwischen Cloud und OnPremise konkret bemerkbar?

Im OnPremise-Bereich sind alle Module ebenfalls erwerbbar, jedoch kostet jedes Modul extra und hat keine automatische Stammdatenintegration. Das heißt, alles muss manuell angepasst und eingerichtet werden. DocuWare Cloud in der Premiumvariante enthält alle Module, die DocuWare bietet und ermöglicht durch die neu geschaffene Integration die sofortige Nutzung ohne Mehrpreis.

Können Kundinnen und Kunden mit DocuWare OnPremise auf DocuWare Cloud umsteigen?

Zum jetzigen Zeitpunkt können wir DocuWare Cloud erstmal nur für Kundinnen und Kunden anbieten, die noch kein DocuWare OnPremise im Einsatz haben. Mit einer Migrationsstrategie für Bestandskundinnen und -kunden rechnen wir Anfang 2024 – hierbei sollen bereits entstandene Kosten durch die Nutzung von DocuWare OnPremise angerechnet werden.

Die Vision lautet „DocuWare im Kern aller Prozesse“ – was ist damit gemeint?

DocuWare lässt sich in eigene Prozesse integrieren, die mit Dokumenten aber auch Datensätzen funktionieren. Die Vision ist es, DocuWare zunehmend in die einzelnen Domänen mit hilfreichen Anwendungsszenarien einzubauen und bis zur Mandantschaft hin in kollaborative Prozesse zu integrieren. Im Fokus steht der Nutzen für die Steuerberatenden und die Mandantschaft.

Wie sehen die nächsten konkreten Schritte aus?

Zunächst einmal wollen wir die Auslieferungsreife erreichen. Als nächstes ist geplant, weitere Stammdaten und Bereiche aus OnPremise nach DocuWare Cloud zu synchronisieren und zur Verfügung zu stellen. Im Jahr 2024 soll eine neue eigene Integration von DocuWare Cloud entstehen, welche durch die Erweiterung von ADDISON Online ermöglicht wird. DocuWare Cloud wird somit ähnlich wie SMART Connect oder auch ADDISON Lohn Online zunehmend in den Hybrid-Mode überführt, um immer mehr Onlinefunktionalitäten für den User direkt in der Software abzubilden.