Kanzleimanagement im Wandel Kleos Expertenartikel
Recht & Verwaltung26 Oktober, 2021

Kanzleimanagement im Wandel: „Virtuelle Aktivitäten werden uns erhalten bleiben“

Digitales und vor allem dezentrales Arbeiten in der Kanzlei musste durch die Corona-Pandemie und die damit verbundenen Lockdowns schnell in den Arbeitsalltag integriert werden. Welche Ansprüche in diesem Zuge an die Kanzleien gestellt wurden und welche Rolle dabei Kanzleisoftware zukünftig spielt, schildert Manfred Bachmann, Segment Director Kanzleien und Notare im Bereich Legal Software bei Wolters Kluwer Deutschland.

Wie wurden die tägliche Arbeit in Kanzleien und die Arbeitsprozesse durch die Corona-Pandemie beeinflusst?

Bereits vor Beginn der Corona-Pandemie war ein klarer Trend zur Digitalisierung von Kanzleien und ihren Workflows spürbar. Dieser wurde durch die Pandemie jedoch noch einmal verstärkt und hat Einfluss auf die Bewältigung des Alltagsgeschäfts genommen. So mussten Arbeitsprozesse und Kommunikation innerhalb von kurzer Zeit (teilweise sogar innerhalb von wenigen Tagen) angepasst werden. Technologie wurde dabei durch den Einsatz verschiedener Tools zu einem Schlüsselfaktor, um diese Herausforderungen zu meistern, und es zeichnete sich sehr schnell ab, dass Kanzleien, die hier bereits gut aufgestellt waren, diese Situation auch besser kontrollieren konnten.

Unsere aktuelle Studie Future Ready Lawyer 2021 liefert spannende Einblicke in diese Transformation: So gaben 80 Prozent der befragten Juristinnen und Juristen an, ihr Bedarf an Technologielösungen sei durch die Pandemie gestiegen – ein Fakt, den unsere Erkenntnisse aus zahlreichen Kundengesprächen deutlich unterstreichen. In Sachen Remote-Arbeiten ist auch klar, dass die aktuelle Entwicklung nicht mehr zurückzudrehen ist: Virtuelle Aktivitäten werden uns erhalten bleiben. Das hat durch weniger Reisen und gesenkte Bürokosten auch finanzielle Vorteile für Kanzleien.

Wie setzen Kanzleien in Zukunft Technologie ein?

Es zeichnen sich laut unserer Studie zwei zentrale Trends ab. Zum einen stehen die Kanzleien vor der Herausforderung, die zunehmende Informationsmenge und die damit steigende Komplexität zu bewältigen. Zum anderen sehen sie im Einsatz von „Legal Technology“ einen bedeutsamen Hebel, um diesen neuen Ansprüchen gerecht zu werden. Zu den führenden Technologien, in die Kanzleien investieren wollen, gehören vor allem elektronische Unterschrift, Automatisierung von Dokumenten- und Vertragserstellung, Kollaborationstools, Dokumenten- und Vertrags-Workflow- Management sowie cloudbasierte Dienste, um ein Arbeiten von „überall“ zu ermöglichen.

Dabei ist unbestritten, dass sämtliche juristische Arbeitsschritte betroffen sind und nicht nur ein kleiner Ausschnitt im Arbeitsprozess. Das sollten Kanzleien auch bei der Auswahl von Softwarelösungen berücksichtigen: Entscheidend ist, dass der Lösungsanbieter Erfahrung mit Cloud-Technologie hat und darin, seine Kundinnen und Kunden bei der Umsetzung der Digitalisierungsstrategie bestmöglich zu unterstützen.

Wurde die Produktentwicklung bei der Cloud-Kanzleisoftware KLEOS an diese Entwicklung angepasst?

Bereits vor der Corona-Pandemie lag unser Fokus darauf, im ständigen Austausch mit unseren Kundinnen und Kunden und gemeinsam mit unserem eigenen Entwicklerteam die beste Lösung für die Kanzleiorganisation anzubieten. Die Trends, die durch die aktuelle Situation verstärkt wurden, bestätigen unsere Arbeit und den Weg, auf dem wir uns seit über 40 Jahren in der Software-Entwicklung für Anwältinnen und Anwälte befinden. KLEOS unterstützt schon jetzt mehr als 25.000 Kanzleikundinnen und -kunden dabei, ihre Abläufe digital zu organisieren und mehr Zeit für Mandantinnen und Mandanten und exzellente Serviceleistungen zu haben.

Unsere Software bildet den gesamten Bereich des juristischen Workflows ab und ist cloudbasiert – d.h. Speicherplatz, Software und jegliche Sicherheitsvorkehrungen werden als Dienstleistung von uns bereitgestellt. Das bringt sehr viele Vorteile mit sich, die genau auf die Anforderungen des neuen Rechtsmarkts passen und insbesondere den Bedürfnissen von Einzelanwälten und kleineren Kanzleiorganisationen entsprechen. Darüber hinaus wird dadurch auch das Remote-Arbeiten erleichtert – sogar über eine App kann auf Akten zugegriffen oder Mandantentermine organisiert werden.

KLEOS ist „ready to go“, ist schnell startklar und alle wichtigen Funktionen sind sofort verfügbar: Ob Beteiligtenverwaltung, ein mit Microsoft Office verzahntes Dokumentenmanagement, beA-Postfach, Abrechnungen oder unser exklusives Mandantenportal – vom virtuellen Arbeiten zu jeder Zeit und von überall ohne hohe IT-Investitionen steht bei den zufriedenen Kleos-Anwendern im Fokus.

Manfred Bachmann ist Segment Director Kanzleien und Notare im Bereich Legal Software bei Wolters Kluwer Deutschland und u. a. verantwortlich für den Vertrieb der Kanzleisoftware KLEOS.
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