¿Cómo se hace un proceso de onboarding?
El punto de partida para definir nuestro proceso de onboarding es definir qué queremos transmitirle sobre nuestra empresa a la persona que se incorpora. Es importante que conozcamos las fortalezas de nuestra empresa y consigamos transmitirlas de forma correcta, así como definir la información básica que precisa para su integración en el puesto de trabajo. Así, el proceso de encaje con la cultura y los rituales de la compañía será mucho más rápido.
Si bien definir un proceso de onboarding es complejo, puede ayudarnos trabajarlo a partir de un programa de rrhh y separarlo en dos fases: la primera enfocada en el período anterior a la llegada del nuevo integrante, y la segunda en el momento en el que se une al equipo.
Antes de la llegada: la fase pre-onboarding
Una vez que la persona candidata ha confirmado su aceptación de la oferta de trabajo, las primeras tareas a definir en este punto incluyen:
- Transmitir la importancia que su incorporación tiene para la empresa y el paso a paso de tareas que seguirá a su incorporación y que constituyen el proceso de onboarding de la compañía.
- Acordar fecha de incorporación con el nuevo empleado y facilitar información básica relevante: acceso a las oficinas, personas de referencia, etc.
- Intercambio de datos de contacto preferentes, por ejemplo, email o teléfono personales.
- Solicitud de todos los documentos necesarios, incluyendo fotocopia del DNI y el número de cuenta bancaria donde querrá domiciliar su nómina, así como permisos de trabajo o titulaciones si es un becario/a.
- Comunicación de su llegada al equipo para que conozca la nueva incorporación y de qué se encargará. Es recomendable programar un primer punto de contacto, reunión informal o café, para que el equipo pueda conocerse de forma distendida.
- Gestión de materiales y herramientas de trabajo: el primer día deben estar preparadas todas las herramientas que necesitará para trabajar, ya sean materiales físicos como portátil, teclado, ratón, teléfono de empresa y libreta, así como herramientas o programas con los que necesite interactuar normalmente (solicitud y gestión de licencias) o activos de seguridad (tarjetas de acceso a edificios, indicaciones para acceso a parking corporativo, otros).
Onboarding para el primer día de trabajo
- Recepción y acompañamiento del trabajador: definir quién recibe al nuevo miembro del equipo, ya sea presencialmente o en remoto, enseñarle su puesto de trabajo si es físico en oficina, y entrega de materiales de trabajo. Presentación del equipo, responsables directos, etc. Muchas empresas trabajan este proceso de acogida con un perfil de mentor/a que vela porque el nuevo integrante pueda comprender la filosofía y misión de la marca, presentarse sin problema dentro de la estructura social, le acompañe en sus primeros días sobre todo para que conozca los valores, rituales y cultura de la compañía, y resuelve dudas prácticas y operativas.
- Firma del contrato y trámites laborales: el primer día de trabajo de la nueva persona debe realizarse la firma del contrato, sin falta y siempre con dos copias oficiales, una para la persona que entra y otra para la empresa. Otros trámites que deben realizarse en el momento de la incorporación pueden ser la preparación de datos como su nivel de estudios, domiciliación actualizada, cálculo del IRPF a través del modelo 145, etc. Cuanto antes tengamos estos datos preparados en la ficha de empleado, mejor.
- Si trabajamos con personas que formen parte de colectivos específicos de contratación, necesitamos siempre el certificado en el expediente para acceder a bonificaciones a la contratación. De la misma manera, para un contrato de prácticas necesitaremos la titulación de la persona.
- El sentimiento de pertenencia es importante y hay herramientas que ayudan a conseguir un efecto más inmediato. Por eso, otro recurso habitual es diseñar un welcome pack para regalar en el primer día. Estos kits pueden contener materiales para la oficina con el logo corporativo, camisetas o tazas, o también la acreditación de trabajador, tarjeta de acceso a instalaciones, etc.
- Información operativa interna: compartir con el nuevo trabajador información relevante para su día a día, desde cómo se solicitan vacaciones a normativa de seguridad, políticas internas, mapa de instalaciones, canales de comunicación interna, portal del empleado, compartir el organigrama de la empresa, etc.
- Definir un calendario inicial de primeras entrevistas con responsables y cargos relevantes para el puesto, punto de contacto informales con los compañeros del departamento, etc.
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La importancia legal de los onboarding en empresas
Si bien el formato en el que decidamos darle la bienvenida a un nuevo miembro depende de cada empresa, hay pasos que se deben seguir sí o sí. Por ejemplo, la solicitud previa de documentos identificativos como el DNI, número de la Seguridad Social o permisos de trabajo. Ambos serán clave para que podamos dar de alta a esta persona, siempre antes de que comience a trabajar en la empresa.
Por otra parte, la definición de categorías, funciones y responsabilidades es importante para poder asignar a esa persona al grupo de cotización correspondiente. A ojos de la Seguridad Social, en este momento no es relevante si es Auxiliar Administrativo u Oficial Administrativo. Debemos categorizar a esa persona dentro del rango de 10 grupos de cotización establecido. Por eso, este paso en los procesos de onboarding para empresas es fundamental.
Consejos para un proceso de incorporación exitoso
Normalmente, la solicitud, envío y recibo de documentos hace tediosos los onboardings en empresas. Por eso, es importante contar con un sistema que sea ágil como Factorial, que permite dar un acceso limitado a la persona que entrará a la empresa para subir los documentos necesarios de manera autónoma en la misma plataforma que utilizará una vez se incorpore.
La integración de Factorial con el software de nóminas a3innuva Nómina permite habilitar todas estas opciones de forma sencilla: con Factorial puedes gestionar fácilmente todos los documentos y tareas del proceso de onboarding que definas para tu empresa. Y su integración con a3innuva Nómina facilita el traspaso de esta información en la gestión de su nómina.
Otro punto importante es trabajar con herramientas que nos permitan vincular a un profesional de manera casi automática a las herramientas que necesitará. Por ejemplo, trabajar con un programa de RRHH que nos permita darle de alta en programas informáticos (de administración, diseño, contabilidad) en cuanto se incorporen a la empresa. Así evitamos que los técnicos de IT o los mismos empleados tengan que registrarse manualmente en decenas de servicios o programas que necesitarán para su día a día.
