Cloud computing: la clave para transformar los negocios

Los posibles miedos al salto a la nube que las empresas afrontan se relacionan con la seguridad de los datos, el posible impacto en los costes o en la productividad, por la gestión del cambio que implica. No obstante, se contrarrestan con el listado de las ventajas del cloud: 

• Información siempre disponible: en cualquier momento y en cualquier lugar, desde móvil o tablet, 24 horas al día, 365 días al año. El acceso es sencillo, multidispositivo y totalmente inmediato, y además permite estar siempre conectado también con terceros, como pueden ser las administraciones públicas. 
• Datos más seguros: las soluciones cloud incluyen altos estándares de seguridad para que la información no se vea en peligro (accidentes, borrado de datos o robo de información). 
• Reducción de costes: se reduce la inversión porque pagamos por uso y no necesitamos tener una infraestructura dedicada, por lo que no tendremos que invertir en hardware para evitar la obsolescencia tecnológica. Se delega en el proveedor de servicios tareas como la seguridad, el pago de licencias relacionadas con el producto, el mantenimiento de las actualizaciones, etc. 
• Escalabilidad automática: el software en la nube facilita la escalabilidad de la plataforma de forma ágil e inmediata. Ante una punta de actividad podemos aumentar recursos de manera automática, sin intervención humana.
• Siempre al día: el cloud permite contar con software siempre al día sin cargar con las actualizaciones, hacer pruebas de concepto y automatizar procesos que no requieren de intervención humana 

¿El cloud computing reduce los costes?

El paso al cloud permite reducir la inversión en servidores, licencias o mantenimiento de infraestructura propia y facilitar que el gasto se ajuste al uso, por lo que en la gran mayoría de casos supone una reducción de los costes para la empresa. Al éstos podrán añadirse otros gastos dependiendo del modelo de contratación, del consumo, de las integraciones, de la migración y de la gestión posterior, por lo que siempre es recomendable un análisis previo completo que tenga en cuenta todos los factores que entran en juego.

Soluciones para trabajar con cloud computing por tipo de negocio

Partiendo de las ventajas que hemos visto, repasamos algunas opciones de programas de cloud computing que pueden adaptarse según cada tipo de negocio o sector: 

Soluciones para asesorías y despachos profesionales

Los despachos disponen de software para asesorías online con múltiples soluciones para prestar un amplio catálogo de servicios a sus clientes: 

• Programas de contabilidad online para asesorías: permiten llevar la contabilidad de los clientes de forma ágil y sencilla, automatizando la parte más manual y repetitiva de la gestión contable. Opciones como a3innuva Contabilidad permiten, además, integrar los datos con el área laboral y de facturación, o explotar los datos para elaborar informes financieros sin esfuerzo. 
• Programas de facturación online: los cambios normativos en facturación implican obligaciones que el Despacho debe tener muy en cuenta. Software como a3factura permite fidelizar a los clientes con una solución de facturación adaptada a la normativa y a la factura electrónica obligatoria, fácil de usar y que habilita un modelo colaborativo cliente-asesor. 
• Control horario: programas como a3gestión del tiempo permiten cumplir con la normativa y llevar el control horario, de turnos, y jornadas de los trabajadores en tiempo real y acceder a estos datos desde cualquier dispositivo.
• Soluciones de gestión laboral como a3innuva Nómina, el programa de nómina para asesorías, simplifican la gestión de la nómina y permiten añadir módulos como el Portal del empleado para asesorías. 
• También existen soluciones de Software de Gestión Documental como a3doc cloud, que permiten al despacho mantener una gestión documental en la nube y compartirla con los clientes y la Administración de forma más ágil. 

Herramientas cloud para la pyme

Entre las soluciones en la nube para la pyme más valoradas podemos mencionar las siguientes:

• Programas de facturación en la nube: software de factura online como a3factura permite llevar una facturación online eficiente y adaptada a los cambios normativos en facturación.   
• Programas de contabilidad online para pymes: permiten llevar la contabilidad automatizando procesos repetitivos y ganando un tiempo de gran valor. También existen programas que integran la contabilidad y la facturación como a3innuva ERP, simplificando ambas al integrar todos los datos. 
• Soluciones de gestión de la nómina como a3innuva Nómina para empresas simplifican esta gestión y permiten conectar otros módulos y aplicaciones para la gestión laboral, como el portal del empleado para empresas. 

Soluciones cloud para los Recursos Humanos 

Las soluciones cloud más demandadas en RRHH son las que permiten una gestión integrada de múltiples aspectos del departamento: 

• En primer lugar, facilitando la gestión de nómina con soluciones como a3innuva Nómina para empresas, que además permiten integrar otras aplicaciones y módulos para facilitar el registro retributivo y el cumplimiento normativo en general o, por ejemplo, para analizar los datos con un cuadro de mando adecuado. 
• Otro de los ámbitos donde aplicar herramientas cloud es en el Control horario: programas como a3gestión del tiempo permiten llevar el control horario, de turnos, y jornadas de los trabajadores en tiempo real y acceder a estos datos desde cualquier dispositivo.
• Finalmente, existen múltiples soluciones para otras gestiones y funcionalidades relacionadas con la gestión laboral como las encuestas de clima laboral o el anticipo de nómina.

Soluciones cloud para autónomos

Soluciones cloud para sectores específicos

• Hoteles: entre los tipos de software para hoteles destacan los PMS, CMS o CRM, y gana posiciones el software de nóminas para hoteles, especialmente relevante dada la alta rotación de personal del sector, o el software de gestión hotelera.
• Sector agrario: el software de nóminas para el sector agrario permite una gestión masiva de altas y bajas.

Cómo definir la estrategia de migración al cloud

En muchos casos la migración al cloud ha llegado de la mano de una necesidad no planificada, como la pandemia. No obstante, hoy en día la madurez de las organizaciones es el factor más relevante a la hora de tomar esta decisión, y arranca con una visión estratégica y un estudio previo de la situación: se analiza dónde estamos, con qué herramientas contamos y a dónde queremos llegar. Otra de las preguntas a considerar en este punto es si tenemos el expertise necesario para poder migrar de manera autónoma, o bien necesitamos contratar a expertos que nos ayuden en esta transición.

Con esta primera valoración de escenarios podemos empezar a ver soluciones en el mercado que nos puedan valer y a las que migrar en un corto plazo de tiempo, sin dejar de considerar la gestión del cambio. Para que ésta sea lo más fluida posible será fundamental que desde la dirección se empuje el proyecto, y que todo el equipo al completo sea parte implicada, con herramientas de apoyo para compensar la curva de aprendizaje.

Finalmente, para diseñar el plan de migración, consideremos estos puntos clave:

• Establecer las métricas con las que trabajaremos en el día a día y que podremos seguir para determinar si el proceso de migración es satisfactorio o no.
• Identificar a los responsables: quién va a hablar con el proveedor, quién va a liderar la fase de prueba de la aplicación, quién va a dar las validaciones finales...
• Definir el mapa o cuadro de control: para saber si la migración va avanzando o no dentro de los plazos establecidos (implantación, formaciones, transición, puesta en marcha de nuevos procesos…).
• Control de riesgos: una vez puesta en marcha la aplicación cloud podemos prever situaciones de riesgo a las que proponer medidas compensatorias y de gestión.