Hoe voer je een intakegesprek: uitgelegd in 4 eenvoudige stappen 

Je komt ze overal tegen: potentiële nieuwe klanten voor je accountants- of administratiekantoor. Op netwerkborrels, lokale events of zelfs via LinkedIn. Een gezellig praatje over wat je doet is snel gemaakt, maar de echte klik ontdek je pas aan tafel. Nodig die ondernemer dus gerust uit voor een kop koffie op kantoor. Tijdens zo’n eerste gesprek leg je de basis voor een duurzame samenwerking. Maar, wat bespreek je precies in een goed intakegesprek?

Laten we eerlijk zijn: die nieuwe kennis komt niet alleen voor een gezellig kopje koffie. Hij wil weten wat jij en je kantoor écht te bieden hebben. Presenteer jezelf dus met overtuiging, maar vergeet niet dat dit gesprek tweerichtingsverkeer is. Gebruik het moment om te ontdekken wat voor ondernemer er tegenover je zit. Is hij transparant, betrouwbaar en open over zijn bedrijf? Een goede samenwerking werkt alleen als beide partijen elkaar vertrouwen.

Het intakegesprek in 4 stappen

Tijdens dit eerste gesprek draait het om balans: luisteren, doorvragen en de juiste indruk achterlaten. Let daarbij op de volgende vier stappen.

Stap 1 - Stel de klant op zijn gemak

Een goede eerste indruk maakt het verschil! Zorg dat het eerste gesprek een prettige en ontspannen ervaring wordt. Neem de tijd om je klant écht te leren kennen in een persoonlijk gesprek. Kies een rustige omgeving waar je niet gestoord wordt en bied iets te drinken aan: koffie, thee of misschien een cappuccino in een gezellig grand café in de buurt.

Stap 2 - Toon interesse

Zorg dat je klant zich meteen welkom voelt. Een beetje smalltalk kan daarbij helpen! Praat onderweg naar de vergaderruimte of tijdens het inschenken van de koffie over iets luchtigs: het weekend, het weer of een actueel onderwerp. Zo breek je het ijs, stel je je klant op zijn gemak en leg je meteen de basis voor een prettig gesprek.

Stap 3 - Start met écht luisteren

Het echte gesprek kan beginnen. Daarbij ga je samen de diepte in. Laat de klant vertellen wat precies wordt gedaan, waarom het bedrijf is gestart en hoe het er momenteel voor staat. Vraag ook naar recente grote veranderingen: is er bijvoorbeeld net een eerste medewerker aangenomen of spelen er fusieplannen? Zo krijg je een goed beeld van het bedrijf en kun je meteen inschatten of jouw dienstverlening aansluit bij de behoeften van de klant.

Stap 4 - Presenteer jezelf

Als je een goed beeld hebt van wie de klant is en wat de wensen zijn, kun je daarop aansluiten. Leg uit waar je gespecialiseerd in bent en hoe jij en je team andere bedrijven begeleiden die vergelijkbare stappen zetten. Vertel vervolgens concreet wat je voor de klant kunt betekenen en geef ook aan wat er verwacht kan worden bij een tweede afspraak.

Let op: geen ‘ik-verhaal’ 
Maar pas op: maak van het eerste gesprek geen ‘ik-verhaal’. Vertel niet te uitgebreid over grote klanten of behaalde successen. Alleen als een voorbeeld echt relevant is voor het bedrijf van de nieuwe klant, kun je het noemen. Overweegt het bedrijf bijvoorbeeld een fusie, dan kun je kort uitleggen dat je recent een andere fusie hebt begeleid en hoe dat verliep.

Wees ook eerlijk
Heeft de klant een vraagstuk waar je nog weinig ervaring mee hebt, geef dat gewoon toe. Vertel waar je wel ervaring mee hebt en hoe je denkt het vraagstuk op te lossen. Zo kan de klant een weloverwogen keuze maken en voorkom je dat er valse verwachtingen ontstaan. Als het goed is, bouw je een jarenlange relatie op en eerlijkheid is daarvoor de basis. Een vervolggesprekJe merkt het al: tijdens zo’n eerste gesprek komt heel veel aan bod, maar nog lang niet alles. Het is bijvoorbeeld belangrijk om te weten of de ondernemer eerder met een andere accountant of boekhouder heeft gewerkt en hoe die samenwerking verliep. Wat verwacht de klant van de online administratie? Tussen het eerste gesprek en een uiteindelijke samenwerking liggen nog een aantal belangrijke stappen.

Op naar een jarenlange samenwerking

Het uiteindelijke doel van het eerste gesprek is een jarenlange, prettige samenwerking met de ondernemer opbouwen. Door een goede start te maken, vergroot je de kans dat dit lukt en dat zowel de klant als jij tevreden zijn over de samenwerking.