La gestión documental, la manera más eficaz de relacionarse con el cliente

Confiar la documentación del despacho a una estructura de carpetas en Windows ya no es suficiente: un gestor documental profesional, integrado con las aplicaciones contables, fiscales y laborales, permite automatizar la clasificación , centralizar la información, mejorar la productividad del equipo y ofrecer un mejor servicio al cliente, con total seguridad y control.

Ventajas de los sistemas de gestión documental

Las empresas que implementan en su estructura nuevos software de gestión documental compartida crecen cada día. Sus ventajas son evidentes: además de facilitar extraordinariamente el intercambio de información, estas herramientas son la vía directa a una optimización de la productividad. Y, un aspecto nada trivial: suponen la manera más eficaz de relacionarse con el cliente.

En este sentido, la nube o cloud ha supuesto un antes y un después en la transformación de la gestión documental. Pero, además de este valor, indagamos en los aspectos que han convertido a los nuevos softwares de gestión documental compartida en un must del desarrollo empresarial:

• Feedback inmediato: la comunicación fluida con tu cliente está más que asegurada gracias a estas plataformas. Al poder acceder a los servidores con todos los archivos y en cualquier momento, permite agilidad en las respuestas y a los posibles requerimientos que el cliente pueda transmitir. Las aplicaciones mantienen la seguridad documental, por lo que el trabajo encuentra un aliado perfecto. 
• Colaboración y flexibilidad: Métodos más tradicionales, como el uso del correo electrónico, se caracterizan por su carácter escasamente práctico a la hora de desarrollar un trabajo rápido y flexible. En cambio, estos nuevos softwares permiten a varios empleados trabajar de manera simultánea y colaborativa. Por otro lado, los usuarios pueden clasificar la documentación o información, jerarquizarla, e incluso decidir con quién desean compartirla.
• Ahorro de costes y espacio físico: La inversión en software de gestión documental compartida supone una disminución de costes; un aspecto estrechamente relacionado, por otro lado, con el ahorro de espacio físico: la nube o cloud permite reducir los ámbitos destinados a la conservación de documentación.
• Backups automáticos: Para una total seguridad, se realizan backups automáticos, con los que se realiza una actualización completa de la información almacenada. De esta manera, se asegura que cualquier fallo técnico no culmine en una pérdida de información o documentación de relevancia para tu cliente.
• Control del flujo de trabajo: Es un hecho: cuando se trata de jerarquizar el trabajo durante los viajes de los empleados, o bien cuando estos teletrabajan, el acceso a la información y, paralelamente, al flujo del trabajo puede suponer grandes limitaciones. La gestión documental compartida elimina estos hándicaps, puesto que el acceso a los documentos e informes se puede realizar desde cualquier terminal.
• Confidencialidad asegurada: Para una mayor seguridad y control, es posible disponer de documentos encriptados en un entorno seguro. Los clientes cuentan, así, de acceso a diferentes perfiles de uso o confidencialidad para que el trabajo en modelo colaborativo sea una realidad y una opción segura para ambas partes. 

Garantías de seguridad en la gestión documental

La seguridad es uno de los factores clave a la hora escoger de qué manera compartimos la información: demasiada permeabilidad puede poner en riesgo la confidencialidad de documentos sensibles o incluso información privada de la empresa. En este sentido, la nube y los nuevos gestores documentales son un arma a favor de la confidencialidad: permiten definir roles y perfiles con acceso restringido a los datos, y que los usuarios decidan con quién comparten la información, escogiendo los contactos y asignando categorías a los mensajes. También se puede editar la visibilidad de los documentos para facilitar que los clientes trabajen en un entorno de total confidencialidad y respetando al 100% la normativa de protección de datos.

Además, al trabajar en un entorno cloud no sólo evitamos el almacenaje de datos en un terminal concreto, con posibles pérdidas irrecuperables de esta información, sino que tendremos la información siempre disponible ya que se puede acceder a ella desde cualquier dispositivo.

Soluciones de gestión documental para el Despacho Profesional 

El software de gestión documental es un gran aliado del Despacho: optimiza el trabajo entre asesor y cliente, puesto que el intercambio documental activo, flexible y eficaz está verificado, y se constituye como una potente herramienta de gestión documental, con la que compartir documentos con los clientes y la Administración de la manera más segura y proactiva. La documentación que generan las soluciones de gestión se clasifica y almacena automáticamente, estando siempre disponible. Además, soluciones como a3innuva doc cuentan con las ventajas de la tecnología cloud: copias de seguridad automáticas, entorno encriptado, total trazabilidad, perfiles de uso y confidencialidad para el cumplimiento de la legislación sobre protección de datos, etc.

De esta manera, a3innuva doc aporta autonomía en la organización, clasificación y almacenamiento de la documentación. Además, permite realizar: 

• Presentación directa de impuestos: en tan solo dos pasos, el software de gestión documental realiza la subida y recibe las respuestas por parte de la AEAT-SILTRA, de manera individual y masiva. La distribución para el cliente es automática.
• Firma electrónica y presentación de afiliaciones: Con la integración de la firma electrónica, es posible firmar y realizar una solicitud de los documentos con total seguridad, realizar más de 30 trámites online con la TGSS, recibiendo respuesta de manera inmediata (cambios de contrato, altas y bajas de trabajadores…), y en definitiva, optimizar nuestro tiempo.

Al minimizar riesgos y pérdidas accidentales, el sistema de gestión documental se convierte en la opción más adecuada para incrementar tanto productividad como eficacia. En definitiva, implementar el software de gestión documental facilita extraordinariamente las tareas administrativas del Despacho, aportando importantes beneficios en la relación con el cliente.