Daarmee is je out-of-office meer dan een afwezigheidsmelding. Het is een contactmoment waarin je duidelijkheid geeft, vragen naar de juiste plek verwijst en klanten alvast verder helpt.
Waarom is een goede out-of-office-reply belangrijk?
Voor veel mensen met een zakelijke inbox is e-mail nog steeds een groot deel van de werkweek. Zet jij je out-of-office aan en ben je een tijdje niet bereikbaar, dan verstuur je al snel veel automatische antwoorden. Die antwoorden zijn niet zomaar berichten. Ze bepalen wat iemand daarna doet. Wacht de klant rustig op je reactie? Stuurt iemand dezelfde vraag naar 3 collega’s? Of vindt de afzender meteen de juiste plek om verder te kunnen? Een goede out-of-office-reply helpt dus niet alleen jou. Je helpt er ook je klant en je team mee.
De basis van een goede out-of-office-reply
Een goede out-of-office-reply bevat 3 onderdelen.
- Wanneer ben je afwezig?
Laat duidelijk weten van wanneer tot wanneer je afwezig bent. Benoem ook vanaf welke datum je weer bereikbaar bent. Bijvoorbeeld: “Ik ben afwezig van 5 tot en met 16 augustus.Vanaf 19 augustus ben ik weer bereikbaar.” - Wat gebeurt er met je mail? Wordt je mailbox gelezen of doorgestuurd? Of gebeurt er niets tot je terug bent? Dat lijkt voor jou misschien logisch. Maar voor de afzender is dat niet altijd duidelijk. Bijvoorbeeld: “Mijn mailbox wordt in deze periode niet gelezen of doorgestuurd.” Of: “Mijn collega leest mee en pakt dringende vragen op.”
- Waar kan iemand terecht bij spoed? Geef duidelijk aan wie kan helpen als een vraag niet kan wachten. Dat hoeft niet altijd een collega te zijn. Het kan ook een algemeen mailadres, klantenportaal, aanvraagformulier of FAQ-pagina zijn. Bijvoorbeeld: “Kan je vraag niet wachten? Neem dan contact op met ons supportteam via [email protected].
Maak van je out-of-office een slim contactmoment?
De meeste out-of-office berichten zijn vooral functioneel. Ze vertellen wanneer iemand terug is en wie eventueel kan helpen. Een slimme out-of-office-reply doet meer.
Denk aan:
- een link naar een klantenportaal;
- een FAQ-pagina;
- een korte uitleg over het aanleveren van documenten;
- een checklist;
- een duidelijke verwijzing naar het juiste team.
Zo wordt je afwezigheidsmelding geen doodlopende weg, maar een handig tussenstation.
Geef richting, niet alleen informatie
Een standaard out-of-office-reply geeft informatie. Een goede out-of-office-reply voorkomt onnodige vervolgmails.
Vergelijk deze tekst: “Ik ben afwezig tot 12 augustus.” Met deze versie: “Ik ben afwezig tot 12 augustus. Mijn mailbox wordt in deze periode niet gelezen. Kan je vraag wachten? Dan pak ik je mail vanaf 12 augustus op volgorde van binnenkomst op. Kan het niet wachten? Dan helpt mijn collega je via [mailadres].”
Maak onderscheid tussen soorten vragen
Niet elke vraag is even dringend. En niet elke vraag hoeft bij dezelfde collega terecht te komen. Daarom helpt het om in je out-of-office onderscheid te maken tussen soorten vragen.
Bijvoorbeeld:
- Voor supportvragen: verwijs naar het supportteam of klantenportaal.
- Voor factuurvragen: verwijs naar het juiste mailadres.
- Voor documenten aanleveren: verwijs naar de vaste aanleverplek.
- Voor lopende projecten: noem de collega die tijdelijk meekijkt.
- Voor algemene vragen: geef aan wanneer je zelf reageert.
Voeg iets toe dat echt helpt
Een out-of-office-reply hoeft geen marketingbericht te zijn. Maar je kunt wel waarde toevoegen. Dat werkt vooral goed als de extra informatie past bij de vraag die klanten vaak hebben. Krijg je regelmatig vragen over het aanleveren van documenten? Verwijs dan naar een korte uitleg of checklist. Krijg je veel supportvragen? Verwijs naar de plek waar klanten direct geholpen worden.
Bijvoorbeeld: “Wil je alvast documenten aanleveren? Dat kan via [link]. Zo staat alles klaar zodra ik terug ben.”Of: “Veelgestelde vragen over [onderwerp] vind je op [link]. Misschien helpt dit je alvast verder.”
De toon zegt ook iets over je organisatie
Een out-of-office-reply is klein, maar de toon doet ertoe. Een kort en afstandelijk bericht voelt anders dan een duidelijke, menselijke tekst. Zeker als klanten op dat moment iets van je nodig hebben.
Bijvoorbeeld: “Ik ben deze week afwezig en geniet van de Zwitserse Alpen. Vanaf 12 augustus help ik je weer graag verder.”
Benoem wanneer je weer reageert
“Vanaf 15 augustus ben ik weer bereikbaar” is duidelijk. Maar het kan nog beter: “Vanaf 15 augustus pak ik mijn mail op volgorde van binnenkomst weer op.” Daarmee geef je jezelf ruimte. Je hoeft niet op je eerste werkdag meteen op alles te reageren. En de afzender weet dat een reactie iets langer kan duren.
Stem je out-of-office af op de situatie
Niet elke afwezigheid vraagt om dezelfde tekst. Ben je 1 dag weg? Dan is een korte melding vaak genoeg. Ben je 3 weken met vakantie? Dan is het belangrijker om duidelijk te verwijzen. Zeker als klanten in die periode documenten moeten aanleveren, support nodig hebben of wachten op antwoord. Werk je parttime? Dan helpt een vaste reply om klanten duidelijk te maken wanneer je reageert. Ben je een dag bij een klant of op een event? Dan kan een korte melding al volstaan. Maak daarom verschillende varianten. Bijvoorbeeld voor:
- korte afwezigheid;
- langere vakantie;
- parttime werkdagen;
- training of event;
- tijdelijke beperkte bereikbaarheid;
- mailbox wordt wel gelezen;
- mailbox wordt niet gelezen;
- supportvragen;
- klantvragen over documenten of facturen.
Voorbeelden van slimme out-of-office-replies
1. Kort en duidelijk
Bedankt voor je bericht.
Ik ben afwezig tot en met 12 augustus. Mijn mailbox wordt in deze periode niet gelezen. Vanaf 13 augustus pak ik mijn mail op volgorde van binnenkomst weer op.
Kan je vraag niet wachten? Neem dan contact op met [naam/contactpunt] via [e-mailadres].
2. Klantvriendelijk en praktisch
Bedankt voor je bericht.
Ik ben afwezig van [datum] tot en met [datum]. Mijn mailbox wordt in deze periode niet gelezen of doorgestuurd.
Kan je vraag wachten? Dan hoef je niets te doen. Vanaf [datum] pak ik mijn mail op volgorde van binnenkomst weer op. Kan je bericht niet wachten? Neem dan contact op met [naam/contactpunt] via [e-mailadres].
Wil je documenten aanleveren? Dat kan via [link naar portaal]. Dan staat alles klaar zodra ik terug ben.
3. Met extra hulp voor veelgestelde vragen
Bedankt voor je bericht.
Ik ben afwezig tot en met [datum]. Vanaf [datum] ben ik weer bereikbaar. Mijn mailbox wordt tijdens mijn afwezigheid niet gelezen.
Gaat je vraag over [onderwerp]? Kijk dan alvast op [link naar FAQ, kennisartikel of portaal]. Daar vind je de belangrijkste informatie op één plek.
Kan je vraag niet wachten? Neem dan contact op met [naam/contactpunt] via [e-mailadres].
4. Voor parttime werkdagen
Bedankt voor je bericht.
Op [dag/dagen] ben ik niet aanwezig. Ik pak je mail op mijn eerstvolgende werkdag weer op. Kan je vraag wachten? Dan hoef je niets te doen. Kan het niet wachten? Neem dan contact op met [naam/contactpunt] via [e-mailadres].
5. Voor training, event of klantafspraak
Bedankt voor je bericht.
Vandaag ben ik beperkt bereikbaar vanwege [training/event/klantafspraak]. Ik lees mijn mail later op de dag of op [datum] weer.
Kan je vraag niet wachten? Neem dan contact op met [naam/contactpunt] via [e-mailadres].
6. Iets persoonlijker, maar nog steeds professioneel
Bedankt voor je bericht.
Ik ben er even tussenuit om op te laden. Vanaf [datum] ben ik weer bereikbaar.
Mijn mailbox wordt in deze periode niet gelezen. Vanaf [datum] pak ik mijn mail op volgorde van binnenkomst weer op.
Kan je vraag niet wachten? Dan helpt [naam/contactpunt] je graag verder via [e-mailadres].
Maak templates voor je organisatie
Je kunt natuurlijk iedere collega zelf een out-of-office laten schrijven. Maar slimmer is het om een paar goede templates klaar te zetten. Dat zorgt voor duidelijkheid en herkenbaarheid. Maak bijvoorbeeld templates voor:
- korte afwezigheid;
- zomervakantie;
- parttime werkdagen;
- langdurige afwezigheid;
- training of event;
- supportvragen;
- vragen over facturen;
- vragen over documenten aanleveren.
Loop deze templates elk jaar voor de vakantieperiode even na. Kloppen de namen nog? Werken de links nog? Zijn de afspraken nog actueel? Zo wordt je out-of-office geen last-minute klus. Het wordt een vast onderdeel van goed klantcontact.
Tip: zet je out-of-office iets eerder aan
Ga je langer weg? Zet je out-of-office dan niet pas aan op het moment dat je laptop dicht gaat. Je kunt hem ook 2 of 3 dagen eerder alvast activeren.
Dat geeft duidelijkheid aan klanten en collega’s. Ze weten dat je bijna weg bent. En jij krijgt meer ruimte om belangrijke zaken netjes over te dragen. Mensen die je in die laatste dagen nog mailen, weten dan meteen waar ze aan toe zijn. Zo ga je met meer rust weg. En kom je hopelijk terug in een inbox die iets minder vol is.