Er is steeds meer mogelijk op het gebied van digitalisering en automatisering binnen de accountancybranche. Waar je eerder alle facturen handmatig moest scannen en verwerken, kan dit tegenwoordig bijna zonder tussenkomst van menselijk handelen. Toch zijn veel accountants voorzichtig met het automatisch verwerken van facturen. En dat is nergens voor nodig, vertelt Patrick Blijs, Customer Success Consultant bij Basecone.
“Op dit moment worden er ruim 100.000 facturen op maandbasis volledig automatisch geboekt.” zegt Patrick. We verwachten in de toekomst een enorme groei in het aantal facturen die automatisch verwerkt worden. Het is een kwestie van durven. “Vertrouwen blijft natuurlijk enorm belangrijk. Ook binnen automatisering. Verwerk alleen de facturen automatisch die je vertrouwt en waar je geen twijfels bij hebt.”
Kleine stappen, grote impact
“Er zijn veel kansen en mogelijkheden binnen automatisch boeken. Zo kun je tegenwoordig niet alleen je inkoopfacturen, maar ook je verkoopfacturen automatisch verwerken.” Patrick adviseert accountants om klein te starten: “Je eigen factuur ken je het beste. Daar kan dus eigenlijk niks fout gaan. Start hier en bouw vanaf daar verder aan je automatisering.”
“Bij Basecone snappen we dat je niet zomaar durft te starten met automatiseren. Maar ook als je wel de stap neemt om te automatiseren, staat er nog niets in steen gebeiteld. Door het instellen van de boekingsregelingen, zoals facturen die = gelijk aan moeten zijn, krijg je deze facturen direct ter controle aangeboden als ze afwijken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan je telefoonabonnement. Deze is iedere maand hetzelfde, maar heb je afgelopen maand buiten de Europese Unie gebeld, of internet gebruikt? Dan wijkt je factuur af. De software van Basecone herkent deze afwijking, waardoor jij de factuur eerst moet checken voor hij door mag naar het boekhoudpakket.”
Wat levert dat automatiseren je op?
In de basis levert het automatisch boeken van facturen vooral veel tijd op. Volgens Patrick is dit positief voor accountants: “Voor accountants betekent dit vooral dat ze tijd kunnen investeren in het adviseren van hun klanten. Omdat er met automatisch boeken een realtime inzicht ontstaat, kunnen ondernemers sturen op actuele en correcte data. Als accountant kun je gerichter advies geven aan de ondernemer en help je deze met het ontwikkelen van zijn onderneming.”
“Maar ook voor de groei van je organisatie is automatiseren een essentieel onderdeel. Zeker in een tijd waarin het absoluut niet makkelijk is om medewerkers te vinden. Je wil vooral dat je medewerkers veel waarde toevoegen aan je organisatie door het geven van advies en het meedenken met klanten. Dit lukt niet als je medewerkers veel tijd kwijt zijn aan het verzamelen en verwerken van repeterende facturen.”
Volgens Patrick is automatiseren uiteindelijk een investering in de toekomst van je organisatie. “Zo moet je het ook echt zien. Het instellen van de boekingsregels, het opbouwen van vertrouwen en het uitbreiden van het aantal facturen nemen eerst tijd in beslag, maar het levert uiteindelijk zoveel meer op. Als je het aantal automatische facturen uitbreidt, zal je merken hoeveel tijd je wint. Afhankelijk van je automatiserignsgraad kan het al snel 20% tot 30% van je verwerkingstijd schelen.
Starten doe je met datakwaliteit en vertrouwe
Durven automatiseren voelt voor veel accountants als een grote stap. Logisch, vindt Patrick: “Als je zegt dat je je administratie moet gaan automatiseren, voelt dat heel groot, en ook een beetje vaag.” Om die reden geeft hij je nog een aantal praktische handvatten die het starten met automatiseren een stukje makkelijker maken:
Zorg eerst dat je datakwaliteit op orde is. Automatisch boeken bij Basecone is alleen mogelijk als jouw datakwaliteit hoog genoeg is. Vanuit je validatieoverzicht moeten alle onderdelen groen zijn. Basecone helpt je graag op weg met deze datakwaliteit. Door middel van analyses krijg je precies in kaart waar je de datakwaliteit van jouw administratie kunt verbeteren
Start met je eigen factuur. Je eigen factuur ken je het beste. Je weet precies wat erin staat en om welk bedrag het gaat. Vanuit daar kun je eenvoudig je eigen comfortzone uitbreiden. Kijk bijvoorbeeld eens naar vaste kosten zoals de huur van een pand, of vaste abonnementen zoals die van je mobiele provider. De bedragen hiervoor zijn iedere maand hetzelfde, en dus eenvoudig te automatiseren.
Blijf in controle met boekingsregels. Ook met automatisch boeken blijf jij als accountant volledig de controle houden. Door het instellen van boekingsregels zoals = gelijk aan of = lager dan kunnen facturen niet onverwachts hoog uitvallen. Juist op die momenten krijg je de facturen alsnog ter controle in het autorisatieoverzicht. Is er toch een factuur waarover je twijfelt? Geen probleem! Ook dan kun je de facturen terugvinden via archief of de autoboeker. Een eventuele correctie kun je op ieder moment nog aanbrengen.
